卡耐基成功全集之二经营管理方略-第86部分

按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！


有第一册，就从有的开始借、开始买。若是不影响全书的连贯理解程度，就　继续看下去。真有必要时，才把第一册、第二册借或买回来。像这样，如果　
能够打破固定观念，就可以提高时间效率，时间的密度自然也就能够增大了。


“短时间”的活用与处理
对于真正忙碌的管理者，有必要具备“短时间活用术”和“短时间处理　术”。首先，就从“短时间活用术”说起。在每天的生活中，有些时间带并　
不是很长，也不是一整段完整的时间，只是些剩余、少量的时间。一般都称　之为片段时间。举例来说，在车站等公共汽车的时间，等人的时间，在窗口　
或公用电话前排队的时间，抽烟的时间，搭一站或两站公共汽车的时间，一　件工作告一段落，到开始另一件工作之间的时间，谈话中断的时间，工作中　
断的时间，比预定时间提早完成工作后剩余的时间，附带在工作上的缓冲时　间，什么也不做只是呆坐在那儿的时间等等，都属于空闲时间。以时间上来　
说，空闲时间以二三分钟到　10　分钟为宜。偶尔也许会有　30　分钟到一个钟头　的时间出现。不管哪一种时间，若都将它们合计起来，就是一笔可观的时间　
量。如果让这些片段时间白白地过去，实在是件极其浪费的事，有一种称为
“无为的效用”的时间利用法，可以改变心情或者稍事休息，可说具有积极
的效果。　真正忙得不可开交的时候，这些时间也会变成异常珍贵的时间，若能利
用片段时间，确实可做许多事情。现在说明一下短时间活用术的重点。首先，　为了活用短时间，应该对于自己做过的工作或公事，花了多少时间，好好整　
理一番，再加以分类。例如：打电话，写明信片，记录新的预定工作内容，　把想法写下来，整理帐簿传票，复印资料？？等等。写一份简单的报告书，　
看一遍资料，向上级做口头报告，看电视新闻报导，阅读报章，杂志？？等　等。即使是需要花长时间才能够完成的工作或公事，如果能够拆开成一部分，　
或是数个作业单位，使它能够在　0…10　分钟之内处理完毕，也可以获得出乎意　料的好效果。如果能够这样做，活用短时间的技巧一定会越来越高明。
为了活用短时间，必须准备些小道具，并常常带在身边。这一点相当重　要，如果缺乏小道具，“短时间”将会白白地浪费掉。一些必备的小道具，　
如铜板、电话卡、明信片、邮票、信封、信纸、笔记本、铅笔（圆珠笔）、　便纸条、工作资料、报纸、杂志、稿纸、书、塑胶袋、剪刀、订书机？？其　
他等等。这些小道具未必全部都得准备，视自己的需要而准备就可以了。准　备齐全后，接下来的就是实行。不管在什么时候，在什么地方，忽然间有空　
档时，就不会无所适从，就能够有效地活用时间了。
有一位优秀管理者用他自己的例子来提供给各位做一参考。片段时间虽　然短暂，却是完完全全的自有时间，因为可以自由自在，不受束缚地全用，　
所以他非常喜欢。管理者个人便用各种方式来使用片段时间。整理帐簿、传　票、整理资料、记录构想、企划构想、打草稿、修改草稿、写信、做摘要、　
浏览报章杂志、看书、打电话、读跟工作有关的资料、逛逛书店、书廊、文　具店等等。看看商店的橱窗陈设、观察四周、小睡片刻？？。
有很多人都会觉得片段时间太短了，根本没办法看书，但是，脑袋是自　己的，脑筋是可以活用的。碰到这种情况，管理者会先翻开重要的文章，找　
出一两句话，而且牢牢地记住它。这种方法远比漫无边际地读上一两页，还　要有效果。
短时间活用术，出发点在于如何巧妙地活用片段时间。因此，不妨将在　短时间之内就可以完成的工作，或是准备小道具时，嵌进这些片段时间内，　
利用这些时间来完成它们。短时间处理术，是开发时间的入门之道。这是对　平常所做的事情，找出用较短时间处理的方法。例如收集信息、做企划案、　
做文书处理、作决定、开会等等。能够将这些事情，在最短的时间内完成，　便是短时间处理术。这虽然要费点脑筋，但却能够提高时间的价值。
在很短的时间内作出决定，不外乎是做到当机立断。但是，往往速度太　快，所作的决定的水准就会低落，反而收不到效果。所以，在作决定时，必　
须兼具速度和正确性。有一种专门技术，可以使这种要求成为可能。那就是
“单项重点决定术”。例如以下的两种情况，无论哪一件，都可以在任何一　家公司里看见。第一种情况是部属向上司递交企划案时，上司一字不漏地看　
并听取详细的说明，对于琐碎的细节，也要提出质问。就连错字和漏字，也　会挑出来纠正。由于太注重细微处了，以致吹毛求疵，有钻牛角尖的缺点，　
结果往往使主旨离题千里，都已经花了半天时间，还是做不出结论。决定不　了思考的焦点将落在何处，只好在迷途上转，永远也下不了决定。第二种情　
况是相同的情况，但是，上司在看过企划案的名称后，立刻跳看结论部分，　稍加思考后提出问题，要求说明。这其间，上司的关心，一直集中在某一点
上。例如：“有必要如此做吗？”、“技术上的问题，能否克服呢？”、“这　样做合算吗？”等重点上。只对这些重点提出质问，其余的细节问题，一概　
不予干涉。上述的重点能够解决、明了，那么企划案就此通过。若非如此，　企划案将拖到何年何月，才能付诸实行啊！无论哪一项计划，早做决定，便　
可早日实行。以上两种情况，后者的上司自然是较优秀、较有能力的上司。　他所采取的方法，正是“单项重点决定术”。
善于作决定的人，在面临一个问题时，一定会将焦点放在真正重要的一　点上，然后集中思考，专心地加以检查。如果使用这种方法，无论碰到再怎　
么复杂的问题，也不用伤脑筋了。利用单项重点决定术，将使管理者能在短　时间内做出结论。


“单项重点决定术”是一项高级技术
单项重点决定术在许多的商业专门技术中，可说是数一数二的高级技　术。任何人如果能够具备这项技术，都能够成为善作决定的人。数学里面，　
有一种叫“偏微分”的算法。例如，将　q　偏微分　dp　时，就会得到　p　的答案。　又如　qx、y、z　用　z　来偏微分时，便可得到解答　xy。原本　
pqxyz　都是属于同　质的变数，偏微分时，pxy　就被当成定数来处理。单项重点决定术的想法，　
跟偏微分有着相同的道理。决定一件事情时，由于各种条件的变动，便会产　生好几个变数。例如，时间、距离、人数、产量、营业额、利润等等。如果　
将这些全部当成变数来考虑，便会得到无数个决定，到后来，究竟哪一个才　是真正的决定，反而弄不清楚了。为了不至于徘徊在迷途上，一定要删除很　
多变数，即将单项重点决定术的众多变数加以偏微分。如此，再复杂的问题，　也能够还原成像　ax＋b=0　这样简单的一元一次方程式，也就能够迅速地求出解　
答，迅速地做出决定了。
至于怎样做才能够将重点放在单一点上呢？现有六个集中焦点于一点的　秘诀：（1）把不会对大局产生重大影响的条件和要素，当成定数来处理。简单　
地说，就算对这些条件和要素视而不见也无所谓；（2）重点摆在问题的出发点　和结论上。如果结论本身完美无缺，但出发点却是错误的，那么整个构想就　
会成为没有根据的纸上谈兵；反过来说，出发点很好，但是却有个马虎草率　的结论，就会造成整个企划实行上的障碍；（3）将众多的要素、变数，依照重　
要程度、紧急性质，排成优先顺序。其中，列在第一的就是单项重点。例如，　在处理以时间因素为第一优先的事件时，便要将焦点集中在时间上再来加以　
检查，作决定；（4）在众多的要素、变数中，将焦点放在最能产生效果和影响　的变数上；（5）和公司的目标及业绩最有直接关系的条件和变数，为最优先考　
虑的要素；（6）根据自己的价值观来决定重点。例如，重视构想和思考方式，　或者重视分析和具体性的点子，这些都可依个人的价值观来做决定。


学会应急
善于使用时间的管理者，和善于使用金钱的管理者，都有一个共同点。　善于使用金钱的管理者，一定不会浪费、糟蹋金钱，哪怕是一笔再小不过的　
开支，也会谨慎处理。不过，一旦到了必要时，善于用钱的管理者，投下再　大笔的钱，也不会皱一下眉头。遇到胜负的关键，绝不会珍惜金钱，结果反　
而大赚了一把。这就是会用钱的管理者跟吝啬的管理者，所不同的地方。
善于使用时间的管理者，也是同样的情形。他们平常决不浪费无谓的时
间。但是，一到关键时刻，也不怕花再多的时间，所以，会不会活用时间的　差别便在于此。因此，只知道在小事情上节约时间的管理者，可以称得上是　
个“赚时间”的管理者，但却不能算是个善于活用时间的管理者。这种管理　者，只不过是个时间吝啬鬼，至于活用时间一事，他永远也办不到。那么，　
怎样做才称得上有效运用时间呢？举个例子：某管理者并没有天天看书，只　是偶尔看一看书，不过，一旦翻开书本，就会彻底地读透。经常只花一会儿　
功夫，就读了一二十册。虽然只是看书，但看完后也往往会跟醉的人一样，　头晕脑胀，所有读过的内容，在脑子里相撞、搅拌、混合、溶化，无法理出　
头绪。有沉淀的，有起泡的，还有发酵的，管理者酩酊大醉。说到酩酊，其　实，管理者的喝酒方法和读书方法是类似的。因为在基本上活用时间的原理　
都相同，方法和结果当然也相同。诸如小酌或每天晚酌之后，心情真是舒服　无比。
睡眠也是。管理者常常有持续半年忙碌不堪的日子要过。因此，睡眠时　间总是不够。不管在什么时间、什么地方，只要一有机会就合眼休息片刻，　
这是个消除疲劳的好方法，管理者都这样做。但是，最有效果的还是“大睡　一场”。一个月大概一次，天塌下来都不管地睡上　12　个小时或　15　个小时。　
一个月若能烂睡如泥地大睡一次，往后一个月，都能够保持体力。弹弹吉他，　跟朋友下下棋，都是偶尔才做的事。但是，一旦开始了，就不会在意花多少　
时间了，再长也都舍得。
时间可产生“分散效果”和“集中效果”。分散和集中这两个要点，对　开发时间来说，都是必要的条件。不随便将时间浪费在无谓的事务上，但一　
有必要，也不会吝啬花时间，也会尽量专注。只有这样的平衡感，才能达到　开发时间的理想。


时间分散和集中技巧
有些管理者每天过着打卡般的生活。确实是时间管理上的好学生。但是，　换个角度来看，这样的人生可说是钟表般的人生。因此，任何感动、梦想、　
点子等等，他永远也想不出。如果继续过这样钟表般的人生，活在他脑中的　经营理念都将枯干。
相对地，时间管理什么的，一概不管，想到什么，就做什么，这类人的　生活或许多彩多姿，有趣刺激。但没有任何预算或计划，只是依当时的心情　
采取行动，往往会造成不可收拾的后果，而且缺乏时间观念，也会带给他人　麻烦。
以上两种类型的人，都是驾驶着一部只有半边机翼飞机的人。既是如此，　飞机哪能飞得起来呢？一个能够产生成效的时间管理法，一定需具备计划性　
和平衡性。因此，必须将下列两种方法并用，当然，有些时候，也有巧妙地　分开使用的必要。
第一是“时间分散术”。“将所有工作，全部设定时间完成。”设计这　种格律，并加以实行的就是本杰明·富兰克林。他并不是将计划写在纸上，　
而是下了很大的功夫，发明这个方法。他的方法是将“一天　24　小时行动计划　表”记在小手册上，然后依照这个计划表，来做时间管理，结果效果显著。　
这是个简单而又有秩序的时间计划表。尤其清晨就确立好当天的目标，到晚　上再加以反省地系统化，可说是一种既优越又具独创性，而且还可以防止计　
划被破坏的系统。为了能够巧妙地使用时间，这是个可供参考的计划表。计
划表的成果究竟如何呢？富兰克林曾说：“当我着手实行这个自我反省的计　划时，偶尔也会发生中断的情形。但是，哪能够马上再继续下去。在实行的　
过程中，我发现错误居然多得令人吃惊。不过，值得欣慰的是，这些错误也　能够慢慢地减少。”计划表的效果，从这里就可以看出来，像这样将时间分　
散