卡耐基成功全集之二经营管理方略-第71部分

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4。只要有可能，应尽量避免约定确切的时间，例如不要说“3　点整”，　而改说“3　点前后”或是“2　点　3　刻与　3　点　1　
刻之间”，这样可为自己预留余　地。
5。尽量避免将约会地点定在某建筑物或某标志物之前，以免令等候者站　在那儿空等而难有其它作为。
6。假如你预计即将迟到，则尽快致电通知对方。
7。对自己的工作次序表应作松驰的安排，以免因其中某一项工作多花了　时间而延误了其他事项（包括约会）的时间。
8。应事先熟悉约会地点的周围环境，例如交通拥挤情况、停车难易等。
9。极力避免第二次的约会迟到。例如你与某人约会时迟到，则与他之间　千万别再有类似情况发生，以免被他认为你是不守信用的人。
10。请秘书或助手提醒你约会事宜，或是利用闹钟、闹表作自我提醒。　力争减少无谓的时间浪费　
管理者若仔细分析一天的生活，将会发觉无谓的时间浪费，远远超过自
己所想象的。不论管理者、学生或家庭主妇，平均一天要浪费清醒时间　　16　小时的　1/4，也有人浪费了清醒时间的　50％，甚至高达　90％呢！
那么，应如何减少这种无谓的浪费呢？首先，要改正无意义的思考及行　动的习惯。如果你任由时间流逝，无所事事，那么，一天、一个月甚至一年，　
都将一事无成。时间管理的基本要求，就是减少时间的浪费。曾经引起“水　平思考”风潮的思考心理学者狄伯诺，最近提出了“5　分钟思考法”，呼吁　
大家不论遇到什么事情，不要花费太多时间去思考，只要用　5　分钟来冷静考　虑即可，而这　5　分钟的分配情形是：最初一分钟：决定目标及课题；次两分　
钟：思考的扩张及探求；最后两分钟：调整思绪，定出结论。如此严格地限　制时间，反而能使精神集中，更有助于解决问题。以担任经营顾问的王先生　
为例，他在写计划书时必定测量时间，如果中途思路受阻，就马上换另一个　题目来写，这种方式和　5　分钟思考法有异曲同工之妙，都能有效地防止时间　
的浪费。日立电器及许多民间企业，最近都设定了“不举行会议日”。因为　如果不停地开会，更容易有许多不必要的会议，以致浪费许多时间。一周内　
定一天或两天为“不开会日”，是减少时间浪费的有效方法，如果不这样硬　性规定，就难以发挥时间管理的功效。


击退潜伏的“盗取时间者”
许多管理者的四周，潜伏着无数的“盗取时间者”，它们从各种渠道侵　入，夺走这些人士宝贵的时间。比方说：预定外的访客、忽然被分派的工作、　
长时间演说、电话推销、朋友往来、无意义的工作、不得要领的指示或报告、　错误的指示或报告、任意改变行动方针、无谓的文书、难懂的文书、无意义　
的长时间说明、同事间的闲谈、未在预定时间内结束的会议、长时间的电话　等等。这类“盗取时间者”也存在于自己身上。比如：犹豫不决、未善尽责　
任、毫无计划行动、完美主义、过多的工作、不注意、不正确、无效率、顾　忌过多？？等等，此外，还包括一些无意义的饶舌及长时间的电话。
对于“盗取时间者”，应断然地击退。如果接到预料外的电话或来客，　应适度地拒绝，或尽快了解其来意，再判断是否有继续洽谈的必要；对于上　
司的指示，应确实了解其内容，并表达自己的意见；若认为是没有意义的工　作，应当场婉拒，不要默默接受，否则，容易导致时间浪费及精神不愉快的　
后果；在长时间的会议或演说中，对于喋喋不休、言不及义的发言人，应该　严肃地请他在几分钟内结束谈话，否则他根本不知道你的感受及时间的宝　
贵。另外还有八种有效地击退“盗取时间者”的方法：（1）使用防止对方喋喋　不休的关键言辞，诸如“简单地说，你想表达什么呢？”、“你的结论是什　
么？”、“请你简明扼要地说？？”、“你现在说的，我都已经知道了”等；
（2）防止冗长电话的方法，除（1）所述外，还有准备计时器、事前整理谈话内　容、先讲结论等；（3）适度重视某些事物，不要要求百分之百的完美，而应以
60—80　分的标准来尽快做决定；（4）一次就下决定，不要犹豫不决；（5）事先　
定立计划；（6）将文书全部书写在一张纸上；（7）明确表示“可”或“否”；
（8）上司应积极地将部分权限委托给部下。


充实每一天
时间可分为“钟表时间”及“生存时间”两种。管理者若被“钟表时间”　束缚，则生活感就会变得相当薄弱，生活空间也会显得十分狭隘。重视“生　
存时间”是很重要的事。同样的一天　24　小时，以毫无意义的方式度过，或是　热衷于工作、娱乐，二者之间的生活密度及充实感都大不相同，显然后者比
前者更为充实，因此，管理者应充分活用“生存时间”。　那么，如何来活用时间使得每天都能有一颗感动的心呢？这首先必须反
省你现在的一天　24　小时过得如何？
（1）早晨起床后，对今天将发生的事，是否存有期待感呢？
（2）一天的生活或工作中，是否能获得新的知识、智慧、技术及技能呢？
（3）在工作、与人相处、自我启发或休闲活动之间，是否有任何新的发展　呢？
（4）自己是否有体验新鲜有趣的事物，并得到收获呢？
（5）今天一天是否稍微感觉自己又长大了呢？
（6）回家后，是否尚存情绪高昂的感觉，觉得这样就睡觉太可惜了吧？
（7）如非（六）的情况时，是否一躺下就呼呼入睡呢？
如果你一天　24　小时的举动，和上列问题符合的项目甚多，就表示你这一　天必定过得相当充实。
充实一天　24　小时的方法有五种：首先，必须保持积极的心态。每天起床　时，很有精神地将棉被踢开，准备迎接一天的挑战。第二，在工作或与人相　
处时，应抱着想发现新事物的观念，如果有这种态度，你将会有许多新的体　验发生，并增加许多新知识。面对这些新体验或新知识，应该欢喜地接纳，　
好像觉得“我又学了许多好东西”或“我比以前聪明多了”，如此，无形中　自己也会渐渐地成长。第三，每天的工作须有目标，努力发挥自己的能力，　
提高工作效率，改善报告内容，下意识地写出端正的字体等等。第四，保持　良好的人际关系，适度地与人相处，如过分拘泥于规律的生活方式，完全不　
与他人往来，生活将变得十分枯燥呆板，而且容易被“钟表时间”所控制。　最后，应在每天就寝前，回顾一下今天的所作所为，如果这种回顾能让你心　
情兴奋，觉得明天又将是快乐而充满希望的一天，你就算是成功！


提高工作效率的五种方法
（1）分段式时间。关于工作或自我启发的挑战，可针对一个主题全力投　入，或将时间分割，分别投入几个目标，后者即称为“时间的分段法”。这　
两种方法都有其必要性，但在不能集中全力投入某个主题时，你应该还是采　用“时间分段法”。
（2）核心时间的发现及设定。所谓“核心时间”，就是“工作效率最高的　时间带，也是最能将精神集中于工作上的时间带”。如果对自己的核心时间　
毫不关心的话，就无法培养敏锐的时间感，因此，应努力探求自己的核心时　间。
（3）安排时间。将个别时间内的活动效率提高，才能把握时间，活用计划。　比方说，管理者想看晚上　8　点钟的连续剧，那你就必须妥善安排时间，7　点　
半之前回家，并在　8　点之前吃饭、洗澡等等？？。这就是一个安排时间的例　子，什么时间该做什么事都必须事先计划，确实执行。
（4）节制应酬时间。管理者往往在应酬上花费许多时间，以致自己的时间　大量减少，因此，要参加应酬时，须以下列三项基准来判断，再采取适当的　
行动：（1）由自己主办，且内容较充实的应酬，是否常因此而将时间拉长。（2）　是否因应酬时气氛相当愉快，而不知该适可而止。（3）考虑朋友情分所参加的　
应酬。（4）空余时间、片段时间的利用法。这是最容易被浪费的时间，因为这　些零星时间很难善加运用，但是，依照以下的方式，还是可以慢慢减少空余
时间及片段时间的浪费。比方说，可以利用这些时间记录心得，或阅读平常　没时间看的报纸、杂志等。将工作及自我挑战中最简易细小的事项，挪到这　
些时间来做，如此即可降低浪费时间的比例。
（5）计划时间。前述的安排时间也包含在这个项目中，现叙述一种把不同　时间所将采取的活动记录下来，以提高工作效率及时间运用率的方法。首先，　
必须先建立几个简单的记号，如　M=与人会面、T=电话、D=企划、S=用功、W=　写作、R=读书等等；再则，对于备忘事项的处理，也须小心。比方说，不知　
对方何时才会答复，或某些不能确定时间的预定活动，都应当记录下来，以　免遗忘。记录时，可先记在笔记本上方，待确定日期后，再转载到相符的日　期栏中。


有效地运用“空档时间”
工作的空档或与人会面前后，当会存在许多空档时间，日积月累之下，　这些时间可能长达几十、甚至几百小时，因此必须有效地运用这些时间。这　
类“空档时间”，大致可分为（1）前段空档时间；（2）中段空档时间；（3）后段　空档时间三种。首先，前段空档时间利用法是：与人约会、参加集会、出席　
会议、观看戏剧或运动竞赛时，应在约定时间前半小时到一小时之内到达目　的地，而这段时间，就是所谓的“前段空档时间”。提前到达时，可到咖啡　
厅或其它安静的休闲场所，做一些工作上的准备，处理杂务、看看书、思考　新构想等，如能这样活用时间，有三项好处：（1）提早出门，万一遇到交通拥　
挤等情况时，仍能在约定时间前到达目的地，不会产生让对方空等的尴尬；
（2）提早到达目的地，心情将较为悠闲轻松，而可以自在地利用前段空档时　间；（3）运用空档时间，切记必须准时到达目的地。其次，“后段空档时间”　
是指在预定时刻前完成某项工作而出现的空闲时间。比方说，与人会谈时，　若言不及义、喋喋不休，再多的时间也浪费了，如能把握谈话要领，言谈简　
要切题，就可将预定的会议时间节省半小时到一小时，而节省下来的时间，　就成为自己的时间，可自由有效地运用。前、后段空档时间，都是在有意识　
的计划下产生的，而中段空档时间却往往是偶然发生的。中段空档时间，许　多人常因事情尚未告一段落，情绪不稳，以致白白浪费了这些时间，因此，　
现在建议管理者可运用这段时间作情绪上的调整，或思考新的构想等。
利用空档时间，最重要的观念是：不要让时间来支配你，而应该是你去　支配时间。如能建立这种正确想法，身体力行，必能将时间作有效的计划分　
配，完成一些有意义的工作。


重视“顺序”
一件工作的完成，必有其“顺序”，而工作的“顺序”常能左右时间的　价值及效率。一般人多忽略了工作顺序，以致导致失败或蒙受损失。因此，　
管理者工作的“内容”和“顺序”是一样重要的。举一个简单的例子，现在　你面前摆着一餐丰盛的佳肴，你会不会先猛吃饭来填饱肚子呢？当然不会。　
一般正常的吃法，都是先享受各式美味的菜肴后，再进食一碗饭，而工作顺　序的道理正是如此。再则以麻将为例，精于麻将的人，懂得观察各家牌型及　
出牌，因此他出牌的顺序很明确，常常可获得胜利。围棋也是如此。一手错　误的落子，可能全盘皆输。如能正确把握落子的顺序，即可抢占先机，操纵　
整个棋局。与人交谈，也要注意谈话内容的条理及顺序。应在谈话前整理一
下思路，将谈话的主题依序排好，这样的谈话，必可收到良好的结果。


发表有顺序的谈话
很多能让领导采纳其意见的下属，谈话都有一共同点，即他们能了解领　导的性格及想法，发表有顺序的谈话。比方说，在领导较空闲时，他们会找　
各种轻松的话题跟领导闲聊，而在领导忙碌时，就选择较重要的事来报告；　而在报告纠纷案件或易引起领导不悦的案件时，一定在报告前，先谈论一些　
领导喜欢的话题来松懈领导的心情等等；可是现实社会上，很多下属并没有　具备这样的谈话要领。
此外，以信息交换、商谈、咨询为目的的谈话，其谈话顺序又如何呢？　与他人交谈之前，必须先准备一些可引起对方关注的话题，但这类话题只是　
穿针引线，重要的是以后所要谈论的内容。管理者须在脑海里组织这些谈话　内容，选择一种最适切的顺序来进行交谈。