卡耐基成功全集之二经营管理方略-第44部分

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光是找出　30　分钟的时间差，就有以上的好处。事实上，有些公司的午休　时间是从　1　点开始的，一般反应也很好。而且，因为　12　点到　1　点的这段时间　
多半是其他公司的午休时间，电话很少，所以，这段时间的工作效率特别好。
只要早一点出门，就可以掌握更多时间。　利用时间差以提高效率，其方法之多，令人惊叹。譬如，在广告公司任
职的一职员，他每天都比别人提早一小时出门上班。他说：“最早我是因为　想找时间看报纸。我家订两份报纸，如果边吃早饭边看报，差不多要花一小　
时。我想，如果早一点出门，到公司再看报纸也是一样，而且，公司还订了
四五份报纸呢！于是，我决定早点出门，不必挤车，有时发生大新闻，我也　可以在售票亭买份报纸后上车看。因为公车很空，我可以轻松自在地慢慢看。　
不挤车的滋味真好，如果想要看书也可以？？”
像这样子，你可以把这一小时的空档拿来看报纸，不然，就算拿来工作，　也是不错。只要有过这种经验就知道，在这一小时，办公室里静寂，不会有　
什么电话，工作效率说有多好，就有多好。而且，就如同前例，光是有位子　坐，就可以做许多事情了。
有个上班族说，如果他知道某一天工作比较忙，他就会勉强自己早饭多　吃一点，然后，工作告一段落后才吃午饭。如果公司没有特别规定吃饭时间，　
这倒也是个方法。不过，终究还是不赞成为了工作而耽误吃饭。一个月偶尔　有个一两天晚一点吃饭，也许还没什么关系。如果养成了习惯就麻烦了，把　
身体弄坏，可是得不偿失啊！
虽说利用“时间差”很不错，但个人健康还是很重要的。因为提高工作　效率的最大资本，毕竟还是健康啊！


了解、尊重女职员
曾经有某公司的管理干部抱怨：“真是唯小人与女子难养，我们公司那　些大小姐真是难侍候。对她严一点，眼泪就掉了下来；对她好一点，她又得　
意地忘了自己是谁！真是头痛！”就算女职员真的有这些缺点，如果有人因　此歧视女职员，惹来全公司女职员的排斥，恐怕这个人也别想升官了。因为　
据说，很多公司的人事科相当注意女职员的意见。这样说也许把话题扯远了，　但无论如何，在一个工作环境中，如果人际关系不好，工作不会顺利，效率　
自然也不会提高。唯有群策群力，才能使效率达到最高点。
那么，如何才能使女性职员心情愉快而有效率地工作呢？雇主至少要先　了解她们的感受。一般女孩子的工作不会显得举足轻重，但也因此更要尊重　她们的自尊心。
每个人都是有自尊心的，特别是敏感的女职员，往往会因为上司一句无　心的话，而受到严重的伤害。譬如，在众人面前叫她倒茶，在她听起来可能　
就会是“你呀，就是来倒茶水的啦！”自然就会不高兴。而一旦得罪了女职　员，日后做事就会有很多麻烦。请她复印一下资料，她会说：“对不起，我　
正在忙。”其实，就算她不忙，她也会找出许多理由拒绝帮你，这一来就大　大地影响了工作效率。所以，了解女职员的感受是非常重要的。
更何况最近在工资方面，男女之间的差距越来越小。如果领的是一份不　错的薪水，做的却是可有可无的工作，不仅她们会觉得不满，对公司而言，　
也是一种浪费。因此，妥善安排女职员的职务，让她们愉快地工作，是提升　工作效率的必备条件。


把事情的目的交代清楚
进行一项任务，最重要的是要知道，每一项工作在整体中占有什么地位？　具有什么意义？如果不知道这些，则负责该项任务的人势必失去兴趣，甚至　
在遇到问题时，无法找出对策，妥善处理。因此，在指派下属任务时，一定　要把目的交代清楚。
譬如，要下属买张车票，不能只说“帮我买○号○点○○号车票”，应　该说“我○号○点前要到○○法院，请帮我买张○○号车票。”因为，如果
照前者的说法，一旦○○号车票卖完了，下属就不知道该买什么了。如果是　后者，　○○卖完了，还有其他车子可以搭，只要准时到达目的地就行了。所　
以，在上位的人下达命令，应该尽量具体，别让部属摸不着头绪。不过话说　回来，有时太直接的命令，反而令人没有应变的能力。因此，关于这个也是　
视状况而定，不能一概而论。


将部下的错误建立档案
想要使部下的表现达到满意，必须先增强部下的能力。在上位的人与其　花时间责备部属，倒不如把时间拿来教导他，提高他的工作效率。人非圣贤，　
孰能无过？重要的不是无过，而是不二过。某一事务所里，建有许多资料档　案。这些资料档案都是以往工作经验累积下来的无价之宝。有了这些档案，　
就算是前来打工的短期工读生，也能立即进入状态，发挥所有能力，提高工　作效率。因此，在事务所里，新进人员的第一件差事就是阅读档案。
不过，如果以为这些档案完美无缺，就大错特错了。这些档案必须时时　更新，才能跟上潮流。在上位的人面对部下的错误，不应该生气，反而应该　
高兴发现档案的漏洞，经过增补之后，档案可以更完美。此外，工作经验如　果随着离职员工带离公司，对公司而言是一种损失。这些经验却是宝贵的财　
产，换句话说，记载这些经验的资料档案，就是公司的财产目录了。


缩短查询时间
我们把诸如搜集、整理资料所花的时间，称为“准备动作时间”——access　time。　access　time　
原为电脑用语，指接近目标物所需时间。这种解释似乎　较为空洞，举个例子，譬如，听唱片的时候，从拿唱片、放唱片，到听到你　
想听的歌曲为止的这段时间，就称为“准备动作时间”。对于靠脑力吃饭的　人而言，缩短准备动作的时间是提高工作效率的关键。因为节省下来的时间　
越多，就越有时间思考更细密更正确的办法。
一般人认为，靠脑力的工作好像纯粹只是动动脑筋而已，不太需要动手。　然而仔细想想，从事脑力工作的人多少还是会被一些琐事占用时间的。譬如　
读英文的时候，翻字典查单字所用的时间，就是前述的准备动作时间。把时　间用来翻译、作文，当然比把时间用来查字典好。所以，把字典放在伸手可　
及的地方，或是用一本语汇丰富、查阅方便的字典，可以减少一些不必要的　时间浪费。
运用“颜色识别法”　活页式档案夹是一种非常方便的文具用品，而且加上一套“颜色识别
法”，更加发挥其功效。一般的档案夹，都应依照颜色来分类。只要熟悉这　套方法，大老远地就能看到自己想要的资料，不必东找西找浪费时间。
这套方法可以运用在很多方面。磁碟片也可贴上各种不同颜色的标签，　加以区别。如此一来，虽有一百多张磁碟片，但每次找要用的磁碟片，不会　
花太多时间。此外，读书时所划的线，也可以用颜色来区分重要性。


在空白部分标上重要程度的记号
没有一本书需要从头到尾精读。如果能够通盘了解书中的精华部分，剩　下的就算丢到垃圾桶也没关系。书最好以条列重点的方式写成，可以节省读　书的时间。
在收集资料的时候，如果是报刊杂志上的信息，可以直接剪下来存档。　但如果是一般的书籍，剪贴实在不太好。这时，不妨按照书本内容的重要程　
度，在该页空白的部分标上●、○、△、 之类的记号。下次阅读的时候，　就可以省下很多时间。记号最好标在左右两边的页端，即使快速翻阅也不会　遗漏。


同时阅读几本书时，用书签的颜色划分重点
读书如果能够按照次序，读完一本才换另一本，当然是最好不过。然而，　在繁忙的现代社会中，能够有　5　分、10　分的零星时间，就算不错了。这时如　
果想要读书，因为时间不多，必须很快进入状态。如果还得花时间找书，那　么自己所有的一点时间，只能找书，不能读书了。为了活用这些零星的时间　
读更多的书，就要养成同时读好几本书的习惯。
因为经常同时阅读好几本书，书签便成为必要的文具用品。譬如使用的　书签有三种颜色，茶色表示需要经常参考的部分。黑色代表重要的部分，红　
色则代表读到一半。这方法在节省时间方面非常有效，而且，因为可以立刻　进入状态，所以，即使只有一分钟，也能有效运用。
此外，目录也是一本书的重点。很多人都忽略目录的重要性。其实，目　录正是书中内容的浓缩，有些书甚至只要看过目录就行了。所以，如果买回　
来一本书，最好先把目录的部分复印下来，贴在封面。如此一来，不用打开　书，就能知道内容。如果目录页数太多，可以把不必要的部分去掉，或是缩　小复印。
通过这些方法，把别人写的书化为自己的东西同时节省了许多时间。　如果把这些事情都列张表，等到哪一天出去散步的时候，就可以一次办
定。


开会前的准备工作
尽管大家都知道，会开得越多的公司越容易倒闭，但仍然有许多公司开　会时间冗长得令人受不了。这个不行，那个不行，甚至有些尽是与问题无关　
的废话，讨论了半天没有一点结果。由于与会人员在会议的那一段时间内，　不能做其他事情，所以如果衡量时间成本的话，开这种会实在很浪费。老是　
开这种无意义的会议，等于无止尽地浪费时间成本，最后必定会掏空公司的　金库。
通常这种没有效率的会议，多半是因为没有确定散会时间所致。同时，　没有例外的，一定会有人迟到，中途才进来开会。由于不确定什么时候结束，　
会议自然就拖拖拉拉地开下去。而且，会议就算有个题目，也没定出讨论方　案，以致重点不明确，抓不到问题核心，自然讨论不出有效的解决办法。　
开会前的准备工作是十分重要的。譬如，开会前先列出问题及两三种解　决方案，作份简单的报告，分发给与会人员。如果所有的人在会议前都很快
地看过报告，则会议必然能够很有效率地进行。　也就是说，提案者先列出问题所在，并针对问题拟定几项方案，然后征
询众人的意见，以此为基础，进行会议讨论。　如果采用这个方法，会议大概只要　1　个小时就能结束。节省下来的两三
个小时，还可以用来处理其它重要的事情。当然，会议的主角免不了要用两　三个小时作报告，但所耽误的，毕竟只是一个人的时间，不会影响其他人，
就公司整体而言，时间成本可以大幅度地节约下来。这个方法用最简单的话　解释，就是会议一开始，所有的人对问题核心都有相当的了解。当然，要达　
到这种效果的前提是，提案者确实掌握住问题核心，并做出具体的方案才有　可能。


站着开会，节省时间
如某项企划案经费不足，有必要增加预算。于是，负责的人把上司找来　走廊讨论：“由于某些因素，预算恐怕要再增加。”
上司也很明快地回答：“OK，就照你的意思。”或者“没办法增加啦！　只能看看在当初预算范围内有没有什么方法啦！”是与不是，很快就有结论，　
处理事情干净利落，实在令人佩服。
其实，会议不见得一定要坐下来讨论。和上司在走廊三言两语就把问题　解决，不也是一种会议的方式吗？何不采用这种方式试试？更何况站着讨　
论，由于潜意识里想赶快把话说完，精神集中，自然可以很快得到结论。　这种方式在重视群体意见的企业界，可能不太容易被采用，近年来逐渐　
有被接受的趋势。站着开会能使头脑更灵活，在提高效率的前提下，是值得
一试的。


电话应对的好方法
每天电话相当多。往好处想，这代表生意兴隆，并不是件坏事。但相对　的，有很多人会因此没办法打进来，那就很麻烦了。虽然，只要秘书一句“对　
不起，老板正在讲电话”就可以打发了，但万一对方有急事，那就伤脑筋了。　而且，如果对方是重要客户，还得赶快挂掉手边电话，拨过去问个明白。如　
果对方是在公司打的，那倒还无所谓，拨过去就知道是怎么事。万一是在公　共电话亭打的，一错过就头大了。“究竟是什么回事呢？会不会是急事呢？”　
整天为了一通电话搞得心神不宁，无法专心工作，有时甚至为了一通电话，　延误了一天的工作进度。如何处理这类事情呢？不妨先作一些暗号，并且交　代秘书。
譬如，如果在秘书传来的纸条上写“W”（Wait　的简写），表示“请他　等一下，我马上好”。如果是“T（Telephone　的简写）7”，表示　7　
分钟后　我回他电话”。至于“A（Again）五