卡耐基成功全集之二经营管理方略-第20部分

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怎么可能想出好的创意，因此根本不想听听其构想。　另外有种倾向和此点类似，即只采纳和本身所持的信念一致的意志传
达，心理学家称此为“认识不协调”。据心理学家的研究指出，接受信息的　人对于和自己信念一致的新情报，以及对于和自己信念不一致的新情报，其　
反应显得差异极大。这显示传达信息时，必须考虑接受信息者对于这项信息　到底会怎么想。接受信息者对情报来源的看法，经常会左右情报本身。不信　
任经营者的劳工们不会认真地听他说话。这种反应极为明显，故必须有一些　补正措施来传达说者的真正意思。
与此点有关的障碍尚有“偏见”一项。接受信息者对于传达信息者若持　有偏见，潜意识之中会拒绝他所提出的事项。在政治舞台上经常可见此例。　
不管某政党的候选人所提出的主张如何有条理、具创意，反对党的党员却打　从心底产生不信任感，彻底地予以反对。
“情人眼里出西施”的态度，正好与此相反。对有好感的人或尊敬的人
所讲的话，即使是不好的情报或事实，也会很轻易地加以承诺。　接受信息者尚有一个障碍，即当事者的态度。有自信、尊敬上司的人，
会毫无反抗地理解并接受所传达的意志，但畏惧上司或丧失自信的人，极易　拒绝去理解并承诺。有时也怕误解和产生误解。另外犹豫着是否要再问一次　
的态度（若是问了，是否会被认为是笨蛋呢？）也易于导致未理解谈话的内　容。


传达过程中的障碍
除了在传达接受无线电装置本身所产生的妨碍外，另有第三者的妨碍来　源——从外部进入的人。
在传达意思时，信息从传出者到接受者的途径，也是造成妨碍或歪曲事　实的重要因素。在大组织里，意志的传达必须透过一定的管道才行。若此管　
道愈大，则愈可能产生歪曲事实的情形。举例来说，有许多人去参加宴会，　某人对他人说了一件芝麻小事，然后一传再传至整个会场，传回原本说这件　
事的人时，其内容已完全不同。
以口传方式来传达的情报，每至一个传达点，当然都会有一点点差异。　因此接受信息者所接受的，与送出信息者所传达的，有时完全不同。
解决此问题的方法之一即利用文书方式，虽则其解释也可能因管道内各　传达方式的不同而有所差异，但较不会被误解或歪曲。不过仍然有其缺点，　
因利用书写方式，故无法传达许多要件，而且不易传达。因为它很费时，急　件或有时效性的要件，不应利用文书方式传达。
减少情报歪曲的最有效方法即缩短传达管道，若有可能，最好另设补助　的管道。送出信息者至接受信息者之间的传达点愈少，情报就愈不会被歪曲。


超越障碍
除了前述的反应循环线之外，另有几种改善意思传达的方法。我们根本　不可能建立完全的意志传达循环系统，但却可以进行几个超越障碍的措施。　
很多接受信息方面的障碍，是因接受信息者接受情报时的态度而产生　的，接受信息对于公司、送出信息者，对该问题的感觉如何？送出信息者须　
加以密切观察。此外，送出信息者自己的所作所为，到底对接受信息者的情　绪或态度有何影响，必须加以预测。尤其两者间的经历差异极大时，预测更　
显得重要。送出信息者必须站在接受信息者的立场来看，努力找出可理解的
共同基准。　问题在于适当的时机，在理解、接受信息时，常会因时间和场合不同而
有所改变。例如，信息太早送出时——若尚不懂如何处理这个体制——则大　概无法接受。实际尚未接触机械所具有的危险时，根本不会接受使用机械的　
安全注意事项，一旦接触这机械后，就会理解并接受与安全有关的信息。
和部下之间的“面谈”，是最有效的意志传达方法之一。送出信息者必　须注意部下对其所说的话之反应。若用非语言的表达方式，则须一面回答部　
下的问题，一面观察他到底听进多少，借此可促进意志传达的循环系统。
以这种方式来传达信息，则不仅当场会有反应，且可更明确地传达最初　的信息。另外可用声调来加强或表现出诚意，若以文书方式就无法做到。身　
体或脸上的表情，对传达意思有很大的帮助。
送出信息者若在传送信息时仔细观察对方，则其对信息的反应——不仅
是语言，连他的所有态度——都可以确立。另外也可了解其敌意、不满、非　真心的承诺等，反之亦可以看出其热忱、高昂的士气、毫无怨言的承诺等。


非正式的意志传达
到目前为止仅讨论正式的意志传达，但在大组织中不可忽视非正式的意　志传达，这就是背后的议论或谣言。
有些流言或许含有几分真实性，但通常都是完全凭空捏造，而不断地流　传于组织内。管理者须经常注意那些谣言，必要时要向其挑战，举出证据来　加以平息。
谣言四起，恐怕会给公司带来极大的损失。到处流传着公司的财务状况　恶化，或计划将关闭工厂等谣言时，会使公司陷入危机中。管理者将调职，　
或部分人事政策将变更的谣言，可能导致某些人提出辞呈或抗议，或向政府　机关提出。
经营者或管理者应该留意流传于公司内的谣言，不可完全置之不理，必　须澄清谣言真相（即使是谣言，或许也含有几分真实性）。若是全无根据的　
谣言，则须立刻向有关人员传达、纠正。
“谣言”是种将真假情报掺杂而散播于组织内之非正式的意志传达管　道，其流传速度极快，会自然地发生且变化无穷。只要有人在的地方就有其　
踪迹，且能获得极高的信用。
有人认为，经营者为利用这种“谣言”，作为补助并强化公式化的意志　传达方式。他们经常利用“谣言”悬挂于“广告气球”，来确认作业员对正　
在检讨的方案有什么反应。若将准备用正式的意志传达方式传出的情报，事　先广为流传，则经营者不仅可以调整对反对的对策，且可获知许多反应。


给予命令或指示
意志传达最共通的一点，即给予命令或指示。身为管理者，会不断的面　临给人指示的机会。紧急的命令通常以口头传达，长期性的命令或详细的指　
示则以文书传达。有关利用文书传达命令的方式，稍后再谈。
命令 命令最好用于紧急事件或须特别注意的事项。下命令时应以沉　稳、慎重的态度，必要时以极小声下命令。必须避免乱吼乱叫，因为这样下　
命令，很难叫人听得进去。
拜托 拜托就是要求他人帮忙，这比下命令更客气一些。要拜托时，必　须考虑要拜托谁最为恰当而加以选择。看起来像会拒绝的部下会使人无可奈　
何。与其命令她“打这封信！”倒不如说：“克拉克小姐，请帮我打这封信　好吗？”来得有效。
暗示 暗示会启发作业员的责任感，故适用于责任感强烈者的身上，同　时可以暗地告诉他战术配合或集团的利益。“这封信极为重要，若你今晚帮　
我写好，会有极大的帮助！”若你如此地告诉秘书，他就会将其视为自己的　责任而去做。暗示具有发挥能力和判断力的效果。
推销看法 尽可能地说清理由，若对方能了解拜托或暗示之后的意义，　会更积极的有所回应。并非命令对方工作，而是使其对工作产生兴趣。“比　
尔，刚刚提到的股票期限至星期五上午为止，但是可否请你在星期五之前先　完成一部分好吗？”
协力 管理者在组织构造中，不仅需要上司也需要部下的协力合作。但
事实上有许多管理者却只迎合上司，而忽略部下。这种管理者会丧失部下的　信赖，破坏团体的默契。真正的管理者不会轻视部下，也不会逢迎上司——　
必须信赖部下，以“同伴”的精神来维持团体的默契。
另外，也须以同样的态度，来获得同一阶层管理者的协力合作。若无法　得到同僚的协力，将无法充分地传达意志，则团体默契会崩溃，想法或命令　
亦无法正确地传达，且会遭到阻碍，事情就会愈来愈令人头痛。在向其他的　管理者传达情报或命令时，绝对不可忘记他们不是部下，故不可强制执行。　
有才能的管理者会向他们“推销”自己的想法，以促进协力合作。
以下是美国经营者协会所提出的一连串指标，即良好的口头式意志传达　技术。


下命令常犯的错误和注意的问题

（1）所言不明确，所用的词句无法充分地传达真意。
（2）以支离破碎或随随便便的方式来下命令。（指示必须有条不紊。）
（3）纵然遇到不常见的事例时，也坚信部下能明了该如何应付较好。

（1）应该让对方完全弄懂应尽的职务。
（2）分配工作给适合者。从工作人员中选择对该职务特别有能力的人，或　特别熟练的人，并告诉他，他是做得最好的人。
（3）所下之命令必须明确、易懂。
（4）勿认为命令已被了解，必须弄清部下是否真的明白。必要时请对方重　述一遍命令。
（5）下达有体面的命令，不可话中带有讽刺。
（6）必要时将理由加以说明，这对于确认问题极有帮助。
（7）不可同时下太多的命令，命令过多则易搞混。
（8）对有能力的部下不用说得太琐碎，也不可轻视他。
（9）给予适当的时间去办事。
（10）通过适当的管道下命令。命令部下办事时，不可忽视或轻视其直属　上司。必须让部下认清其直属上司所赋予的责任，及拥有相当程度的权限。　
不可破坏这种机能上的程序，即权限的系列。若不通过其直属上司这个程序，　而直接地向集团或集团的人员下命令，将会破坏集团及其上司间的和谐气　氛。
（11）请充分、详细地说明命令，但不可因过于详细而引起混乱。该工作　较困难、特殊、极少发生、或分派给未熟练者去办，或必须告知标准的程序　
时，必须极为详细地说明命令。
（12）命令必须坚持到最后为止，最好在一段时间之后重新予以检讨。确　认部下是否真正了解，以及其工作态度如何。


以文书传达命令
有很多场合用文书方式传达指示或命令，要比用口头方式更具效果。尤　其对于由详细的情报所组成的指示，或以散居各地的大众为对象之复杂的情　
况下，特别具有效果。
也可以将我们曾经讨论的计划化手段的标准营运程序（SOP），应用于对　进行该事项的部下的正规指示。这也是实际训练新进人员的有效方法。若详
细地写下，就可随时查看，必要时也可随时当作参考。　不管用文书或口头传达指示时，都必须遵守四　C　原则：完全（plete）、　
明确（Clear）、简洁（Concise）、施行可能性（Capableof　Fulfillment）。　
命令若不完全，则无法具备所有必要的情报。若很明确，即不会招致误
解。为求明确必须用词正确（不论是技术上或意义上），以及良好的文章结　构。命令函送出前，必须反复读几遍，直至确定不会招致误解或没有语焉不　
详的句子为止。所谓简洁，不仅要排除不必要的项目或无关紧要的事情，且　要提高明确度、产生命令、令人易服从命令。最后的“C”，即施行可能性，　
极其重要。若不信任接受命令者能够完全地实行命令，就无法使其发挥实力。　给予部下能够发挥其才能的工作，不管有多少困难，他都会全心全力地去完　
成。相反地，若给予难以处理的工作时，他根本不会认真去做就放弃了。
会说话的人将自己的想法写出来用书面表达时，经常无法发挥其能力。　原本未经修饰的言词具有较大的效果，却想使用装腔作势的言辞——“企业　
用语”——或高格调的词句。以下是经常发生的例子：原本可以写“请尽速　采取？？的措施”，却写成“请采纳本备忘录？？恳请依照？？的措施”。　
以文书传达意志的缺点之一，即很难有反应。若是采用口头方式，则大　多会同时产生反应。以文书传达命令时，无法了解接受命令者到底如何接受
命令。　有些管理者为了解决上述的问题，在文书传达命令后便会设立“反应期
间”。如此不仅可回答有关的当事者之质询，并可确定其对命令的理解及接　受程度。
部分的公司甚至用文书来传达极其平常的命令，而在备忘纸上印着“以　文书传达命令”之标语。不管什么都利用文书传达，其优点是所有的命令事　
项都被记录保存下来。JIC　文件夹即是一个例子，但它与仅用文书方式传达　重要命令的方式比较起来，文件较易丧失或混乱，因而使事情变糟。
“JIC”是“Just　in　Case”之缩写，指可以调查活动责任之所在。


领导能力的发挥
“领导能力是与生俱来的，并非能够塑造的”——这种说法，似乎