卡耐基成功全集之二经营管理方略-第111部分

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名片簿只是放着不用，是没有任何意义的。为了整理名片，做目录本是　必要的。许多人整理名片，是按照认识的先后顺序或英文　26　个字母顺序排列　
的，但是仅仅只有一面之交的人，彼此都容易忘记对方的姓名，以后查阅起　来，不仅费时间也很可能找不到。
因此，这些名片是按项目、类别来整理的。大项目分为金融机构、委托　诉讼或辩护人、朋友、大众传播界人士、合作人等，更细的项目则分为各家　
公司或俱乐部的名片，以便往后即使想不出对方的名字时，也能按照此人的　关系类别，立刻找出对方的名片。
通常整理在名片簿上的名片，并非是所有的名片。例如，经常有许多推　销员到办公室来推销东西，而这些推销员的名片，你就直接丢掉即可。这也　
就是说，按照目的意识来做取舍。
7。通讯录则是按卡片分类的整理法　第二步骤则是通讯录。这也是利用活页式的硬纸板，并且为了考虑插换
的可能，所以使用的是卡片式。即从交换过名片的人中，挑出必要的名片，　转记在通讯录上。
很多人都使用合订式通讯录，但一旦容纳不下时，就必须重新再写一次　新目录。
而且，一般的通讯录，通常都是将字母分为几个部分，并且每个字母的　页数是一定的。而平常使用的姓名开头的第一个字母，很快就会容纳不下，　
而相反的较少使用的字母，空白处就永远填不满。
以活页式而言，按照需要，即使增加或减少均无妨。　而且，这些通讯录，是使用一人一张的卡片方式。此卡片是采用名片的
规格，并且各自记入姓名、住址、公司地址、电话号码。而一般的通讯录，　每个人的空间却很窄，使用起来很不方便，同时也无法写入住户和工作单位　的住址。
而卡片式的另一个优点是能随意插换。此卡片共有五行，以下是各行的　使用项目。第一行是记下此人的邮递区号、住址、电话号码，第二行是记下　
工作单位的邮递区号、住址、电话号码、传真机号码，第三行记的是公司名　称、所属的工作单位、职务，第四行是备注栏，第五行则是此人的姓名。
姓名列在最下一行，是为了插入卡片后，只能看见姓名部分。在查阅时，　只须看姓名可方便查阅，而你只要掀开姓名部分，就能看到此人的其他资料。　
在寄出贺年卡时，若想做一份最新姓名录，只要直接印通讯录，便能做
好姓名录了。
8。人才录是人物情报的核心　第三步骤是人物情报核心“人才录”。
通讯录，仅是完整地记入对方的通讯处，大致上有工作单位、所属部门　和职称。但至于此人精通的是何类信息，家庭概况或近况都未记载。单凭通　
讯录，脑海中无法清晰地浮现此人的长相。
而当我们想获得某情报时，却不知该去询问谁，那就没什么效率可言了。　但若能有效地活用信息，能够立即检索出所需信息的来源。而为达到此一目　
的，下一番功夫来做人才录是有必要的。
“人才录”这个名词，在辞典中没有，是我们自己创造出来的名词。其　含意是人就是宝贵财源，所以称为人才录。
人才录是将住址目录做更集中的登记。总之，顺序是名片簿、通讯录、　人才录，且范围愈来愈集中。相对地，人才录应称得上是交际网的核心，且　是庞大的财产。
人才录所使用的是　B6　规格的卡片纸。卡片纸原本是运用于科学实验统　计，或读书时的卡片。
市面上也有整理个人信息的专用卡片，但有些卡片，比一般人信息的卡　片更薄，一份档案就能整理许多的卡片，容量大、格数多才能达到使用目的。　
一般的专用卡纸，其记入项目受到限定，反而不好使用。
人才录中所记录的项目栏包括：姓名栏、假名索引栏、性别栏、出生年
月日栏、会面栏、学历栏、职务栏、籍贯栏、公司栏、现在住址栏、家庭状　况栏、备注栏等。
因为记入这些资料，只要看此人的人才录，就能了解到他的大概情况。　并且，由于事先有完整的人才录，一旦使用时，就能在短时间内获得自
己所需要的信息。　有关籍贯栏，或许有人会认为“有此必要吗？”这和户籍上的籍贯不一
样，而是出生地，或较少变动的住址，能间接与对方连络的住址。比如即因　对方迁居，而无法连络时的紧急连络住址。
再者，公司栏、住址栏为考虑搬家因素，所以都留有很大的空白。
9。贺年卡是人物情报的来源　在寄出贺年卡或圣诞卡前，应先复印通讯录，这在前面已提过了。因为
只有姓名的那一栏看得见，所以复印通讯录，就可以有一份依　26　个英文字母　顺序排列的姓名目录。
某些老板每年寄出的贺年卡，大约　2000　封，作业量相当庞大，所以，使　作业精简化是很重要的。而此作业大部分都是委托秘书去做，但有时是他们　
直接来做，且为了避免出错，所以都先复印通讯录来核对。
寄贺年卡应以人才当为基准。人才录上标有“○”、“△”、“×”这　些记号。“○”表示一定会寄来的人，“△”表示某年曾寄给对方，但未收　
到回函，“×”表示无需寄贺年卡的人。
总之，这些老板人际关系档案都集中在名片本、通讯录，及人才录上。　因为仅人才录就登录了约数千人，所以所寄出贺年卡的数量也相当可观。
贺年卡是复印文书处理机原稿的明信片，草稿由老板自己写。至于转入　到文书处理机及其复印，复印通讯录工作，核对人才录上所写的收件人姓名，　
则全由秘书来做，然后在写好收件人姓名的明信片上亲笔附加些贺辞。
在写完收件人姓名的阶段、亲笔附加贺辞的阶段，以及最后寄出贺年卡　的阶段，每做一个阶段都用橡皮章盖在通讯录的复印本姓名目录上。如此一　
来，若有遗漏或同一人寄出两张贺年卡，或者写收件人姓名或亲笔贺辞有任　何错误，均可由是否盖章来判断。
在这么多的明信片中，每封都会附加几句亲笔贺辞，通常别人会惊讶地　说：“这么多的人，还每封都写贺辞啊！”当然，这得花相当多的工夫，如　
果无法留意全部人的相关资料，此时就须借助人才录了。
备注栏最有参考价值。备注栏是位于卡片的内侧，而以对方寄来的贺年　卡中所提到的近况，为信息内容，记入备注栏内。
例如，对方提到“最近正热衷于文书处理机”，则将此点和收件日期一　起记入备注栏中。
有些参考资料，回函时就可添加一句“对文书处理机有何心得？”　再者，若有谈到家庭近况如：“去年　5　月，生了长男××”则将此记入
家庭概况栏。　即使没记入“何月何日诞生”，也需在孩子的姓名下方记入已几个月，
“七个月　as　of　s1989。　1。　1”as　of　是“收信当天的时间”。记入此类信　
息，在写第二年的贺年卡，就可以孩子的事情为话题，“××差不多开始走　路了吧！一定是个相当可爱的孩子。”
从贺年卡中，得知有关此人的最新信息，然后将其登录在人才录中，不　仅在寄出贺年卡时可善加利用，并且在灵活使用信息来源和取得人物信息
时，都可发挥其威力。
10。如何检索重要人物的相关资料　查阅某人的相关信息，就是活用人才录的方法。一般而言，老板对所收
过的贺年卡内容，以及寄出去的贺年卡的亲笔附加内容，都会有点印象，所　以，通常脑中立刻浮现出与对方相关的事。所谓相关的事即是指已记入在人　
才录的事项，但是，有时也无法立刻浮现出全部人的各种近况。此时，才是　人才录发挥其本领的最佳时机。
人才录的卡片上端，原本印有从　A　到　Z　的刻度。这些刻度全部以打孔机　打孔，各个刻度中若有关某个人项目，就将穿孔处剪开。
总之，刻度部分若是与此人相关项目，就要剪开此刻度孔。　想知道有关国外利率动向的信息时，首先就从银行员处取得信息，因此
想挑出银行员“B”的项目时，就可以利用已穿孔并剪开过　B　部分的卡片。　将大小适宜的棒子，穿入所有卡片的　B　孔处，然后，因银行员　B　的部分
已被剪开，所以棒子一举起来时，就只有　B　孔的银行员会掉落下来。　并且，在银行上班的人中，若有大学时代的朋友，那就是最适合的人选
了。而要找出银行员，且又是大学时代的朋友，只需将棒子插入　B　和　U　两个　洞内，举起后就可得到自己所需的信息。
将每个人的特性及他与自己的关系做成索引，当需要时，就可以在短时　间内查出自己所要的资料。
将卡片程式输入电脑，有些人会觉得不方便，但是，前面已提过，电脑　不论在一览性、改换性上都很方便，而其他方面也都极具利用价值，但若不　
能运用自如，就无法充分发挥电脑的功用。因此，早一步使用电脑，不论在　收集资料，或检索时间上，都能提高工作效率。
在检索所拥有的人事资料时，活用人才录卡片程式，就更便利也更实用　了。
11。结识新朋友的秘诀　刚才已提过，应积极利用宴会等场合来结识新朋友，而我们不仅是在宴
会上，实际上在任何与人会面的场合时，我们都应很积极地加以利用。　例如，结婚典礼、丧礼等喜庆丧宴，都有机会结识新朋友。　
最近，结婚典礼愈来愈盛大，时间也变得较长。对新郎新娘而言，这是
一生当中最正式的典礼，所以并不会觉得无聊，但对出席者而言，由于周围　坐的都是一些不认识的人，所以会觉得无聊。婚宴上，新娘脱下白纱礼服换　
上晚宴服的件数，也有增加的趋势，而在喜宴上不管认识不认识，大家都会　开始畅谈。而在此时，即使是初次见面的人，也应积极地开始和四周的人交　谈。
丧礼上，若死者是亲近的人，或是因事故死亡的场合，就另当别论。但　若是以社交身份出席，或死者是以高寿去世的场合时，则可以审慎态度，和　
周围的人交谈，即使在这场合中，也能结识到新朋友。
再者，人们也许会常因公而出差，有时会搭飞机前往，但若有搭长途火　车的机会，通常就会利用火车。尽管飞机的速度很快，但因须花时间办理机　
场的手续，并且班机又少，飞机场到达目的地，也有相当的距离，将上面的　时间加进去，和搭火车所需的时间，其实也差不多。而且，在飞机内，因时　
间零散通常都无法办公，但若是搭乘火车，由于有完整时间，所以能集中精　力处理公事。
甚者，搭火车时，较容易结识邻座的人，因为搭飞机的时间较短，所以　即使想结识对方，也没有太多时间来交谈。因此，和飞机比较起来，火车的　
时间较合适结识新朋友。例如，从　A　地到　B　地所需的时间约两～三个小时，　刚好是可以认识一位新朋友的时间。
常有人问：“对于素不相识的人，可以轻松地交谈吗？”的确，熟识的　当然较易交谈，但有关前面所述的那个问题，和邻座的人一起坐了很久，竟　
然没有交谈过任何一句话，反而显得不自然。
下面所要介绍的是与邻座交谈的方法。　在搭乘火车的最初一个小时用来办公。如果是为演讲出差，就利用这一
小时来准备演讲。在拚命地工作一小时后，多少都会感到有点疲倦，此时若　能和对方聊天，则可调节疲劳的身心，而对方在最初的一小时，也许会看杂　
志、书或浏览窗外景色，所以尚不觉无聊，但一小时过后，就会开始有这种　感觉了。
在这时跟对方说话，通常对方都会很快回应，而且刚才的一小时里的工　作，对方会觉得“这是个正派的人”。所以会较为安心地和你交谈。
在快接近目的地时，因须准备下车，而对方可能需准备下车，所以乘车　的中间时段，是彼此交谈的最佳时机，然后在谈了　30　分钟至一小时之后，再　开始办公。
交谈的关键是应一开始就拿出名片来做自我介绍，并以“因为工作得有　些疲倦，所以想不知是否有此荣幸与你聊聊”做为开头，然后就有机会一个　
话题拉一个话题来聊了。
交谈的对象是不分男女老幼，但因此机会结识，而后登记在人才录上的　为数不少。纵使此后没有继续来往，或并未与工作有直接关系的朋友，但能　
和各类人士交谈，就信息收集这一点来看，的确是有很大的功效。
12。想要维持人际关系，则需考虑对方立场　在前面所提的“为培养人际关系须留意何事”中，曾说到为对方提供说
明信息是很重要的，所以应尽可能在首次会面后，就提供信息给对方并进一　步做说明。若无法亲自直接送给对方，其所需的资料也可以介绍适当的人选　
提供给他，一开始以先由自己提供对方所需的资料较为合适。然后再寄贺年　卡，以保持定期的联络。因为即使初次见