卡耐基成功全集之二经营管理方略-第103部分
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应立刻作调整。若是双面记载的话，就没那么便捷、省时了。
需要复印时，单面也快速多了，且可自动操作，一点也不费事。若两面 都有资料的话，就很麻烦了。另外，多使用条列式简单明了显示资料的方式，
尽量留下空白，使查阅时更为快速。
这种笔记记载法，乍看似乎不具特色，但因收集内容符合实际效用，而 且因单面使用，使查阅时间大幅缩短，效益颇大。
12。活页纸以打孔方式处理
报纸或杂志的资料收集，都以 B5 尺寸为统一规格。然后在资料两侧打 孔，最后予以装订成册。同样地，笔记也是在活页纸左右两边都打上 26 个孔。
打孔的理由，是为了统一资料，便于浏览。例如在某一项主题之下，A 与 B 相互关连时，可将两份资料装订在一起，并列对照。在公共场所或车上，
也可拿取自如地查对、参考，实在很方便。 这类将笔记，活页卡化的收集方式，对资料的分类、替换应付自如，而
且装订成册，也很方便。只是这种笔记需要自己动手制作，市面上没有出售。
除了可以享受独创的乐趣外，或许也可申请专利哩！
13。活页插卡式记事本，数量可不受限制 一本受商业界欢迎的杂志，曾以“记事本的活页术”作专题报导，配合
照片介绍各界名人的记事本用法。例如将计划表作成任何人一看都能了解的 形式，并且举出多位知名人士的记事本为例。对卡文先生而言，看到这类记
事方法，反而觉得是件苦差事。为什么呢？太麻烦了！所谓记事本，是为了 备忘事情而随身携带的小本子，应该记些最新的资料。总之，记事本应是记
录一天中与自己有关的事物。
一般不赞成在记事本上写得满满的，应使用一天一张、活页式为主的记 事本。至于记事的时间，可利用归途的车上或睡前，记下已完成以及隔天必
须做的事；对于已发生的事项也须记下，一天一页，若不够使用时，可随时 增页。由于采用活页式，所以补充十分方便。
第二天，处理记事本上所写的事项时，按照原先计划，不拘顺序，从最 重要的事开始进行。每完成一件，就用红笔划去。没完成或做不完的事，也
写下理由，再挪写到第二天。当一张活页纸划满红线时，就把它抽出，放到 留存用的资料夹内。
对有关自己的事，一定坚持要登载在记事本内。例如计划表的留存，不 仅今年，连前年、去年的也一定存有档案。即使去年某一时期所作的任何事、
和谁见面等的正确日期，一定都有记载。此外，工作时看到有趣的资料，如 随手剪下来的出版小广告等，一律放入透明的资料夹中。
管理者记事并非一成不变，也常因当天的内容而作调整。总之，传统格 式化的记事本，对管理者反而是一种束缚，因此，记事本的制作，需要亲自
动手，才不致本末倒置。
14。多利用公司内部术语，使记事内容记号化、简单化 一些在外奔波的商业人士的记事本，往往写满了密密麻麻的访问行程，
乱七八糟。主要原因是他们不知多加利用代号使其简单化，所以一句话常拖 泥带水。如果将“下午三点打电话与 A 公司联络”，以“十五点 A 电”表示，
不是很简洁吗？对于重要的事件，还可打上红色圈圈，以提醒自己。
这种使记事记号化、简单化的方法，是大部分人都能办到的。管理者曾 在这记号方面下了不少功夫，而且将记号变成管理者与职员间的共同语言。
只要管理者写下这类代号，公司职员必定能明了管理者的指示。例如委托打 字小姐打字时，管理者使用简单的记号，象“B”代表文章中要留空格，“R”
表示要重复，“N”表示内容证明，“律”表示律师等等。
由于工作繁重，需要委托部属分劳，为了使事情能顺利完成，或避免任 务的重复委派，就得注意指令的传达。
以记号下达指示或写上简字代号等，可节省很多时间。所以无论哪一家 公司，都应将公司最常使用的术语或规程，全部以代号表示，且采用横式写
法，复印后发给公司同仁每人一张，主要是希望指令处理方面能够统一。如 此，在打字时，便无须多加赘言，或反复叮咛，打字小姐便能顺利完成工作。
如此一来，对于业务忙碌的公司而言，的确可节省不少困扰及时间，帮
助公司每天工作的顺利进行，这是整理术中一项令人意想不到的成果。
15。能让人辨知内容的记事方法是不明智的 所谓“记事”，是随时、立即、迅速记下的意念，所以能辨知的人应很
少。的确，象这种灵光一现立刻写下来的意念雏形，往往不是很有效用的资 料。所以，偶有疑难或有新的构想时，就立刻记录下来，并且每天花点心思，
将其处理，可行则存，不行则丢掉。象这样将瞬间闪过脑海的构思加以记录 并整理使其活用，也应算是善用大脑的表现。为了将这种构思传达给公司同
仁，就得使用共同术语，使其快速传阅，发挥高度的效用。
公司、家里的电话留言，也是十分重要的。对于“何时及何人打来的、 内容、处理方式”等都要详细记载。总之，理想的留言，应是不论是谁接电
话，只要看留言就能处理事情。这就得多花点心思了。
公司中，在电话的应接上，问出对方来电的目的是最重要的。管理者规 定统一方式来作记录。譬如对方没说其目的时，我方必须主动询问；收线时，
更要说“再联络”等话；为了慎重起见，更要请教对方的尊姓大名、公司名 称、电话号码等等，而且要全名，不要只记录张、李等姓氏。详细的留言方
式，使事后处理时，十分省事而方便。
传达留言也是一种很重要的资料。记录不完整，即使字迹整齐，也不具 任何意义。留言也算公司重要资料之一，所用术语仅公司同仁了解即可，不
要用易令人辨知的方式书写，才是确保公司资料的明智之举。
16。将简洁、正确的留言当作资料加以保存
留言是便条纸使用 B5 规格，留言部分不注明由谁记录，而以共同代号写 下，但有三点必须牢记，就是“主旨、时间、事由”。
从主旨可直接知道对方是谁，必要时冠上主题，更可明了其留言的目的。 一看到留言标题，即可明白这份资料的内容大纲。经过整理，便成为一
份重要的信息。然而，为免流于道听途说之虞，凡由他处传来的信息，记录 完毕后，以最短时间证明其真实性，再以简单明了的形式书写于规格纸上整
理入档，可使这类资料成为一种重要信息。
17。卡式录音带采用一事一卷的记录方式 随着学习语言、学校上课和演讲活动的频繁，使得卡片式录音带（以下
简称卡带）的使用数量逐日增加，因此卡带的管理也就变得重要了。 目前，卡带的数量仍不断增加。将录音带当作私有财产，所以特别珍惜。
卡带大都是从电视节目上录下的音乐或语言教学，因为没有二次机会，如果 被洗掉的话，当需要时，就无法派上用场了。这是和收集书籍、杂志等印刷
资料最大的不同点。
卡带外形比书本小，且其规格统一，不占用空间，整理也比较容易，只 要分一般卡带和迷你卡带即可。百余卷卡带，一个大抽屉便可容纳。迷你卡
带，更可节省空间。由于卡带外形相似，所以很难辨知卡带其内容为何，因 此得确实地作整理。
将一个可容纳十卷卡带的整理盒放在书桌上，和书籍一样，都以种类分 别排列整理。譬如：在语言类方面，这个架子放英语卡带，那个架子放法语
卡带，取用时，几乎不需经过查阅就可立刻找到。
卡带上再以厚纸板写出录音内容的目标，也是分辨卡带的方式之一。例 如这卷卡带是花两周录制而成的，卡带哪个部分录了什么，在录音时，也要
确实记录。至于录音时如何作记号，主要是准备一台有数字标示的录音机， 在录音时从零开始记录，就能很正确地标示段落号码了。
再注意一点，千万不要为了节省一点点空间，而把不同种类卡带放在一 起，如此只会扰乱卡带分类，所以整理卡带时也应采用活动式，随时增加或
减少，且要遵守一个项目一卷卡带的原则。
办公书架整理技巧
1。给经常使用的书加一层书套 近来大多数人以电视、收音机等作为传播媒体，但管理者却认为书籍、
报纸杂志才是知识的重要来源。 书籍是信息的媒介，优点在其收集量能与日俱增，携带方便，随时可添
加相关资料，顺序、分类上的调整也很方便，优点很多，而且可借书籍缩短 查阅资料的时间。
然而，无论书籍如何能缩短查阅的时间，当成为资料查询的对象时，若 遇到非常厚重的书籍，就不是那么轻松的事了。例如：读英文书籍想要查字
义时，就非用字典不可。当你花一些时间查字典，又得另外花时间记录其意， 或造个句子增加了解。因此，若能将查字典的工序简化的话，就能节省很多
时间和功夫了。
为了提高工作或读书的效率，不应该将买来的书照原样放着，而应“处 理”一番，以缩短查阅时间及符合自己方便为原则。一般人必定都认为书籍
本身已是成品，实在不用再费心“处理”，但若站在另一角度来看，如果将 书籍花点心思再“加料”一次的话，便会理出一道营养丰富的好菜。
通常一般人都对书籍要作几项切合需求的改装，以提高使用率。例如字 典等最常使用的书籍，将封面比书页部分突出的地方，一律裁成和书页相同
大小的格式，便可以右手握笔记或文具，左手随心所欲地翻书了。
也许有做不到这一点的人，翻阅书籍时不仅麻烦，而且浪费很多时间。 其实书套稍大的目的几乎是为了装饰，使书籍看起来美观及有质感，但就实
用性而言，却一点也帮不上忙，反而费事，所以断然将封套剪成与正文大小 相同的尺寸，是明智之举。而且翻阅时的确方便，必能达到缩短翻查时间的 效果。
2。将书籍目录复印后，贴在书的外皮上 通常书一买来，如果你能将目标和索引剪下来，将其裁小后再贴在书的
外皮上，这样，右手拿书，左手即能按照目标，立刻翻到所要的部分。 当然，也可不将书页取下，在索引后面空白的书页上，贴上表格或图片
来加以利用。 为了能一看到目标便可翻到所要的页数，可将页数所代表的内容，复印
后贴在书的外皮上，这个目录正好是这本书籍的内容浓缩。换句话说，只要 看到那本书的外皮，就能马上知道书的内容大意是什么。
如此一来，不用特别翻开书页，就能了解内容，实在很方便，若是碰到 成册成套的书籍，目录的内容十分冗长，这时，可将其缩小复印后，再重新
组合排列，裁成和书皮大小一样的格式，不是也很理想吗？
书籍的索引，可用汉语拼音符号加以排列。但这种排列分法，若要用来 查语句就不适合了，所以，又将索引的页数全部以字母来代表，大大地缩短 不少查阅的时间。
象英文字典上 A、B、C 的索引一样，用圆珠笔在每一本书的翻页处划分 章节，并且在章节所占的页数上涂满记号，最后在外皮上用红笔写上章、节
的首句，这么一来，查阅就更为简便。
在工作上最常使用的税法或法律等书籍、字典、百科全书等，一定利用 这种方法处理。这也是书籍的特征之一，对于查阅有很大益处。例如从数册
金融书籍中，可一眼看出哪本适用于国外金融，哪本适用于证券商，十分详 尽而正确。
3。目录以颜色区别重点 管理者应重视书籍的目录和索引。买书时，大多数人不看目录，只看内
容。殊不知目录是一本书的内容浓缩。对书籍而言，只看目录，有时也可达 到得知其内容的目的，而其最大优点，就是缩短检索的时间。
为了实现前面所介绍的方法，使目录更易阅读，对于重要的目录以颜色 作记号是最理想不过的。虽只快速浏览，却能辨别重要地方何在，使查阅速
度增快。使用颜色区别也是最好的作法，因为颜色能刺激人的视觉感官。
比如，较醒目的篇幅可用特殊笔涂上红色，章用黄色，节用绿色，段落 用蓝色等。贴在封面的复印目录也以相同颜色作记号。此外，欲参加国家公
务员考试时，便可将考试题及哪一年出的试题等相关重点以记号标出。
利用这种方法，一本书里哪里最重要，哪里不重要，都可以记号表示， 可略去不重要的部分，阅读时就不用浪费时间了。更确切地说，也许有数百
页成册的书籍，经过整理后，往往可浓缩成一半，甚至只需阅读三分之一的 精华就能了解全书了。
资料妥善整理，以入耳、入眼的顺序�
