麦肯锡卓越工作方法-第4部分
按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！
当你在人生阅历比较丰富，思想比较成熟，终极目标也基本定型的时候，你就要尽早脱离出年轻时那种探寻人生价值观的状态，一步步向着自己的终极目标行进。但是任何大的目标的实现，都是依托在一个个小的阶段上的，要想实现你的想法，你就要安排好最眼前的生活，设定出一个个比较具体的按照你的思想行动的目标。这些具体目标的设立原则就是“我现在做的，是否使我更接近目标”。
美国管理大师杜拉克说过：“不能管理时间，便什么也不能管理！”因此你必须在你的终极目标的指引下，列出你近一个阶段的目标，这个阶段可以是10年，也可以是6个月。也许过了这段时间后你的人生阶段会到达另一个层次，比如你大学毕业了，或许你在一个公司达到了自己职业生涯的巅峰等等。
你的目标必须不能是空泛的。你不能喊诸如“我就是要享受生活，战胜自卑”等口号，你要写下具体的目标，比如，大学毕业后你一定要考上研究生，30岁之前要拥有自己的汽车，你要完成多少文字的稿件等等。你所开列的这些近期计划对你的终极目标实现或许会很有帮助，既然写下了它们，就不能当作幻想，想了就一定要去做，去争取，去完成。
为了不使自己所列的这些目标成为空谈，我们准备了一些问题，希望你在做计划的时候，参照一下，时时追问一下自己，把所有的想法都实实在在地思考清楚。
（1）我订下的这套远期、中期与近期目标是不是明确，是不是可行？
（2）对于下星期所想从事的工作，我是不是已有清晰的概念？
（3）在一个工作日开始之前，我是不是已考虑妥当这一天的工作次序？
（4）我是不是以事实之重要性而非以其紧迫性作为确定行事优先次序的依据？
（5）我是不是把注意力集中于目标而非集中于过程，又是不是以绩效而非以活动量作为自我考核之依据？
（6）我是不是能在工作效率最高的时间内做重要的事？
（7）我今天能否为达成远期、中期或近期目标做某些事？
（8）我是不是每天都保留少量的时间做计划，并思考与我的工作有关的问题？
（9）我是不是善用上下班的时间？
（10）我是不是故意减少中午的饭量，以免在下午打瞌睡？
（11）我是不是对自己的作息时间做松驰的安排，以令自己拥有时间应付突发的危机及意外事件？
（12）我是不是尽量将工作授权他人处理呢？
（13）我是不是将挑战性的工作以及例行性工作都授权他人处理呢？
（14）我是不是根据“权责相称”的原则将工作授权给他人呢？
（15）我是不是努力组织下属对他们感到困难或不耐烦的工作进行“反授权”呢？
（16）我是不是有效地利用下级的协助让自己能比较轻松地调度自己的时间，同时又避免成为浪费部属时间的根源呢？
（17）我是不是采取了某些措施，防止一些无用的资料及刊物摆放在我的办公桌上并且占用我的时间呢？
（18）当我与客户进行沟通时，我是不是能尝试以电话或亲身到访的形式去处理事情，而只有在无可避免的情况下才利用书面的形式沟通呢？
（19）除了在例外情况下，我是不是尝试在下班后把工作抛到脑后呢？
（20）倘若需要加班，而且可自由选择加班时间，我是不是宁可提前上班而不延迟下班？
（21）我是不是能促使自己迅速地作出一些微小的决策？
（22）我是不是在获得关键性资料的第一时间就马上制定决策？
（23）对经常会出现的工作或者精神危机，我是不是时时保持警觉性，并采取预防措施呢？
（24）我是不是经常为自己及他人定下工作完成的截止时间呢？
（25）最近我是不是可以拒绝任何毫无益处的例行工作或例行活动呢？
（26）我是不是在口袋中或书包中，携带一些文件材料，如在排队时，在等候室中、在火车上，或在飞机上的空闲时间里拿出来进行处理呢？
（27）当我面对许多需要解决的问题时，我是不是应用“80/20原则”（即帕累托原则，指只集中精力处理20％的重要问题，而不受80％的不重要的问题所困扰）来对付呢？
（28）我是不是真正能够控制自己的时间？我的行动是不是取决于自己，而不是取决于环境，或按照他人的优先次序来进行呢？
（29）我是不是努力一次就把一件事情做好呢？
（30）我是不是积极地设法避免常见的干扰（如访客、会议、电话等），好不让它们经常妨碍我每天的工作呢？
（31）我是不是能总是面对现实，思考现在需要做的事情，而不是总怀念过去的得失成败，或者担心未来的变化莫测呢？
（32）我是不是能总是牢记“时间就是金钱”这句话呢？
（33）我是不是能腾出一些时间为下级进行培训，或考虑帮他们寻找培训机会呢？
（34）我是不是尽量将该打的电话集中在一起进行呢？在打电话之前是不是先准备好有关的资料，而不是想起什么说什么，却常常忘记了最重要的事呢？
（35）我是不是能熟练掌握对处理文件很有帮助的计算机系统呢？
…
我现在做的，是否使我更接近目标（2）
…
（36）我是不是有时把自己的工作环境封闭起来，以避免工作受到他人之干扰？
（37）在一天工作完了之后，我是不是反省一下：哪些工作无法按原定计划进行？无法按原定计划进行的原因是什么？以后如果再出现这种情况，我该如何补救？
（38）在我筹备会议之前，我是不是先思考一下还有没有比开会更好的解决问题的办法？
（39）开会时我是不是注意控制自己的说话时间和方式，以避免自己和大家的时间浪费在空洞的会议中，使会议的效率尽量提高呢？
（40）我是不是定期检查自己的时间支配方式，以确定自己有没有摆脱以前那种浪费时间的陷阱呢？
这40个问题，或许太过细致琐碎，但是如果你真的能对每一个问题都能做出令人满意的回答的话，我相信，你一定已经把自己的计划做得非常完善了，这个计划一定会帮你向着你的终极目标作飞跃性前进。
***************
*第四章麦肯锡高效时间管理技巧
***************
减少文件堆积的最有效工具之一，是个大废纸篓。不错，一个小的废纸篓可能马上就要堆满了，废纸篓是你丢弃大量文件的好地方。可是，一旦纸篓满了，人们常找其他较为耐久的场所去放置废物。这有点不像话，因为丢进纸篓里的文件不会再出现，而你把文件放在其他地方，将占用大量的空间和时间，而本质上却一点用处都没有。
…
每天制一个图表
…
在麦肯锡工作，典型的一天可能会有这样一些内容：早晨9点，你以快速的头脑风暴开始一天的工作，10点钟跑去访问客户，11点去工厂，然后是和你的上司一起吃一顿快餐。接下来也许是访问更多的客户，参加团队一天的小结会，然后又急急忙忙赶到沃顿商学院参加一个招聘会。在所有这一切进行的过程中，事实很容易会彼此交织在一起，就像不同颜色的墨水同在一张吸墨纸上一样。即便在访问时你做了很好的记录，在团队会上也有笔记，要点还是有可能漏掉。
事实上，这种情况每一个工作中的人每天都能遇到。事情是如此的多，而工作又千头万绪。我经常听到有人向我抱怨：每天总是忙碌而凌乱，有时候累得晕头转向，却又常常将一些重要的事遗忘，真不知该怎么办才好？
要避免如此，麦肯锡的经验是，每天制定一个表格，让表格来帮助你。只要养成了习惯，你会发现，表格自己会说话。
究竟每天要做些什么呢？你可以在一天结束时静坐半个小时，首先问问自己：“今天我做到的3件最重要的事情是什么？”然后把它们记在一两个表格里——没有什么奇特的，整不整齐也不重要。如果事实不易制成表格，把要点记下来就行了。把它们放在不易丢失的地方——不要仅仅把它们塞进文件格了事。随后再想想明天的工作计划，并以表格的形式把它们记载下来。
有时候，你还可以把你的所感所想和了解到的新内容记下来。这些东西有助于深化你自己的思维。你有可能用到它，也可能用不到，无论如何，一旦你把它凝结在纸上，你就不会忘记了。
这是真正行之有效的工作方法。制作一张简单的图表并不需要多大的精力，然而真正珍贵的应该是它的内容。通过制作图表，你可以寻找通向成功的最近距离的路，从而减少一些坎坷崎岖；你可以及时地对自己的工作进行反思，甚至及时地注意到可能发生的情况。这既是你对未来的预览，也是你对现在的掌握。
图表是用来传递和表达信息的一种工具，别把他当成是一件艺术品。图表越复杂，传递信息的效果就越差。图表所要表达的信息务必一目了然，因此，如果你想用相同的图表表达不同的信息，那么最好还是重画几张，以便清晰地说明每个问题。
像制定图表一样，每天抽出几分钟，对当天的工作和图表的内容进行小结和回顾。这是这项高效工作方法的最后，也是最重要的一步。
每天制定一个图表对你工作的帮助是非常巨大的，但它以持之以恒为前提。指望某一天心血来潮，制定一个图表就能给工作带来明显的好处是不现实的。坚持一个月，你再来看看图表的威力吧，它会让我们得到许多意想不到的收获。
首先，图表会让我们随时都目标明确。成功总是沿目标前进的，目标的制定和执行对于一个人的成功非常重要。在制定目标的时候需要我们依照一个表格而行，因为目标常常不是一下子就能制定好的，有时需要反复的思考论证、取舍定夺，即使花了不少的心思制定出来，也还需要随着时间的推移、认识的提高、情况的变化而不断加以修改、补充、评估和验证。
每个人都有眼前的特定目标。例如，你准备明天做什么，或希望下个星期与下个月作什么。你最好把有助于你达到中期和远期目标的近期特定目标写下来，这样目标会更容易实现。
你可以试一试，在一周内每天花10分钟列出你所有能考虑到的目标。一周后你手头上就会有几十个甚至上百个可能实现的目标。这样做会迫使你写出自己的愿望，这是把你的目标开始转变为现实的最好的方法。
图表让我们的目标变得可以触摸和实际，从而避免我们浪费时间和漫无目的地瞎干。
其次，图表会为我们节省大量的时间。制作表格的一个明显好处是可以排定事情的优先次序，可以明确一些事情究竟是应该做还是不应该做。排定优先次序可以帮助你确定你已将最重要的事放在最优先的位置上。没有表格，你就失去了一份行动的规划书。
同时，因为确定了事情的优先顺序，表格会帮助我们节约许多宝贵的时间。
在工作中，我们经常能听到类似下列的说法：“天啊！时间过得真快”、“我的时间总是不够”、“时间对我来说过得特别快”、“这件事不急，我可以留待明天再做”、“真是抱歉，我延迟了一点”、“我忘记了时间了吗，这总可以了吧？”
其实，你所拥有的时间既不比别人多，也不比别人少，唯一不同的是，成功人士不但善于合理的利用时间，而且还会努力地去争取时间。你能详细的指出在工作中的每一分钟，或者每一个钟头里做了些什么是吗？其中有多少时间是用在有意义的和有用的事情上的？更重要的事，因为不合理的工作方法，又浪费了多少时间？
我所能告诉给你的只是，每天制定一个图表，是麦肯锡管理时间的唯一秘诀。
第三，图表还能调动我们的工作积极性。每天制一张图表，可以使你对自己的目标更清晰，当一天的工作结束时，检视当天的图表，可以发现哪些工作还没有完成，哪些工作还可以做得更好，从而使自己的积极性能够充分地发挥出来。
工作是需要激情和热情的，爱默生说：“缺乏热忱，难以成大事。”很难想象，一个没有激情和热情的人能够持之以恒地高质量地完成自己的工作。而每天制定一个图表，可以让我们化繁为简，永葆激情。
…
有效的方式，从废纸篓开始
…
社会学家和经济学家肯尼士·包汀说到：“社会系统中最重要的要素，不是资料而是知识。一部电脑所能�
