耶鲁领袖训练大讲义-第19部分
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6。备忘录
随身携带一本轻便的备忘录，随时把看到、听到、想到、接到的问题记录下来，然后依轻重缓急编排到工作日程里面去，从而把工作做得井井有条、疏而不漏。
7。记忆系统
把自己的工作场所、文件资料、电子文件整理得井井有条，随时可以快速取出；能把自己的经验、灵感、心得随时写到活页文件夹中归类保存，随时提取参考。
8。助理或秘书的运用
能充分运用好自己的助手去进行工作跟踪、专案调查、工作稽查、搜集整理信息、传达信息指令、文件资料整理等。
9。检查清单
针对那些有重复性和规律性的工作设计一份份程序清单，到再次做这件事时，则拿出清单“按部就班”，从而提高工作效率与效果。如：出差时用品清单，招聘时注意事项清单，现场巡查时检查清单等。
所采取一切聪明有效办法的目的只有一个：提高自身的工作效率与效果的同时，又能构建出组织的良好执行力，节省出尽可能多的时间处理“20％重要的事情”，从而把这些关键事务处理得更好。
怎样提升执行力（1）
为了实现组织的目标，必须反思领袖的角色定位——领袖不仅仅制定策略，还应当具备相当的执行力。策略与执行力对于组织的成功缺一不可。同时，也要认识到策略是组织发展的指南，根据策略来制定执行方案：一方面，领袖制定策略时应考虑这是不是一个能够得到彻底执行的策略；另一方面，领袖需要用策略的眼光诠释执行。好的策略应与执行力相匹配。否则，再完美的策略也会死在没有执行力的领袖手中。
◎自动自发地执行
耶鲁大学的教学经验告诉人们，最好的执行者，都是自动自发的人，他们确信自己有能力完成任务。这样的人的个人价值和自尊是发自内心的，而不是来自他人。也就是说，他们不是凭一时冲动做事，也不是只为了长官的称赞，而是自动自发地、不断地追求完美。
一位心理学家在研究过程中，为了实地了解人们对于同一件事情在心理上所反映出来的个体差异，来到一所正在建筑中的大教堂，对现场忙碌的敲石工人进行访问。
心理学家问他遇到的三个工人，请问他们在做什么。
第一位工人没好气地回答：“在做什么？你没看到吗？我正在用这个重得要命的铁锤，来敲碎这些该死的石头。我的手酸麻不已，这真不是人干的工作。”
第二位工人无奈地答道：“为了每天500美元的工资，我才会做这件工作，若不是为了一家人的温饱，谁愿意干这份敲石头的粗活？”
第三位工人在回答时，眼光中闪烁着喜悦的神采，说：“我正参与兴建这座雄伟华丽的大教堂。落成之后，这里可以容纳许多人来礼拜。虽然敲石头的工作并不轻松，但当我想到，将来会有无数的人来到这儿，再次接受上帝的爱，心中便常为这份工作献上感恩。”
同样的工作，同样的环境，却有如此截然不同的感受。
在第三位工人的身上，你看不到丝毫抱怨和不耐烦的痕迹，相反，你会感觉到他是具有高度责任感和创造力的人，他充分享受着工作的乐趣和荣誉，同时，因为他的努力工作，工作也带给了他足够的荣誉。个人价值和自尊是发自内心的，而不是来自他人。自入学开始，耶鲁大学就开始反复地在学生头脑中灌输这样的观念，希望能让学生学会自我奖励、自我肯定。
从耶鲁大学走出去的每一位学员，也会把这种观念带到你所在的组织中去，只有让组织中的每一位成员都有这样自动自发的念头，执行力才能在组织中更好地贯彻下去。
领袖要确实了解组织及成员，不能与现实脱节。因为领袖常常是靠着部属所提供的资料在做研判，而这些资料常会受限于提供者的理解与判断，让领袖无法得知真相，所以聪明的领袖会设法寻求信息管道的多元性，同时正视现实，不会只想听好消息或掩饰错误，这种务实的态度，是执行力的先决条件。
提升执行力，首先从有计划地执行开始。先设定明确的目标，并确定优先级，逐一执行，而不是贪心的推动太多的计划。重点不能太多，否则会分散焦点，届时一事无成。当然，领袖必须追踪计划的执行，并对做出成绩的员工论功行赏，让绩效与报酬的正比关系突显出来。同时，领袖也要建立经验传承的企业文化，优秀的领袖更会利用机会来激励员工，会透过强力的对话，让大家公开、坦诚，建立共识与承诺，并同为结果负担责任。
◎制定计划
耶鲁教育中，着重培养学生的计划性。执行任何任务都要制定计划，把各项任务按照轻、重、缓、急列出计划表，一一分配给部属来承担，自己看头看尾即可。把眼光放在部门未来的发展上，不断理清明天、后天、下周、下月甚至明年的计划。在计划的实施及检讨时，要预先掌握关键性问题，不能因琐碎的工作，而影响了应该做的重要工作。要清楚做好20％的重要工作，等于创造80％的业绩。因此要用80％的时间解决20％重要的工作，用20％的时间来处理琐事，我们应依这个原则来安排自己的日程。同时给下属安排工作要有明确的时间表，要有开始时间、完成时间以及阶段性进度。否则世界上永远都有完不成的任务。
◎提出方案
在安排或布置工作时，只提出任务或问题是不够的，还需要提出解决方案，解决方案可视工作或问题的性质、难易程度等由上司提出、由执行者自行提出或相关人员一起研讨提出。有歧义或自己想当然的认为下属已理解，后果是严重的。作为下属在做任何一件事之前，一定要先弄清楚上司希望你怎么做，然后以此为目标来把握做事的方向。这一点很重要，千万不要一知半解就开始埋头苦干，到头来力没少出，活没干少，但结果事倍功半，甚至前功尽弃。要清楚悟透一件事，胜过草率做十件事，并且会事半功倍。所以，下属在行动之前一定要确认上司是不是这个意思；作为领袖也要确认，下属理解的是不是这么回事。得到确认之后再去执行会减少很多偏差。
怎样提升执行力（2）
◎做出承诺
首先下属是否明确目标（任务或问题）与进度要求；其次是能否完成任务并做出承诺或回馈。这种承诺可以是肯定的，也可以是否定的。如果执行者给出的承诺是肯定的，那么执行者一定要兑现承诺，即使问题发生变化也应采取有效措施补救；如果是否定的应说明原因，提出建议或条件（增加资源、增加权力、提供协助与技术支持等），领袖权衡之后再给予满足或调整方案。
◎有效指挥
无论计划如何周到，如果不能有效地执行，仍然无法产生预期的效果，为了使部属有共同的方向可以执行制定的计划，适当的指挥是有必要的。指挥部属，首先要考虑工作分配，要检测部属与工作的对应关系；也要考虑指挥的方式，语气不好或是目标不明确，都是不好的指挥。好的指挥可以激发部属的意愿，而且能够提升其责任感与使命感。同时在执行的过程中，及时地协调包括内部上下级、部门与部门之间的共识协调，也包括与外部客户、关系单位、竞争对手之间的利益协调，任何一方协调不好都会影响执行计划的完成。最好的协调关系就是实现共赢。协调的目的就是营造一个和谐沟通、协作、配合的工作氛围。
◎有效控制
控制是必须的，控制就是追踪考核，确保目标达到、计划落实。虽然控制会令人不舒服，然而组织经营有其现实的一面，有些事情不及时控制，就会给组织造成不必要的损失。但是，控制若是操之过急或控制力度不足，同样会产生反作用：控制过严会使部属口服心不服，控制不力工作纪律可能难以维持。最理想的控制，就是让部属通过目标管理方式实现自我控制。
最后，领袖与执行者及相关协作人员都必须强化三种意识：计划意识（执行计划）——进度意识（效率意识、进度控制与补救措施）——结果意识（效果达成意识）。不要不做计划与相关准备实施行动而使整个部门工作混乱；面对进度失控应及时补救调整，否则一个小问题就变成大问题；好的结果要总结经验与表扬执行者，坏的结果要即时纠正、要总结教训、要追究责任，不能让其成为习惯为他人效仿，而使问题不断复制与蔓延。
控制力——隐形的权力杠杆
控制力训练
在任何的组织里，过分的信任就意味着失控，这就要求领袖既要信任下属，又要进行控制。在组织成员利用目标自主管理之外，领袖适当的控制也是必不可少的。如果把信任与控制割裂开来，就无法将组织管理好。
◎善用控制力
领袖必须运用权力在组织中维持一定的规则与秩序，行使领导权力，否则就不能成为一个真正的领导者。首先是控制能力，体现在领袖对过程的控制。好的结果来自于好的过程。每个重要环节都有量化的考评标准，通过这个标准来提升控制能力，假如你抓住了问题的过程和重要环节，也就等于有了好的结果；第二是合作能力；第三是团队的学习能力。人各有所长，领袖要学会怎样根据团队的需要用自己的努力把自己“最短的那块板”补齐。
控制能力非常重要，年轻的领袖一般来说都是有激情的，过程的口号喊得比较响亮，但业绩好坏才是考验管理者的重要指标。
控制力最难的是，要收放自如，既要在关键时刻向别人表明人的权威是不可侵犯的，也要在适当的时候将权力分放出去。
◎为什么不能充分授权
亨利·明茨伯格说：“沉静的领袖不向下级授权。”
“授权”是理所当然的。我们生活的时代是授权的时代。关于授权的书，随便都可以在书店里找到一大箱。我们受到的“授权”的熏陶比我们孩童时代受到的谆谆教导还要多。但问题的关键之处在于你是不是一直在做着这样的事：信任员工却在公司里挂打卡钟。
不能充分授权，怎么办？是否一直有这样那样的问题困扰着你，使得你的控制力受到影响呢？
◎授权会使领袖失去对任务的控制吗
很多领袖对授权特别敏感，因为，他们怕一旦授权，会失去对任务的控制。一旦失控，后果很可能就无法预料了。
其实，这时候，领袖内心真正害怕的不是任务失去控制，而是有些突如其来的事不在其掌控范围之内，会使其感到恐慌。如果你真的是害怕任务由于失去控制而无法完成，你也依然有办法。但你不能把它作为你不授权的借口。只要你能够保持沟通与协调的顺畅，强化信息流通的效率与效果，任务在完成的过程中，失控的可能性其实是很小的。同时，在安排任务的时候，你应该尽可能地把问题、目标、资源等向部属交代清楚，也有助于避免任务失控。另外，领袖和员工也很容易在解决问题的方法上产生分歧。由于你相信自己的经验，你甚至会强迫部属执行你的意见，致使部属不愿意对任务负责。其实条条大路通罗马，问题的关键不是方法，而是结果。一些具体的处理细节，你完全可以授权给自己的部属来全权处理；也许，在此过程中，你的下属能够创造出比你的经验更科学、更出色的解决办法呢！
◎过高强调自己在组织中的重要性
耶鲁告诫每一位学生，要及时控制住自大的情绪。由于你很能干，在很多时候你会产生“什么事情离了我都不行”的错觉。是的，也许你能够圆满地完成许多任务，但你得分身有术才行。其实，你的下属就是你手里拥有的最大的财富，他们帮你把产品卖掉，帮你和经销商讨价还价，帮你与消费者沟通……在具体的业务内容和常规工作程序方面，他们中的一些人甚至具有比你还要丰富的经验。
有些领袖宁可自己辛苦，也不愿意把工作安排给部下。为什么呢？他们认为，教会部下怎么做，得花上好几个小时；而自己做的话，不到半小时就做好了——有那个闲工夫教他们，还不如自己做更爽快些。问题是，你想一直把所有的事情都拿来自己做吗？尽管现在你自己亲自动手可以做得比别人好，但是你如果能够教会你的员工，你会发现，其实别人也可以做得和你一样好，甚至更好。也许今天你
