企业会计制度讲解之一-第20部分

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　　Ｃ．不宜由所属单位领导人单独监交，而需要上级主管单位会同监交。如所属单位领导人与办理交接手续的会计机构负责人、会计主管人员有矛盾，交接时需要上级主管单位派人会同监交。
　　Ｄ．上级主管单位认为存在某些问题需要派人会同监交的，也可以派人会同监交。
　　（３）交接后的有关事宜
　　①会计工作交接完毕后，交接双方和监交人要在移交清册上签名盖章，并在移交清册上注明：单位名称，交接日期，交接双方和监交人的职务、姓名，移交清册页数及需要说明的问题和意见等。
　　②接管人员应继续使用移交前的账簿，不得擅自另立账簿，以保证会计记录前后衔接，内容完整。
　　③移交清册填制一式三份，交接双方各持一份，存档一份。
　　３．会计工作临时交接
　　《规范》第三十三条规定，会计人员临时离职或者因其他原因暂时不能工作的，都要办理临时交接手续。
　　（１）临时离职或因病不能工作需要接替或代理的，会计机构负责人、会计主管人员或单位领导人必须指定专人接替或者代理，并办理会计工作交接手续。
　　（２）临时离职或因病不能工作的会计人员恢复工作时，应当与接替或代理人员办理交接手续。
　　（３）移交人员因病或其他特殊原因不能亲自办理移交手续的，经单位领导人批准，可由移交人委托他人代办交接，但委托人应当对所移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他有关资料的合法性、真实性承担法律责任。
　　４．移交后的责任
　　《规范》第三十五条规定：“移交人员对移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料的合法性、真实性承担法律责任。”这是对会计工作交接后，交接双方责任的具体确定。移交人员所移交的会计资料是在其经办会计工作期间内所发生的，应当对这些会计资料的合法性、真实性负责，即便接替人员在交接时因疏忽没有发现所接会计资料在合法性、真实性方面的问题，如事后发现，仍应由原移交人员负责，原移交人员不应以会计资料已移交而推脱责任。
　　第十节会计电算化
　　会计电算化是会计基础工作的重要内容。为了使《规范》中的会计电算化内容更加细化，以便指导基层单位开展会计电算化工作，财政部于１９９６年发布了《会计电算化工作规范》，本章将根据这两个规定中的精神，介绍会计电算化的有关内容。
　　一、会计电算化的基本概念
　　会计电算化，是指计算机技术在会计工作中的应用，即采用电子计算机替代人工记账、算账、报账，以及对会计信息进行分析和利用的过程。具体来讲就是由专业人员编制会计软件，由会计人员及有关的操作人员操作会计软件，指挥计算机替代人工来完成会计工作的活动。会计电算化是管理现代化和会计自身改革和发展的客观需要，是时代发展的必然，是会计工作的发展方向。
　　近几年来，我国会计电算化的迅速发展和普及，对会计改革的顺利实施起到了重要的作用，使会计工作发生了很大的变化。会计电算化的开展，减轻了财会人员的工作，提高了会计工作的效率；促进了会计工作的规范化，提高了会计工作的质量；促进了会计工作职能的转变，提高了财会人员的素质；为整个管理工作现代化奠定了基础；同时也促进了会计自身的不断发展。会计电算可以分为三个基本层次，即：会计核算电算化、会计管理电算化、会计决策电算化。
　　１．会计核算电算化
　　会计核算电算化是会计电算化的第一个层次，主要内容包括：设置会计科目、填制会计凭证、登记会计账簿、进行成本计算、编制会计报表等。会计核算电算化主要是指这几个方面运用会计核算软件，实现会计数据处理电算化。
　　（１）设置会计科目电算化。设置会计科目电算化是通过会计核算软件的初始化功能实现的。初始化功能是供软件开始正式投入使用时运用的功能，除了输入一级会计科目和明细会计科目名称及编码外，还要输入：会计核算所必需的期初数字及有关资料，包括年初数、累计发生额，往来款项、工资、固定资产、存货、成本费用、营业收入核算必需的期初数字；计算有关指标需要的各种公式；选择会计核算方法，包括固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等；定义自动转账凭证；输入操作人员岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等。
　　（２）填制会计凭证电算化。会计凭证包括原始凭证和记账凭证，对这两类凭证的处理方法，在各个会计核算软件中有所不同。记账凭证是根据审核无误的原始凭证登记的，有的会计核算软件是要求财会人员手工填制好记账凭证，再由操作人员输入电子计算机；有的会计核算软件是要求财会人员根据原始凭证，直接在计算机屏幕上填制记账凭证；有的会计软件是要求财会人员直接将原始凭证输入电子计算机，由计算机根据输入的原始凭证数据自动编制记账凭证。前两种方法比较接近，区别只在一个是输入已经手工写好的记账凭证，一个是边输入边做记账凭证，但都是把所有的记账凭证输入电子计算机。而最后一种方法与前两种有很大的差别，是由计算机来做记账凭证。
　　（３）登记会计账簿电算化。会计电算化后，登记会计账簿一般分两个步骤进行，首先是由计算机根据会计凭证自动登记机内账簿，其次是把机内会计账簿打印输出。《规范》考虑到了电算化的要求，对电算化条件下登记会计账簿提出了规范，改变了过去设计会计制度时主要考虑手工方式操作的做法。
　　（４）成本费用计算电算化。根据账簿记录，对经营过程中发生的采购费用、生产费用、销售费用和管理费用，进行成本费用核算，是会计核算的一项重要任务。在会计软件中，成本计算是由计算机根据机内上述费用，按照会计制度规定的方法自动进行的。许多通用会计软件提供了多种成本计算的方法，供用户选用。
　　（５）编制会计报表电算化。编制会计报表工作，在通用会计软件中都是由计算机自动进行的，一般都有一个可由用户自定义报表的报表生成功能模块，它可以定义报表的格式和数据来源等内容，这样无论报表如何变化也都可以适应。《规范》规定：“会计报表之间、会计报表各项目之间，凡有对应关系的数字，应该相互一致。本期会计报表与上期会计报表之间有关的数字应当相互衔接”。多数会计报表软件都具备按照这一规定自动进行核对的功能。
　　２．会计管理电算化
　　会计管理电算化是在会计核算电算化的基础上，利用会计核算提供的数据和其他有关数据，借助计算机会计管理软件提供的功能和信息，帮助财会人员合理地筹措和运用资金，节约生产成本和经费开支，提高经济效益。会计管理电算化主要有以下几项任务：
　　（１）进行会计预测。根据计算机内存储的会计核算历史数据，并按照现有条件和要求，在会计管理软件的指挥下，补充输入计算机一部分数据，并选定预测方法后，由计算机进行预测和输出预测结果。
　　（２）编制财务计划。财务计划是会计预测的系统化和具体化，可由计算机自动完成，编制计划的方法需要事先在会计管理软件中加以定义。
　　（３）进行会计控制。主要通过预算控制软件和责任会计软件来实现，这两个软件是会计管理软件的两个部分，都需要会计核算软件提供详细的数据。
　　（４）开展会计分析。采用会计管理软件分析和评价计划的完成情况，找出差异和努力的方向。
　　３．会计决策电算化
　　会计决策电算化是会计电算化的最高阶段，在这个阶段，由会计辅助决策支持软件来完成决策工作。该软件根据会计预测的结果，对产品销售和定价、生产、成本、资金和企业经营方向等内容进行决策，并输出决策结果。
　　二、计算机运行环境和会计软件
　　《会计电算化工作规范》提出：“各单位应根据实际情况和财力状况，选择与本单位会计电算化工作相适应的计算机机种、机型和系统软件及有关配套设备”，“配备会计软件是会计电算化的基础工作，选择会计软件的好坏对会计电算化的成败起着关键性的作用”。这是对各单位选择计算机运行环境和会计软件提出的原则性要求。
　　１．计算机运行环境
　　计算机运行环境包括运行会计软件所需要的硬件环境和软件环境。硬件环境包括计算机、外围设备、通讯设备、计算机房等。软件环境指系统软件、工具软件、常用应用软件和会计软件开发工具等。
　　合适的计算机运行环境是会计电算化工作得以顺利进行的物质基础，确定计算机硬件配置结构是最关键的一个问题。计算机硬件设备不同组合方式构成了不同系统结构体系，也决定了不同的计算机工作方式和总体功能。
　　（１）单机结构。单机结构适用于会计核算业务简单的中小企业。在单机结构中，整个系统中只配置一台计算机和相应的外部设备，所使用的计算机一般为微型计算机。所有的数据集中输入输出，同一时刻只能供给一个用户使用，属单用户工作方式。
　　（２）多机松散结构。由于单用户系统不能满足多用户会计信息处理的需要，一些单位可同时配备多台微机，微机间不能发生数据联系，它们形成了松散的多机结构。在这种结构中，数据输入处理和输出是分别在不同计算机上完成的，因此缓解了输入输出瓶颈的问题，提高了系统的可靠性和处理效率。
　　（３）多用户结构。该结构适用于会计业务量大、地理分布较集中、资金雄厚且具有一定系统维护力量的单位。整个系统配置一台计算机主机和多个终端。数据通过各终端输入，即分散输入。各个终端可同时输入数据，主机对数据集中处理。
　　（４）网络结构。网络通讯不仅是世界范围计算机应用的潮流，也是会计电算化的发展趋势。除局域网（ＬＡＮ）将在大多数用户中普及外，广域网（ＷＡＮ）也将成为具有异地财务信息交换需要的单位（如集团型企业）可选择的手段。在网络结构中，主机是一台微机，又称为服务器，终端也是微机，主机和微机进行合理分配，完成输入、处理、输出工作。网络结构包括文件服务器和客户服务器两种方式。
　　２．会计软件的取得方式
　　会计软件的取得方式有三种：
　　（１）选购通用化会计软件。通用化会计软件的优点是见效快、成本低、质量高、维护有保障。缺点是不一定能完全满足管理需要，对会计人员素质要求较高。
　　（２）定点开发软件。该软件的优点是针对性好、适用性强、操作容易。缺点是投资大、周期长、难以保持技术先进、需要有相应的技术改进和技术支持人员。开发方式有自己开发、委托开发和联合开发等。
　　（３）二次开发。二次开发即先购买通用软件，再在其基础上根据本单位需要进行二次开发，以克服通用软件不能完全满足本单位需要的缺点。采用这种方式最大的缺点就是软件的系统性不强。
　　３．选择商品化通用会计软件
　　企事业单位在选择商品化会计软件时应主要从以下几个方面对会计软件进行认真地考查。
　　（１）会计软件所需的计算机硬件和软件环境。商品化会计软件对计算机硬件环境的要求主要是指对计算机硬件配置的要求，包括型号、速度、内存、硬盘、显示器和打印机。
　　商品化会计软件对计算机软件环境的要求主要是指对操作系统（DOS、WINDOWS、Unix、OS/2）的要求、对中文环境（Ucdos、中文之星）的要求、对数据库（FOXBASE、FOXPRO、FOXPROW等）的要求等。
　　（2）会计软件的功能。《会计电算化管理办法》规定：“在我们国境内销售的商品化会计核算软件应当经过评审。”“商品化会计核算软件评审工作由省、自治区、直辖市财政厅（局）或者财政部组织进行。计划单列市财政局经财政部批准，也可以组织商品化会计核算软件的评审。”“商品化会计核算软件必须达到《会计核算软件基本功能规范》的要求。”按照上述规定要求，如果选择了通过评审的商品化会计软件，从满足财政部有关会计制度和《规范》来讲，基本不存在问题。但会计软件是否能覆盖本单位的有关会计核算工作，是否满足本单位的管理要求，是否技术先进等