企业会计制度讲解之一-第19部分
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（４）其他会计核算资料。其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由会计部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。
２．会计档案的装订和保管规定
（１）会计档案的整理立卷。会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。
①分类标准统一。
一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。
②档案形成统一。
案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。
③管理要求统一。
建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。
（２）会计档案的装订。会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。
①会计凭证的装订。
一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。
Ａ．会计凭证装订前的准备工作：
ａ．分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；
ｂ．按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；
ｃ．摘除凭证内的金属物（如订书针、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；
ｄ．整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；
ｅ．记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。
Ｂ．会计凭证装订时的要求：
ａ．用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；
ｂ．凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；
ｃ．装订凭证厚度一般１．５厘米，方可保证装订牢固，美观大方。
会计凭证装订后的注意事项。
ａ．每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；
ｂ．在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
②会计账簿的装订。
各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。基本要求是：
Ａ．账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。
Ｂ．活页账簿装订要求：
ａ．保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。
ｂ．多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。
ｃ．在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章。
Ｃ．账簿装订后的其他要求：
ａ．会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。
ｂ．会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。
ｃ．封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账。
ｄ．会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。
③会计报表的装订。
会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。小企业可按季装订成册。第一，会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订；第二，会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底；第三，按保管期限编制卷号。
（３）会计档案的保管。《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年，期满之后原则上应由财务会计部门编制清册移交本单位的档案部门保管。”根据上述规定，会计档案的保管要求主要有：
①会计档案的移交手续。财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序进行：
Ａ．开列清册，填写交接清单；
Ｂ．在账簿使用日期栏填写移交日期；
Ｃ．交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。
②会计档案的保管要求。
Ａ．会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；
Ｂ．采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞；
Ｃ．会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；
Ｄ．会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；
Ｅ．设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；
Ｆ．会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。
③会计档案的借阅。
Ａ．会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准。
Ｂ．外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续；单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。
Ｃ．借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。
Ｄ．借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。
④会计档案的保管期限。各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。定期保管期限分别为３年、５年、１０年、１５年、２０年和２５年６种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如：１９９６年度终了日为１２月５日，保管期限按１９９７年元月１日开始计算。
为了全面反映会计档案情况，上档部门应设置“会计档案备查表”及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数，做到心中有效、不出差错。
３．会计档案的销毁规定
（１）会计档案保管期满，需要销毁时由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册。
（２）机关、团体、事业单位和非国有企业会计档案要销毁时，报本单位领导批准后销毁；国有企业经企业领导审查，报请上级主管单位批准后销毁。
（３）会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。
（４）销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；各单位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销，各级主管部门销毁会计档案时，应由同级财政部门、审计部门派员参加监销；会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。
二、会计工作交接规范
会计工作交接是会计工作中的一项重要制度，也是会计基础工作的重要内容。办理好会计工作交接，有利于分清移交人员和接管人员的责任，可使会计工作前后衔接，保证会计工作顺利进行，防止账目不清、财务混乱。为此，《规范》第二十五条至第三十五条对会计工作交接问题作出了具体规定。
１．交接前的准备工作
会计人员工作调动或者因故离职，必须将本人所经管的会计工作全部移交接替人员。没有办清交接手续的不得调动或离职。根据《规范》第二十七条规定，会计人员办理移交必须作好以下准备工作：
（１）已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的应当填制完毕。
（２）尚未登记账目应当登记完毕，结出余额，并在最后一笔余额后加盖经办人员印章。
（３）整理应该移交的各项资料，对未了事项和遗留问题要写出书面说明材料。
（４）编制移交清册，列明移交凭证、账簿、会计公章、现金、有价证券、支票筹、发票、文件、其他会计资料和物品等内容；实行会计电算化的单位，从事该项工作的移交人员应在移交清册上列明会计软件及密码、会计软件数据盘、磁带等内容。
（５）会计机构负责人、会计主管人员移交时，应将财务会计工作、重大财务收支问题和会计人员的情况等向接替人员介绍清楚。
２．交接的基本程序
（１）移交点收。移交人员离职前必须将本人经管的会计工作，在规定的期限内，全部向接替人员移交清楚。接替人员应认真按照移交清册逐项点收。具体要求是：
①现金要根据会计账簿记录余额进行当面点交，不得短缺，接替人员发现不一致或“白条顶库”现象时，移交人员在规定期限内负责查清处理。
②有价证券的数量要与会计账簿记录一致，有价证券面额与发行价不一致时，按照会计账簿余额交接。
③会计凭证、账簿、报表和其他会计资料必须完整无缺，不得遗漏。如有短缺，必须查明原因，并在移交清册上注明，由移交人负责。
④银行存款账户余额要与银行对账单核对一致，如有未达账项，应编制银行存款余额调节表调节相符；各种财产物资和债权债务的明细账户余额要与总账有关账户余额核对相符；对重要实物要实地盘点，对余额较大的往来账户要与往来单位、个人核对。
⑤公章、收据、空白支票、发票、科目印章以及其他物品等必须交接清楚。
⑥实行会计电算化的单位，交接双方应在电子计算机上对有关数据进行实际操作，确认有关数字正确无误后，方可交接。
（２）专人监督。《规范》第二十八条规定，会计人员在办理交接手续时，必须有人监交，以起督促、公证作用。对监交的具体要求是：
①一般会计人员办理交接手续，由单位的会计机构负责人、会计主管人员负责监交。
②会计机构负责人、会计主管人员办理交接手续，由单位领导人负责监交。当出现下列情况时，由上级主管部门派人会同监交。
Ａ．所属单位领导人不能监交，需要由上级主管单位派人代表主管单位监交。如因单位撤并而办理交接手续等。
Ｂ．所属单位领导人不能尽快监交，需要由上级主管单位派人督促监交。如由上级主管单位责成所属单位撤换不合格的会计机构负责人、会计主管人员，所属单位领导人以种种借口拖延不办理交接手续时。
Ｃ．不宜由所属单位领导人单独监交，而需要上级主管单位会同监交。如所属单位领导人与办理交接手续的会计�
