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第3部分

一个外企女秘书的日记:做狐狸还是做穿山甲-第3部分


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  “是我表哥。”
  “哦。”
  科长点点头,之后对大家说:
  “你们大家都给我记住,作为秘书,你们永远不能说‘你找我有什么事吗?’这句话!小石,刚才即使是你表哥,你也不能这么跟他说话。”
  “我表哥他非常无聊……”小石想分辩。
  “作为秘书,就不能养成这么说话的习惯!”
  科长打断了小石的话。
  “不管是打电话还是直接上门来,客人找你肯定就是有事。没事他找你做什么?不管是什么事,作为秘书,你都要热情接待。你问客人‘你找我有什么事吗?’表面上是很礼貌,实际上是一种冷淡,而且是从骨子里表现出来的冷漠。你们可能没享受过这种‘待遇’,没有这方面的体会;我是深有体会的!就是在前几天,我到一家公司去,对方的秘书小姐也是这么问我,让我感到非常别扭,觉得自己是个小偷,还没进门,就要接受盘问。其实,她只要稍微换一种口气,问‘你找我是什么事?’我心里就会好受得多!”
  “我想补充一点。”
  孟姐接着科长的话题,不紧不慢地说:“还有一些秘书喜欢问客人'你预约了吗',这种说法跟'你找我有事吗?'一样,容易让客人反感。作为秘书,客人预约没预约,你自己心里应该有数,所以,这么问客人就是失职;客人没有预约不请自来,那是他们没有礼貌,但你不能用'你预约了没有?'这种冷漠的方式回敬他;表面上,你是很客气地问对方预约了没有,实际上是告诉客人,我知道你没有预约,你不请自来,让我讨厌。别人不走斑马线横穿马路,你就有理由开车去撞他?客人既然上门了,作为秘书,你就得无条件地热情接待,不能因为他们没有预约而怠慢他们。”
  “没有预约,怎么接待?”小石认真地问。
  这应该是常识,但孟姐还是很认真地对小石说:
  “首先要弄清来客的姓名、所在的公司或单位,有什么事情。如果客人点名要与某某见面,就应当立即与当事人联系。但是,在联系好之前,不要给客人肯定的答复,因为当事人可能不在,也可能不愿见这位客人。如果是不愿见这位客人,你就要这样答复人家:‘实在对不起,某某不在家……’。这样,你就不至于给客人留下一个缺乏诚意、为人冷漠的印象。”
  “对!”科长说,“秘书最可怕的就是冷漠,而最可贵的则是热情。有热情才有亲和力。如果你们几个要问自己是否已成为一个合格的职业秘书,你们就问问自己,我身上有没有这种亲和力。”
  “科长,什么是亲和力?”玛丽有意将科长的军。
  “亲和力就是与人为善,助人为乐,在保持自己心身愉快的同时,让你周围的人也感到愉快,使他们愿意和喜欢与你一起工作。”
  科长似乎也没好好琢磨过“亲和力”这个词的确切含义。与做理论家相比,秘书更应该是个实干家。
  “亲和力也可以说是一种氛围,在自己帮助别人的同时,自己肯定也会得到别人工作和情谊上的回报。”
  我觉得,亲和力的准确含义是什么并不重要,重要的是秘书身上必须有亲和力。秘书部门是一个企业的神经中枢,上传下达,左迎右送,都是秘书的工作。几乎秘书的每项工作,从收集信息到给领导安排工作日程,都需要各科室和各部门的协助配合。秘书有了热情,就能把繁杂和许多额外的工作当作机遇,就能把那些不管预约没预约、真正是有急事要找领导的人当成朋友;就能真诚地宽容别人的一些不礼貌甚至是鲁莽的行为,这样,人家会自然而然地信赖你,这就是亲和力。

  麻风病人(2)

  确实,秘书在公司里的位置是有些特别。有些秘书一方面由于工作能力强,又善解人意,很受领导的欣赏,所以,她的地位在无形之中上升了;另一方面,由于秘书能经常优先得到公司内部机密,甚至是最高机密,如公司在开常务会议时进去送茶,就可能听到某某要调到什么地方当总经理的消息,一些部门的人也会因此而对你另眼相看,甚至相当羡慕,因此,一些秘书在不知不觉中,也会产生一种优越感。但是,如果一个秘书在工作中,一天到晚总是带着这种优越感,以睥睨一切的目光看待别人,永远摆出一副事不关己的样子,让别人
  总觉得自己是在求她或打扰她,她的工作还能做好吗?特别是在秘书部门内部,如果她脸上总是露出一副戴着假面具一样的表情,即使再有能力,一样会影响团结、破坏大家的情绪。一个成功的秘书,总是三分做事,七分做人。
  前几天,在十三楼一家美国投资银行当秘书的师妹就被老板炒掉了,理由就因为她是个“冷面美人”。客观地讲,她的工作能力相当强,老板交待的事从来不用老板再操心,人更是长得漂亮,可她自视甚高,加上感情上被在美国哈佛留学的男朋友伤害过,所以对待各部门的人和外来的客人总是带着几分警惕和不屑。慢慢地由于不能与各部门配合,老板发现和意识到事情的严重性后,也只好让她另谋高就。
  “当秘书最可怕的是冷漠。一个冷漠的秘书,就像一个麻风病人,你不愿意理人家,人家更不愿理你,而且离你越远越好。这样的人还能做秘书吗?”科长最后说。
  下班的时间到了,大家收拾东西准备回家。
  “玛丽,你知道怎样做一个可爱的女人吗?” 托尼开始跟玛丽瞎侃。“我可以教你秘诀。”
  “我不知道。”玛丽冷冰冰地说,“我也不想知道。”
  “托尼,你说说看。”珍妮挺有兴趣。
  “这个秘诀就是十九八七六五四这几个字。”托尼卖关子。
  “十九八七六五四,怎么理解?”珍妮问。
  “十就是十分热情,九就是九分独立;八就是八分智慧。”
  “为什么不能是十分智慧?”珍妮问。
  “这还不明白,因为太聪明的女人会让人感到害怕;女人最好是在聪明里带一点点傻气。”
  “瞎说。”珍妮接着问:“那么七呢?”
  “七就是七分灵气,六就是六分浪漫。五就是五个工作日,就是说女人必须有工作;如果女人没有工作,不管是做官太太还是被包二奶,都不会可爱。”
  “那么四呢?”
  “四嘛,”不知托尼是真的忘了,还是本来就在瞎编:“四就是有四个爱你的男人。”
  “哇,太幸福了。”珍妮被托尼逗乐了。
  “珍妮,别晕过去了,你还得挤公共汽车回家。”
  玛丽给珍妮头上泼了一桶冷水。


  四月

  伸手不打笑脸人(1)

  四月某日
  一上班,公司驻西安办事处的邵文华的母亲来了。
  她提出要见姜总,由于姜总太忙,所以科长让我负责接待这位快七十岁的老奶奶。
  老奶奶说,自去年七月邵文华派到西安去之后,现在家里谁也管不住她那宝贝孙子了。这孩子不好好学习,成天跟社会上一些不三不四的人混在一起,眼看着明年要考大学了,家里人都非常着急;只有邵文华才能管住这孩子,所以她今天来公司,就是想请公司把邵文华从西安调回北京。
  “这孩子如果明年考不上大学,那他一辈子就毁了。”
  邵奶奶说着,眼泪就出来了。看着她老泪纵横,我心里非常难受,也差点陪着她流泪,不知道如何帮她。就这样,老奶奶反反复复说了一个多小时,我才把她送走。
  送邵奶奶到大门口,回来刚出电梯口,值班的玛丽就指着我对一位客人说:“这位就是孙总的秘书,由她领你去孙总的办公室吧。”
  我脑子里一闪,孙总今上午没约任何客人,这位客人是哪里来的?
  在我纳闷时,客人朝我微微一笑:“给你添麻烦了,不好意思。”
  来客也就二十几岁,很精神,跟一部记不起名字的电视剧里的演员的长相非常相像。脸上虽带着歉意,但笑容很灿烂。于是我带路领着客人到了孙总办公室。
  十二点整,我正准备起身下楼吃饭,孙总来电话让我去他的办公室。我一进门,孙总就劈头盖脸地朝我大发雷霆:
  “于雪,你今天脑子进了多少水?!你居然领着一个卖保险的到我办公室来;他死缠烂磨,浪费了我整整一个上午!”
  仿佛有颗原子弹在我头顶上爆炸。我眼前一阵发黑,眼泪差点就掉下来了。我定了一下神,马上说:
  “孙总,实在对不起,是我的失误。”
  孙总见我这样,似乎也意识到他自己有点失态,便朝我挥挥手:“下次别再做这样的蠢事了。”
  从孙总的办公室出来,我马上跑进洗手间。我的眼泪实在忍不住了,干脆让它流个痛快!这玛丽这家伙真可恨,真恨不得在她脸上狠狠地咬一口,破了她的相,让她一辈子也嫁不出去!这家伙害我害得太惨了……
  我慢慢把脸上的泪擦干,朝楼下走去。如果我当时对孙总说这是玛丽失误造成的,把责任往玛丽身上推,那又会是一种什么结果呢?我边下楼梯边想。
  如果我把玛丽推出去,除了让玛丽也挨顿臭骂以外,对我没有任何意义。也怪我自己粗心,让邵奶奶的眼泪把我弄得晕头晕脑的,不然不会惹孙总发那么大的火。
  吃饭的时候,玛丽又挤了过来,问我,上午那位客人身高有没有一米八,我说不会有那么高,玛丽坚持说绝对不会低于一米七八。
  下午,我又把中午的事情仔细地想了想。孙总朝我发火的时候,我赶紧主动道歉是对的。在当时的情况下,我不赶紧主动道歉,而是说自己太忙,或者找其他什么借口替自己辩护,孙总的火气可能会更大更持久。在当时,孙总实际上根本就不需要什么理由,他要的就是发泄!你越给他解释,他心中的火气就越大;如果你能给自己找一千个借口,他就有一千个理由骂你!明明知道自己有了失误,反而千方百计地给自己找借口,就像在外面饭店吃饭,结账时忘了让老板找你十元钱,你又花二十元来回打出租车,去要这十元钱一样,是非常愚蠢的事。
  俗话说“伸手不打笑脸人。”这的确是一句至理名言。当领导发火时,你赶紧主动道歉,就等于你已经举起了白旗,对方还忍心对准你开枪?就是两军交战,还有优待俘虏的政策,何况是领导对待自己的秘书。总之,先把领导的怒火压下去,把一场可能发生的风暴消弭再说;如果自己真的比窦娥还冤,然后再想办法为自己申冤也不迟。当时不管你怎么解释,领导肯定认为你的“解释”都是在“推卸责任”。
  有些女秘书容易情绪化,一听到批评,特别是错误的批评,当着领导的面,马上就泪如泉涌,号啕大哭。对于领导来说,他可能会动恻隐之心,当时不会再多说什么,但是从内心来讲,他可能会更看不起这种娇气的作风。对于秘书来说,出现这种情况更加可怕。

  伸手不打笑脸人(2)

  其实,道歉并不是一件可怕的事,道歉是一种智慧的表现。由于你只是偶然的失误,领导并不会把你怎样。领导发火,也只是一时之气;领导大都是比较理性的,他们对长期与自己共事的秘书的印象和评价,一般不会只凭这样一两件事就发生改变。所以,也就没有必要担心自己道歉认错后会被打入“冷宫”。
  另一方面,秘书也应能够理解,领导也是人,也有自己的喜怒哀乐,秘书做错事让领导
  受了气,领导发泄是很自然的,所以也没有必要把领导发火的事看得太重,认为自己道歉认错就是对自己自尊心的伤害。总而言之,无论对领导还是对秘书,出现了失误就应尽快成为过去。否则,就会影响正常的工作。
  当然,如果领导朝你发火的时候,你认为责任不在你,不必计较领导的态度,他发完火之后,你只是微微一笑,说句“我知道了”,以表示自己的开朗和大度。那你就大错特错,从此你在领导的心中,将永远是一个没有责任感的秘书。
  道歉不仅是一种智慧,而且是一种品质。做错了事,主动道歉,远比那些千方百计地找理由给自己辩护的人,更能得到谅解,甚至是尊敬。因为对方能从你的道歉中看到你的人品中的正直和坦荡。秘书在日常工作中,总会出现这样或那样的失误,如领导问你问题,你回答驴唇不对马嘴;领导让你找销售合同,你却给他科研报告;日程安排出现“撞车”……所以,一旦发现自己失误,就应赶紧主动道歉,因此,学会主动道歉,对于秘书来说,应当是一种基本技能,就像要会打字,会说英语一样。
  学会主动道歉并不难,只要诚恳就行。
  下班的时候,我把中

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