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第12部分

一个外企女秘书的日记:做狐狸还是做穿山甲-第12部分


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  郁静笑笑之后,只顾低头喝自己的饮料。她似乎不太想跟钟凯争论了。
  郁静身上这种无形的优越感,似乎更让钟凯不能忍受,于是,他继续穷追猛打:
  “WPS Office 2003版还新增了批量转换工具,能实现格式之间的相互转换,并且,可以支持对目录的操作。另外,它还能支持局域网内的自动升级,使用户随时可以与最先进的办公方式保持一致。由于它的数据接口是开放的,还能实现与办公自动化系统的有效整合。如果企业用户和二次开放商需要二次开发的话,WPS Of…fice 2003还提供标准的开发接口,完全符合用户的个性化需求;也可以把它整合到用户的业务流程中,构筑整体解决方案……”
  “这么说,你对自己的公司同样充满信心?”郁静知道钟凯忘不了当初那笔旧账,不想听他再这么借题发挥了,所以以守为攻。
  钟凯恢复了常态,他没有直接回答郁静的问题,而是盯着郁静反问:“郁静,你能借给我一个支点吗?”
  “什么样的支点?做什么用?”不仅郁静有些莫名其妙,我们大家都感到莫名其妙。
  “如果你能借给我一个支点,我将把整个地球撬动!”钟凯又一次举杯,一饮而尽之后,露出了顽皮的微笑。一种阿基米德式的自信!
  “钟凯,你是不是喝多了?”郑玖有些担心地问。
  “钟凯,你怎么变得那么自信了?”坐在爱玛身边的雅瑚也忍不住说话了,“好在你没有去当秘书,不然,哪个老板敢用你?”
  不管钟凯的公司最终能不能与印度人合资,他的公司最终会不会成为Kingsoft第二,但是他这份勇气,他这份自信,让我们有理由相信他会成功!如果他像雅瑚说的那样去当秘书,我相信,他一样有可能成为优秀的秘书!
  男人需要自信,女人也需要自信;老板需要自信,秘书同样需要自信!的确,在许多人眼里,秘书,特别是女秘书,是唯唯是诺、默默无闻、专为人做嫁衣的代名词。老板说一,秘书不能说二;老板说是马,秘书不能说是鹿……但这不是秘书的全部!
  随着时代的发展,企业之间的竞争加剧,企业领导人身上的责任和压力也越来越大。企业领导身上的责任和压力越大,他对秘书的期望值自然也就越来越高。因此,秘书也一样地面临着时代越来越严峻的挑战!面对这种挑战,如果没有自信,秘书会变成什么样子呢?只有充满自信,才能开启主观能动性的闸门;只有充满自信,才能发动聪明才智的马达。有了主观能动性和聪明才智,有什么样的挑战不能战胜?芽可以说,一个优秀的秘书,比一般的人更需要有自信。但是,秘书的自信,大多不是挂在嘴上,而是化作了行动。秘书的自信,从不显在脸上,而是渗进了骨头里。一个优秀的秘书,办事谨慎,但从不胆怯;为人宽厚,但绝不懦弱;处世内敛,但永不自卑……
  “钟凯,别说这些了,说说你自己的公司吧!”班上的另一位“党代表”韦立一直埋头喝闷酒。他在一家上市公司做董秘,事业上算是少年有成,春风得意,但听说他的女朋友利用他当人梯,出国后把他甩了,所以有些消沉。“你招了秘书没有?”

  地球支点(3)

  “还没来得及,正准备找。”
  “我来给你当秘书,行吗?”爱玛开玩笑说。“当年,我的成绩可是比你好多了噢!”
  “哥们儿,你千万不能找女秘书!”韦立马上举着酒杯说:“你想想,当年我们毕业的时候找工作多困难,看了人家多少脸色,没有一个老板要男秘书,所以,你当了老板,一定
  要争口气,不能用女秘书!”
  马上有人指责韦立。
  “哥们儿,你知道当时我每次被那些老板们拒绝后,心里是怎么想的吗?”钟凯将酒杯与韦立碰了一下。
  “你当时是怎么想的?你是不是恨透了我们班所有的女同学,是她们抢走了我们的饭碗?”
  “不是。”钟凯笑着说,“每次被拒绝后,回到宿舍,我不仅没有失望,而是对自己发誓,将来我一定要自己当老板!当了老板后,我也一定要找个女秘书!”
  大伙全乐了。


  十月

  带泥的洋葱(1)

  十月某日
  上午秘书科的事不是很多,孟姐在指导小石整理公司来客登记簿。因为收集信息是秘书的一项重要工作,手头的事不多,我也在一旁跟着学。
  “小石,整理来访客人名单,不能按客人的姓氏笔画排列,而要按他所在公司的笔画顺
  序排列。”
  孟姐让小石将已经排好的客人名单顺序重排。
  “为什么?”
  “是这样的,这些来访的客人,是代表他们所在的公司来我们公司洽谈业务的。他们个人有可能在将来的某一天,会离开他们现在所在的公司;但是,他们的公司则有可能是我们公司永久的客户,所以我们的重点是应该记住他们的公司,因此,在整理来客名录时,应该以客人所在公司的笔画来排列顺序。比方昨天第一个来访的客人是,北京通达科贸公司的副总经理刘允。将来只要一看到刘允的姓名,首先应该想到是北京通达公司。通达是一九九五年注册成立的,注册资金1000万元人民币,主要业务是代理销售我们东岩公司的产品,平均每年的销售额在400万元人民币左右,他们的董事长兼总经理叫李明,是我们姜总在北大荒下乡时的战友……”
  小石轻轻地叹了口气,她没想到来客登记簿上“刘允”这么简单的两个字,在孟姐的头脑里竟包含了这么多信息。她以为只要把刘允的姓名和电话号码往计算机里一存,就算是完成了“信息收集”工作。即使是玛丽和我,在秘书专科学校,也没专门学过这方面的知识。这就是实践经验。
  孟姐不愧是总经理的专职秘书。她这种认真细致的工作作风,真值得我们这些小字辈的秘书学习。我什么时候才能达到孟姐这种水平?
  中午,天空突然乌云密布,暴风雨似乎马上就要来临。
  下午一上班,投资部就送来一份“天津宏星公司情况介绍”的材料,要我赶紧送给孙总,说孙总催着要。
  也许是时间太急,投资部送来的材料中不仅有错别字,还有一些语法上的错误,如“非要……不可”的句子,像口语那样把后面的“不可”两个字漏掉了;于是,我把材料的文字稍为润色了一遍,重新打印送给孙总。
  孙总将材料翻了翻,就皱起眉头说:“小于,这份材料你加工处理过,是吧?”
  “是的,”我不清楚孙总问这话的意思,“我只是对其中的文字润色了一下。”
  “小于,你应该知道我要这份材料的目的。我想了解宏星公司的资产状况,但是更想了解宏星公司目前管理层的状况。他们现在有多少管理人员,管理人员的年龄结构如何,知识结构如何,管理、开发和销售各占什么比例,他们对我们将要进行的控股投资的态度如何……我要的是他们目前实实在在的真实情况,而不是这么几个干巴巴的数字和几条标语口号,你知道吗?”
  孙总的脸越拉越长。
  “小于,我是经理,你是秘书,所以,我希望你做我的眼睛,做我的耳朵,甚至做我的手和脚,但我不希望你做我的大脑!哪些材料有用,哪些材料没用,由我自己的大脑来判断? 把我的大脑留给我,好吗?”
  窗外已是电闪雷鸣。看我手足无措的样子,孙总态度缓和了一些:“是不是投资部把材料给你的时候,就是这个样子?可能主要责任不在你。这样吧,你去把投资部的李部长叫来,我要听取他的口头汇报。”
  投资部的人汇报完毕,我从孙总的办公室回来。孟姐见我闷闷不乐的样子,问我怎么回事,我把事情的经过大致说了一遍。孟姐安慰我说:“小于,当秘书没有不出现差错的,不要紧。问题是,你知道问题出在哪里吗?”
  我没吱声。孙总的批评没错,但我总觉得自己委屈。
  “小于,我给你讲个小故事吧。这是我刚当秘书时,我的美国老板讲给我听的。小石和玛丽,你们有兴趣听吗?”
  她俩马上凑了过来。
  “事情是这样的。一天,我的美国老板坐车路过一个小菜市场,看见路边小蔬菜店门口摆着一堆新鲜的洋葱。洋葱的皮晒得红红的,上边还沾着泥巴。老板的父亲是个农场主,老板小时候跟父亲种过洋葱。他来中国这么久了,第一次看到那么新鲜的洋葱,所以感到很亲切。回到办公室以后,他让秘书派人去给他买几个洋葱回来。可是,当秘书把洋葱放到他办公桌上的时候,那几个洋葱只剩中间的那一点小芯了。为什么?原来当总务科的办事员将洋葱买回来之后,马上放在水龙头下把洋葱上面的泥巴洗掉了;交给总务科长后,科长又把洋葱外面的几层粗皮给剥掉了;科长把洋葱交给秘书后,秘书又把洋葱上的红皮剥掉了。洋葱虽然还是那几个洋葱,但早已不是老板当初想要的那种洋葱了。所以,老板当时就把秘书狠狠地训斥了一顿。”

  带泥的洋葱(2)

  我明白了孟姐这个故事的真正含义。
  “老板为什么要训秘书?就是因为秘书在不了解老板的真实意图的情况下,自作主张,自行其是,把老板真正想要的东西给弄丢了。所以,作为一项重要的日常性工作,我们秘书在为领导收集信息材料之前,一定要弄清领导的真正意图。在了解领导的真正意图的基础上,再对我们收集的材料进行鉴别、筛选和整理分析。如果暂时还不了解,就宁肯让材料粗一点
  ;如果过于加工,就有可能把材料中最有价值的部分给弄丢,使领导很难利用这些信息作出决策。秘书为领导收集信息,一定要注意这么几条原则:第一,是不要生吞活剥。不管你收集到什么样的信息,一定要先在自己脑子里打几个问号,这事怎么发生的,为什么是这样。第二,是不要自我发挥。有时收集到的信息不是那么完整,秘书为了完整,便发挥自己的想像力,使材料变得‘完整’。其实,领导往往自己能根据这些零碎的信息,基本把握事情的大概,而你的想当然,则有可能误导领导。第三是保持不偏不倚,不要先入为主。”
  “可这老板为什么不把买洋葱的真正目的告诉秘书呢?”小石还是对孟姐说的故事感兴趣,“不就是一句话的事吗?”
  “你的意思是,老板事事都要向秘书请示和汇报?芽”玛丽似乎非常喜欢跟小石抬杠。
  “领导与秘书之间,的确应该经常进行交流。”孟姐说,“但每个领导都有自己的思维方式和工作习惯,做秘书的不能强求,只能是要求自己尽可能地去适应领导。所以,做好秘书工作的关键是多用心。比方,用心观察领导平时比较关注哪些问题;用心思考领导关心这些问题真正目的。如果真正用心,秘书工作并不难做。比方天津农星公司这个问题,公司常务会已经讨论过两次了。如果条件合适,我们公司就投资控股。孙总的意图实际是很明显的。”
  我感到自己的脸在发烧。

  SG的含义(1)

  十月某日
  今天一整天,天空中的乌云压得特别低,低得似乎让人们都不敢大声喘气;风,使劲地刮,把树枝吹得呜呜直叫,看着让人想替它们大哭一场。真是山雨欲来风满楼。
  一上班,秘书科就有一种大祸临头的感觉。果不其然,十点来钟,科长被姜总叫了过去
  。不到一刻钟,科长回来了,脸青得发紫。一坐下,科长就掏出烟,一根接一根的抽。门上贴着“无烟办公室”的标牌,大家不仅不敢提醒他,而且大气也不敢出。谁都知道,科长是习惯性地在借烟“烧”愁,发泄心中的郁闷。
  昨天,一家有相当影响的行业大报,在头版的右下角刊登了一份三百多字的读者来信。信中说,他们是我们东岩公司的用户,我们公司在售后服务过程中店大欺客,等等。今天一上班,在日本的董事长马上来电话问姜总是怎么回事,所以姜总把科长叫去训了一通。
  这事的经过我清楚:上个星期,这家报社的一个记者拿着这封读者来信到公司来核实情况,当时公司领导很重视,由孙总亲自接待,我也参加了。孙总当时表示,我们将无条件地帮助用户解决使用过程中的问题,尽管用户提的一些条件有些过分。没过几天,报社又来人,说用户对我们的售后服务仍不满意,这次是我陪科长接待的。科长觉得报社的人似乎是在借题发挥,便直截了当地问对方打算怎么处理,需要我们做些什么配合。来人说他们会尽量做好用户的工作

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