追随智慧-第5部分

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过，李开复很少使用这个房间。他习惯于在他办公室的一角开会或接待客人，那里有一张小圆桌和4把靠背椅。这表明他召集下属开会在一般情况下不会超过4人。按照他的想法，参加会议的人越多，效率就越低，所以他从不把一大堆人召到他的会议室里来。
他每天总是在陈蕾之前来到办公室，这一天尽管天气肃杀，仍然如此。像往常一样，他走进办公室的第一件事，就是阅读电子邮件，然后一一回复。这样的邮件他有时候一天会接到上百件，最少的时候也会有几十件。
现在，李开复决定在回答其他人的邮件之前，先给陈蕾发出一个邮件。他希望研究院的每一个新会议室都拥有自己的名字，还希望研究院里所有人都来参与这件事。
在他看来，这是一个让他的研究人员展示想像力的机会。
在太平洋上跑个来回，比走到隔壁房间还快说起来挺奇怪，李开复和陈蕾的办公桌仅仅隔着一道玻璃窗，但他如果有什么事情要陈蕾去做，既不肯推门出来走到陈蕾桌边吩咐“请你……”也没有拿起电话高声呼唤“请来一下”的习惯，而总是用电子邮件互通往来。在微软工作的中国员工，全都用手指在键盘上表述自己的想法，尽管他们都可以写一手熟练的汉字，但他们相互之间的邮件往来，却更习惯于用英文，因为英文录入要比中文录入更加快捷。他们把这种习惯叫做“电子邮件文化”，说是好处无穷，许多人最初对这样的说法不以为然，但要不了多久，他们就会发现，它的确是微软文化中的精髓。
比尔．盖茨曾说，电子邮件是“弹指间的信息”。其实还有更重要的东西：弹指间的管理。80年代初，比尔．盖茨在微软安装了第一个电子邮件系统，它很快成为公司内部通信和管理的主要方法：替代书面的备忘录和电话口信，讨论技术问题以及在旅途中的汇报。那时候公司只有12个雇员，但电子邮件的魅力已经显示出来。比尔．盖茨后来回忆说：“这为提高我们这个小公司的效率立下了汗马功劳。”现在，微软公司在全球已经拥有3万多名雇员，电子邮件看来比20年前更加重要，因为这种东西在越是庞大的机构中，就越能显示其无与伦比的效率。
我们当然不能说没有电子邮件就没有微软，但微软在崛起过程中对于电子邮件的须臾不离，则有事实的根据。比尔．盖茨承认他每天要花几个小时来阅读电子邮件，并做出答覆，这些邮件来自全球的雇员、客户和合作者。公司中每一个人都可以把电子邮件直接传送给他，越过所有中间层次的阻隔。他是惟一读它的人，因此谁都不必担心礼仪问题。他似乎相信人们口头上都具有“报喜不报忧”的倾向，而在一种不必见面的交流方式中更有可能流露真情。“坏消息几乎总是从电子邮件中传来。”
他说。所以，他每天晚上睡觉之前，必定要把自己的便携式电脑和公司系统连接起来，与公司雇员交换新的信息和想法。即使是在旅行当中，在远离总部上万公里的几个时区之外的地方，也要检查一下他在公司中的电子邮箱。他说这样“才能让我放心”。那些接到他的信息的人，甚至没有意识到他根本不在雷德蒙总部8号楼他的办公室中。
无论是政府机构还是公司内部，传统的行政方式以文牍与会议为基础，及至机构内部叠床架屋，云山万重，外部也因现代社会的演变日趋复杂多变，仍以传统手段应对，就只有增加文件与会议一途，也即我们通常所谓“文山会海”。倘若管理人员虚与委蛇，以一套一成不变的空话、套话和大话应对万变之情势，那么此种行政方式的结果，就只能是在浪费大量的时间、资源和金钱的同时，滋生不论效率也不负责任的官僚之风。但是，现代社会的演变似乎不仅在产生新的技术，也在产生着新的管理方式。
电子邮件的出现，似乎天生就是对着“文山会海”
来的。微软对它情有独锺，但情有独锺的却不仅仅是微软。事实上，在西方几乎所有的大公司中，电子邮件都是一种最主要的管理方式，而见于纸张的文字和我们通常所理解的那种一人长篇大论余者洗耳恭听的会议，一律极为少见。那些精于计算的老板们心里明镜一般：在电脑屏幕上发布一个指示、安排一次约会或开个10分钟的会议，比起开车赶往某处、到处寻找泊车的地方、然后在会客室里坐等、握手、寒暄、说“开场白”和“再见”，然后再开车回家或者回到办公室，既简单又省钱。
“如果没有电子邮件，不能想像我们每天怎么工作。”陈蕾这样说。此话并非夸张。电子邮件的确是李开复最重要的管理手段之一。他对这件事情极为认真，无论是对远在太平洋彼岸微软总部的上级，还是近在咫尺的下属，他都会通过这种方式来沟通。事实上，研究院中很多人的电子邮箱，本来就是开设在雷德蒙的微软总部，李开复和他们之间的信息传递，须经过北京－－上海－－东京，一路到达美国，又由同一线路以相反方向传回。这样，希格玛大厦第五层里，这些“低头不见抬头见”的人们之间传递信息的距离，比他们同比尔．盖茨之间的距离还要长一倍。不过，由于电波运动速度每秒可达30万公里－－大约绕地球7圈半，所以天涯犹在咫尺之间。对于李开复来说，给一道玻璃之隔的陈蕾发出一个电子邮件，同给太平洋彼岸的比尔．盖茨发出一个电子邮件，并无距离的差别。
一个电子邮件在太平洋上跑一个来回，比李开复起身走出办公室步行几米来到陈蕾桌前还要快。
从一个领导者的角度来衡量，李开复也许是整个中国最少接听电话又最多写信的人。很难说电子邮件在现代管理中将会完全取代电话，但在李开复的办公室里，我们的确看到了类似的情形。他几乎整天没有一个电话，但却每天都要接收数十个乃至上百个电子邮件，并且做出大致同样数量的回复。这同我们周围发生的情形似乎相悖。伴随着我们国家现代化的进程，人们正在减少通信的数量，与此同时我们还看到电话的剧增。一般人必定认为，打一个电话要比写一封信更加快捷方便，也更易表达情感，即使情人之间也是如此，所以现代生活的特色之一就是用一大堆电话账单来代替情书。
实则电子邮件的情形完全不同。
电子邮件书写的要旨在于开门见山。人们在接听一个电话或者参加一个面对面的会议时，大都具有将一句话就可以说清楚的问题说上10句的倾向，听者则必须在漫无边际的谈话中费尽力气寻找问题的焦点。李开复的电子邮件也许长达数百言，也许只有一个单词，全都直奔主题，甚至要将10句话的内容以一句话说清。有时候只传送给研究院的某一个人，有时候是传送给某几个人或者全体员工，都只在弹指间完成。
如果我们把电子邮件和电话拿来对照，有意思的情形还有很多，比如当电话铃声响起的时候，你必须停下手里的工作去摘取听筒，否则便不能了解对方的信息也无法表达自己的意见。但当你终于下定决心拿起听筒的时候，却有可能沮丧地发现这个电话你根本就不想接，或者是对方拨错了号码。如果李开复让自己陷于这样的情形，那么他每天要接听50到100个电话，可以想像他的样子已经不像院长而更像一个接线生（最现成的办法是让秘书接电话，那不过是把自己不愿做的“接线生”
让人家做）。但是，现在李开复办公桌上不断响起电子邮件的铃声时，他却仍旧可以继续手中的工作，那些电子邮件全部储存在他的专有信箱当中，不会丢失，直到他认为适当的时候才来处理。他也会接到一些没有意义的邮件或者根本就是对方“拨错了号码”，那么他就可以不用理睬。当然也会遇到一些无理取闹之人－－因为微软所有人的电子邮件地址都是公开的，而且你越是有名望，这种可能就越大。比如）比尔．*盖茨就曾经提到，他在接到一位女性的无聊邮件之后，弃置一旁，但那女性再次致函说：“如果截至明天你还不答覆，我就要公布你跟那位袒胸露乳的女招待的事情。”电子邮件的精髓，乃是以数字化的管理手段取代人的主观随意性，但问题又不仅如此。对于个人来说，它在无形中督促每一个人精确地表达思想，反应快捷，直截了当而不含糊其辞，主动地安排自己而不是被动地应付别人，可以在一派歌舞升平当中无所顾忌地说些不中听的话，做了错事而又没有勇气当面表白的时候，也能以这种不必见面的方式向人家致歉。比如有一次，一个员工在泊车的时候，不小心将比尔．盖茨的“凌志400”
撞坏。在连续几个小时的郁郁寡欢之后，他终于给比尔．盖茨本人发出电子邮件表示道歉。比尔．盖茨立即回电说，这是小事一桩，不必介意。此时这位员工必定感谢电子邮件，因为如果没有这个东西，他就根本没有机会消除心中的不安。诸如此类的情节让很多人坚信，电子邮件缩短了人与人之间的距离。一个美国记者，弗雷德．默迪，在撰写的《电脑的旋律》一书中甚至认为，“这种交流方式也是非常亲密的，能与之相比的只有传统而古老的基督教忏悔室。”对于一个组织来说，电子邮件所包含的意义就更值得回味。当人们无论高低贵贱都可以直接往来并表达自己的意见时，传统机构中通常具有的那种等级差别就变得模糊，不再需要设立那么多的管理部门以及管理层次，那些担负承上启下之责的一级又一级中间管理人员，现在也不再像过去那样重要。比尔．盖茨曾经说：“由于电子邮件，在我和公司的任何成员之间都不存在着等级差异。”这话也许言过其实，但他的所谓“电子邮件是一种有力手段”的话，的确没有错。事实是，他和公司最下层员工之间，仍然有着5个或6个管理层次，但他的确每天都能听到来自下层的声音。
这样看来，电子邮件是等级式管理制度的天然掘墓者。它需要的是一种扁平式的管理体系，而非一个层层叠叠的“金字塔”。这中间包含的意义当然不仅止于技术，还有文化。换句话说，在一个等级森严并且牢不可破的机构中，即使拥有一大堆最新型的电脑并且全都可以在网络上驰骋，仍然不能设想电子邮件能够发挥其作用。
对于那些热衷于等级制度的人来说，仅仅是不能面对面地向下属发号施令、颐指气使，就失去了为官的一大乐趣。至于那些横断中间，名曰承上启下实则阻滞上下沟通的中间环节，倘若一个没有层次、没有瓶颈、没有过渡的状态能够形成，那就不仅夺去了他们的乐趣，而且还夺去了他们的种种看得见和看不见的利益。
点子最值钱，架子最不值钱李开复的下属都说他是一个好的管理者，但几乎没有人把他看作一个“官”。行政助理陈蕾从来不用帮助他起草什么文件，如果他觉得有必要向下属发出指示，就自己动手。现在，当他想到要为新会议室命名的时候，就是这样做的，其“指示”与我们通常看到的那些官样文章完全不同。
一连串英文字母从他的指尖弹到电脑屏幕上，其速度比口述还要快。也许是因为具有华人血统，他脑子里最先出现的念头全是中国式的。他建议使用“中国最着名的发明家的名字”或者“中国最著名的发明”。有一个瞬间，他想到了中国人发明的火药。于是写道：“我建议用‘火药'命名其中之一。这样，当你走进这会议室的时候，必会激发所有的力量，为你的思想而战。”想到他和他的同事的智慧将会以火药的力量爆发出来，李开复不免有些兴奋，于是又在这句话的后面留下一个符号：“∶…））”。我们把这符号竖过来，就可以辨出，这是一对小眼睛、一个小鼻子和两张哈哈大笑的嘴巴，所以它是在显示书写者的快乐。
几秒钟后，陈蕾接到李开复的“指示”，随即在键盘上敲打出一行英文：亲爱的同仁们，我们的会议室还没有适当的名称呢，有时候这会引起混乱。所以我们现在征集会议室名称。
截稿时间：明天下午6点！
研究院全体员工的电子邮件地址都在陈蕾的电脑里面，所以，她只要点击屏幕上一个表明“研究院．北京．中国．所有人”的按钮，就把李开复的“建议”连同她自己的邮件在同一时刻传给了研究院的所有人，甚至连李开复的“哈哈大笑”也没有遗漏。
“火药”的念头在众人感情上立刻产生了共鸣。这批供职于外国公司的中国青年，难免会在心里生出一种五味杂陈的感受：我们的祖先发明了这个足以改变世界面貌的东西，但却只会把它做成鞭炮用于庆典或者祭奠。
外国人把火药引进他们的国家－－就像我们现在说的“引进