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第8部分

哈佛经典职业经理人培训 全套教-第8部分

小说: 哈佛经典职业经理人培训 全套教 字数: 每页4000字

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□ 争取同志:自我管理的团体

   哈利先生告诉我们,〃新时代〃的思潮有个主要特征,那就是加入一个团体。朋友、盟友、和你联系的人都在同一个团体中,努力追寻自我管理的目标,那么这些人都成了同志。在你自我发展、自我管理的过程中,若要和别人合作无间,最好是加入一个团体,而且这个团体中的人都献身于同样的目标。这样的团体并没有什么固定的模式,不过我们从最近的研究结果中看出来,这些团体通常有六到十个人,在相当长的一段时间内定期聚会从半年到一年不等(间隔时间可能是一星期、十四天、或一个月),聚会的时间可能是半个月,也可能是一个月。有时候,这样的团体会不断成长,不再受到原先计划的限制,大家愿意继续共同工作下去。
   有时候,自我发展的团体能受到训练指导人的协助,如果小组中的成员能接触到和训练有关的主意和资料,这个方法就很有助益。不过,最主要的必要条件,还是要全力投入自己的自我管理计划,要愿意共同努力,互助合作,和别人一同学习,可以说是人人为我,我为人人。这样的团体就像绿洲一样,可以在那儿休养生息,或者就像个能协助发展的压力锅一样,或者在不同的时候,会有不同的功用。若是发展到极致,就能发展出强烈的同志爱和目标感。
   下面要谈的,是设立并且管理一个团体所需的指导原则和大纲,一个团体的生命有哪些主要的层面?

   1。建立团体,吸引人员

   同一个组织中的人、专业系统中的人,或者是任何有共同兴趣的团体,都可以组成发展自我的团体。跟其他有共同兴趣的人联系,有三种方法:
   (1)个人写信邀请下面是个很好的范例:
   〃大家都知道,我正在设法改进我的管理技术,同时希望得到公司中其他人的协助。我想邀请你参加一个讨论会,地点是在我的办公室,时间是1月22日上午10点钟,最好能成立一个'自我发展的团体'。你参加这个会议,不必负担什么义务,每个人在会议结束时都以自由选择:'我想要加入。'或者:'谢谢,这次我不想加入。'我们的小团体最好有六七个人,每隔三个星期就聚会一次,每次聚会的时间是几个小时,分享主意,交换意见,学习新技术,解决我们面临的问题,我觉得这是很有助益的。
   如果你能参加的话,请通知我一声。〃
   (2)公告你也可以在公布栏上贴上通知,请大家和你联络,或者参加你的讨论会议。最好是举行一次公开的会议作为开端,参加的人也不必担心要负什么义务。这样,每个人都有机会发问,然后自己决定要不要参加。
   (3)邀请第三者参加如果你认得三四个人,也许会喜欢这样的经验,不妨亲自跟这些人接洽,并且要这些人另外再邀请一个人,一同去参加首次会议。
   最基本的一点就是,大家都能自由选择,是不是要加入这个团体。如果想要发挥效用,就必须自愿投入,这是非常重要的。不管怎样,我们的目的是自我管理!有时候,〃邀请〃会造成压力,所以要小心。

   2。开始进行首次会议

   你已经公开讨论过,并且已经有六到十个人愿意加入,然后接着要做的就是在第一次会议中打破僵局,大家要建立起信赖的关系,然后才能进展下去。
   建立信赖的关系,有一种很有效的方法,那就是请团队中的成员说出有关自己的事情来给其他人听譬如说:生活中的种种问题、个人兴趣或个人关切的事情等等。分享信息要怎样开始呢?下面要谈的就是其中的三个方法:
   (1)互相介绍团体中的人,每两个人组成一个小组,彼此自我介绍,并且询问对方,喜欢问什么问题都可以,譬如说工作、家庭、嗜好、信仰、加入这个团队的原因等等。过了二十分钟之后,团队中的成员又再度聚在一起,并且向大家介绍自己的伙伴,不妨这样说:〃我刚刚和杰克交谈过……〃
   每个人都经过这种方式的介绍以后,整个团体就讨论异同之处了。
   (2)简短的描述第一步:每个人都在一张纸上写下有关自己的十件重要事情。
   第二步:团体中的成员轮流走到黑板前,在黑板上写下纸上的各个项目。可以不必加以评论,也可以再多加解释一番,对于自己的种种再说得详细一点,只要大家都不反对,其他人也可以发问。
   然后就可以开始讨论,每个人对自己的描述有些什么不一样的地方,那些人是褒扬自己,那些人是贬抑自己,诸如此类的,从这些简短的描述中呈现出来的,是怎样的人呢?
   另外还有一种变通的方式,第一步就是请每个人写下两张清单:〃十件关于我自已的事,我觉得很容易就能告诉别人的。〃以及〃十件关于我自己的事,我觉得要告诉别人很难。〃接下来的几分钟内,大家都思索一下自己列出的清单。然后第二步就是从这二十个项目中,选出十项未写在黑板上,这些人若是想完全写出第一张清单上的项目,当然也可以,不过我们大部分人都不会这样做,所以这种变通的方式会激励我们冒一点险。
   再进一步的话,还可以再加上一种模式:〃我认为其他人对我的看法是这样的……〃
   写封信给团体中的人第一步:每一个人都写封自我介绍的信,给团体中其他的人看。信的格式不受限制,可以用第一人称介绍自己〃我的名字是〃诸如此类的。另外,也可以用第三人称,好像在描述别人一样:〃我写这封信是要介绍他/她是这样的人……〃诸如此类的。这就像是替别人写推荐信一样,所以不妨从这个观点来看。
   第二步:信写好了以后,每个人都依次拿着信向团队宣读。另外一种方式,则是由一个人收齐所有的信,然后一一向大家宣读,但是不要念出写信者的名字。团体中的成员必须猜测写信的人是谁。第三种方式则是把信件折好,放进帽子里,然后请每个人拿出一封信来宣读,要不要念出写信的名字都可以。 这个练习是很有趣的,而且经过这样的练习以后,我们就可以讨论,对于自己的看法,以及怎样向其他人介绍自己。而且,因为我们能借着这个练习,以旁观者的态度客观地观察自己,所以这个练习是很有用的。观察自己的所作所为,是自我管理的重要层面之一。

   3。选择一个焦点

   第一次会议中,互相认识并且知道团体中所有成员的一些事情,就已经相当够了。不过我们也都知道,经理是最实事求事的了,所以不久之后我们就得决定,该怎样继续进行下去。你有许多策略可供选择的,这就要依团体成员的需要而定了。自我管理的团体通常会集中全力于下面一个或数个目标:
   处理团体成员的工作问题。
   注意团体中〃现在、当场〃的问题沟通、决定过程等等。
   结构完善的练习,其他成员或许会带来一些活动和练习。
   人个生活中关切的问题,对于生活中种种问题要以整体的观点来看。
   〃我的管理方法〃,碰到特殊状况时,要怎样管理?
   为了要选择焦点,必须了解团体成员的需要和兴趣。

   4。决定事项

   要决定从那里开始,以及下一步要做什么,通常是很困难的。要是能达成共识的话,那就再好不过了。但是有些人常常不在乎下一步会发生些什么,还有些人则会走向不同的方向。要花一些时间,才能解决这些问题,但是有些人会变得不耐烦,而且有挫折感。所以必须设法:
   (1)确定每个人都说出想要些什么。
   (2)在黑板上写下所有可能的选择,这样可以帮助每个人自行选择,并且能够集体决定。
   (3)不要以为沉默就是代表同意,往往并不是这样。
   (4)检查一下某段时期结束时的决定,我们对于决定的感觉怎样。
   最后要了解,好的团体能满足所有成员的需要。我们现在做的是,要记得待会儿做。

   5。保持动力与投入的热诚

   固体中的动力有时强有时弱,就好像人生中有高潮有低潮一样,不要期望所有的时候都生气蓬勃,有时候,安静与沉思也一样必要,一样有价值。
   不过,如果你觉得投入的热诚和动力都降低了,可不要拖下去,把这个问题向大家提出来,就说你觉得〃无聊〃,觉得很〃低沉〃,并且问其他人感觉怎样。如果其他人的感觉跟你一样,不妨换一项不同的活动,改变一下态度或方法。

   6。有助益的活动

   帮助人家说起来很容易,其实却未必如此。有许多一心想帮忙的人,不但没能帮得上忙,反而把问题弄得更严重。下面要讲的,是对大多数团体都有助益的事。
   (1)尊重别人的领域,让别人能防卫自己,就好像你能防卫你自己一样。但是同时也不要害怕鼓励一下别人,如果你觉得那些人想要谋求进步,想要再多说一点,就鼓励那些人这样做。
   (2)团体中的成员想要说多久,就让他们说多久。要决定什么时候继续下 ,什么时候把焦点集中在某个人身上。对于人家说话,不要只看到表面上的意义:〃我想现在该轮到别人发言了。〃这句话的内在含义也许是:〃我觉得有困难,能不能帮我一下。〃
   一般的讨论会中都有个主题,大家纷纷就这个主题表示意见,但是现在在团体中,我们是以人为主,这个人是不是已经把想要说的话都说完了?这个人有没有足够的发言时间?是不是想要再多说一些话呢?
   (3)一般人的发展,需要支持也需要挑战;沐浴在温暖的支持中,是很愉快的事,但是这会叫我们养成依赖的习惯。别人对我们思想和行动的方式挑战,能激励我们,但是也会令我们疲惫,我们能够应付的挑战是有限的。是不是每个人都得到了支持和挑战?
   (4)沉默是金。学着和沉默相处,不要急于打破沉默。有些问题光说话是解决不了的,但是却可以借着沉默来解决。
   (5)协助他人决定怎样处理问题或状况,通常是很困难的。我们能做的事情中,倾听也许是最有用的了。倾听了之后,就要想办法叫人在下次聚会之前,全力投入于一项行动(在漫长遥远的旅途中,踏出小小的第一步,是最能振奋人心、弥补创伤的了)。先请遇到问题的人说出下一步要做的事,然后再继续进行下一个主题,或请下一个人发言。到了下一次聚会时,再回顾一下,看看发生了什么事。在自我发展的团体中互相沟通时,要注意三项基本的〃人权〃:
   ①说话的权利;
   ②叫人家倾听的权利;
   ③保持沉默的权利。
   至少,每个人应该觉得能自由自在地说话,并且在团体中有充分的发言时间。第二,每个人应该有权利期望别人诚挚地倾听与发问,这样才能充分表达心中想要说的话。这一点是非常重要的,因为我们常常没有适当的字眼来表达自己想要说的话,因为我们有时候觉得要公开讨论某些事情不太容易。第三,每个人都有保持沉默的权利,但是一定要查出沉默代表的意义,沉默并不一定代表同意或觉得自在。

   7。检查进展情形

   倘若你担心进展的动力、投入的热诚,以及这团体是不是能满足成员的需要,那么现在就是检讨进展情形的好时机了。事实上,定期检讨进步情形是个很好的方法,大概每隔两、三次聚会就检讨一次。检讨趋向之外,如果有必要就采到更正措施。
   检讨进步情形有很多方法,最简单的方法就是把聚会的最后几分钟拿来和各个成员对话,请每个人说出自己的观点和评价。另外一个方法就是〃脑力激荡〃,合力列出一张清单,看看有那些事能协助团体,有那些事会妨碍团体。请个人作记录,然后尽量说出你能想到的事,越多越好。个别讨论这些事项,然后决定要采取什么行动。特别注意会造成妨碍的事,但是也要增加〃协助〃的力量。
   你也可以做个简单的问卷调查表,来测试各个成员的感觉,下面是个例子:
   (1)你从这些团体聚会中能得到些什么?
   (2)你能给其他成员什么?
   (3)团体中互相信任的程度是高还是低?
   (4)是不是每个人都参加了?并且都有公平的发言时间?
   (5)这个团体有没有清晰的目标?
   (6)依次审察一下各个成员,你希望他们继续做些什么?停止做什么?开始做什么?
   (7)你希望有怎样的改变或不同的做法?
   大家把问卷

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