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第307部分

哈佛经典职业经理人培训 全套教-第307部分

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  (4)主席应该适时解散已完成任务的委员会或工作小组,以免它们无中生有地找理由开会。 



哈佛管理技能培训教程 (第十一单元第三章)


作者:哈佛商学院 来源:哈佛商学院 
(2006…02…14 18:25:50)

  哈佛管理技能培训教程:第十一单元 哈佛经理手册 第三章 哈佛经理会议准备
   第三章 哈佛经理会议准备 
  会务准备 
  主席应如何控制会议以增进其实效?谈到控制,管理学界有这么一句脍灸人口的名言,可供作参考:最好的控制便是避免丧失控制!为了避免对召开的会议丧失控制,主席应在开会之前做妥准备工作。就一般性的会议而言,开会之前的准备工作至少包括下列八项: 
  (1)会议目标的设定; 
  (2)与会者的选择; 
  (3)会议时间的选择; 
  (4)会议地点的选择; 
  (5)会议场地的布置; 
  (6)议程的指定; 
  (7)会议通知的派发; 
  (8)开会前的最后审查。 
  会议目标的设定 
  决定召开会议之后的第一项最重要的准备工作,便是设定会议目标。良好的会议目标应符合四项要求: 
  1。会议目标必须用书面列明 
  许多会议主持人在规划会议的时候,都以为没有必要将目标写出来。他们常说他们已将目标记在脑中,而且只要他们时常想起它们,则是否诉诸文字,将不会产生任何实质上的差别。其实,这是一种似是而非的论断。用书面方式写下会议目标,可以产生三种好处:第一、有助于目标内涵澄清;第二、书面目标较不容易被遗忘;第三、当目标种类繁多时,以书面写下比较容易调和它们之间的潜在矛盾。 
  2。会议目标必须切合实际 
  所谓切合实际,即指具有实现的可能。但是“会议目标必须切合实际”这句话,并不意味会议目标应该是容易实现的。事实上,一种不是轻易能够实现的目标,对目标的追求者才具有真正的挑战性。这即是说,会议目标不但应具有相当的挑战性,而且也应该有被实现的可能。 
  3。会议目标必须具体而且可以衡量 
  含糊笼统的目标极难充作行动的指南。例如某单位主管因为感到该单位产品不良率过高,而决定开会研讨降低产品不良率方案。倘若他将会议目标认为“探讨如何降低产品的不良率”,则该目标肯定难以充作与会者提供意见的指南,因为他没有具体地指出产品的不良率应降低多少,以及应在多长的时间内达到这个结果。但若他将会议目标改订为“探讨如何在十月底之前令产品不良率由目前的5%降低至3%”,则上述缺点将不复存在。 
  4。会议目标所表明的必须是“应实现什么”,而非“应做什么” 
  “应做什么”是以主席为本位,而“应实现什么”则是以成果为本位。以主席为本位的目标,远不如以成果为本位的目标那样具有实效。例如当会议目标被订为“向员工宣传新的告假程序”时,主席可能只会照本宣科一番而草草了事,但若会议目标被订为“令员工了解新的告假程序”,则主席将不能不关心员工对新的告假程序,是否已真正了解。 
   
  与会人员的选择 
  会议目标设定之后,紧接着便决定与会的人选。主席原则上只应考虑邀请下列两类人士与会: 
  1。对实现会议目标有潜在贡献的人 
  会议既然是以目标的实现为导向,因此主席在决定与会者人选之际所应优先考虑的,便是邀请对实现会议目标有潜在贡献的人参与。但这并不意味这些人非出席会议不可,因为主席有时可以在会议之前约见他们,并征求他们的意见。这样做,将可免除他们出席会议。 
  2。能够因参与会议而获得好处的人 
  让这些人参与会议,固然有助于会议功能的发挥,但主席也可故意不邀请他们参与,而只在会议之后,将开会的结果通知他们。 
  主席对于难以分辩是否应该邀请的人士,最好能采取“宁可邀请,而不排斥”的原则,邀请他们参加,以免遗漏。 
  需要特别留意的是,与会者人数不宜太多。理由有三: 
  (1)会议的成本非常昂贵,因此没有必要出席或列席的人士,尽量不要让他们参加。 
  (2)在定好的会议时间内,与会者人数一多,则每一位与会者的平均参与机会将随之减少。 
  (3)与会者人数一多,沟通将趋于困难。例如当与会者只有3个人的时候,沟通渠道只有6个;与会者增至4个人,沟通渠道增至12个;与会者增至8个人,沟通渠道增至56个;其余依此类推。沟通渠道越多,与会者对信息的掌握能力将越低。 
  一般管理者所公认的较理想的与会人数,是5~7人。因为在这样的人数下,不但沟通不致发生困难,而且与会者普遍拥有较多的参与机会。倘若与会人数甚多,譬如多至20人以上,主席可以视实际需要而采取分组讨论方式,处理各种议案。 
  一名员工每次参加企业会议,都会使公司受到某些方面的损失。因此,实用经济学要求每份邀请都必须有建设性作用。假如一个人并非必须参加会议,他的时间就能在其它方面为公司多作贡献。而且,没有兴趣的出席者会造成妨碍。 
  要把每一位参加会议的人都看作资源。资源的利用应按照需要,而不是多多益善。一间拥挤不堪的房间可能使参加会议者泄气、不能实现自己的目的。 
  为了从每个资源得到最大好处,管理部门既不能把与会者的责任和技能认为是当然的,也不能假定其个人目的和公司的目的一致。人们希望从会议得到的东西往往不是会议主持人所确定的会议目标。 
  要把企业会议看成是一个若干个人的群体,他们必须互相影响以完成某项工作;不要单纯问谁应当参加,而要问为什么参加。下面是请你考虑的一些因素: 
  (1)参加会议的人将在多大程度上涉及会议的行动后果? 
  (2)这个人在中心议题的专门知识方面,是否确有需要或能有所贡献? 
  (3)这个人以前对这种情况,有没有经验,或者与所涉及的议题或人物是否有特殊关系(例如代表某一特殊利益的小组)? 
  (4)级别或地位是否适合于这个小组?(下级职员和他们的上司在一起参加的时候,心理上常会不自然,以至于影响他们反应的质量和真实性。) 
  (5)假如要做决议,这个人是否能做(他不应是一个从属的人,这种人可能缺乏完整的全面知识和适当的权威)?(6)他是否具有行政或法律责任来进行审查或决定? 
  (7)为帮助会议开得成功,这个人能不能通过抵制已知的意见以形成均势,提出一个不偏不倚的客观见解,或发挥评论者或媒介者的作用? 
  (8)他的才能或职责是否与其他与会者重复? 
  (9)由于某种理由,他或她的出席是否会妨碍会议的总体成效? 
  (10)是否时间、工作量及其他因素都能使与会者安心参加全部会议,而不是人在心不在? 
  出席人应当提前了解的事项 
  1交通 
  (1)谁预定飞机票?是个人,还是公司? 
  (2)如果人们自己预定,他们找谁?是否用一个负责人的姓名,以便电话接线员一听就知道? 
  (3)他们应计划在什么时候到达? 
  (4)预定飞机票何时截止? 
  (5)从飞机场到会议场所是否提供交通工具?谁提供? 
  (6)如果不提供交通工具,个人如何自行安排交通? 
  2会议场所——要几人同住一室吗? 
  (1)如果是这样,能否挑选室友?还是和生人同住,以便人人都能多结识一些朋友? 
  (2)人们能否指定禁止吸烟的房间(许多场所现有此种房间)或不吸烟的室友? 
  (3)有无健身俱乐部?游泳池?高尔夫球场或网球场?其它娱乐设施? 
  (4)人们是否须自备体育用具? 
  3衣服 
  (1)会议场所设施在门厅和餐室是否有衣着规定? 
  (2)公司管理部门要求会议期间何种程度地遵守礼节或不拘礼节? 
  (3)娱乐活动,有精致装饰的宴会或宴会是否需要特别衣着? 
  4会议 
  (1)人们是否应当携带卷宗或顾客记录? 
  (2)会前是否有须完成的任务? 
  会议时间的选择 
  主席在选择会议时间时,首先应该考虑的便是自己的时间,此即能令自己获取充分准备以及方便自己作息的时间。这种作法并不表示主席是一位自我中心的人,因为主席既然是会议成败所系的关键性人物,在选择会议时间时,自然应以适合自己的时间为优先考虑。这是一种实事求是的作法。其次,主席也应该考虑方便与会者出席的时间,以及为与会者所喜爱的时间。倘若与会者对会议时间有所不满,则会议目标的实现,势必遭受不利的影响。 
  会议时间必须包括起止时间。经验显示,绝大多数的会议都只列明开始的时间,而无结束的时间。这样的作法有两种严重的缺陷: 
  (1)与会者无法对会后的工作预作规划。 
  2)会议的效率势必降低,因为既然没有终止的时间,本来一个小时可以结束的会议,则可能被拖到三个小时才结束,这不幸应验了帕金森定律——工作将被延伸,以便填满可供完成工作的时间。为了避免上述两种缺陷,每一场会议都必须列明结束时间,而且都必须按照这个时间准备结束。就算有些会议——譬如说解决问题的会议——难以确切地把握结束时间 
  但主席至少应指明会议大约会在哪一个时间结束。 
  为了避免会议过分冗长,有些管理者故意将会议安排在距午餐、某种活动或是下班之前不久举行。这是一种可以考虑采取的方法。 
  至于一场会议到底应为时多久,这虽无一致的看法,但多数的管理者均同意,以不超过一个半小时为限,因为一般人能保持注意力集中的时间,最长大概不超过一个半小时。(这大概也可以说明何以大多数电影的放映时间,都在一个半小时左右。)但若会议中所探讨的是极其严肃的或是极其困难的主题,则一场会议的时间以不超过一小时为宜。但这并不是说一场会议不能长到两小时以上,因为一旦议案多,则会议时间将不能不相应延长。但须注意的是:一场会议的时间超过一个半小时,则中途应腾出若干时间作休息之用。 
  最后,我们还想提醒你:例如主席不坚守原定时间主持会议,则宁可另择时间开会,而不应轻易找人代为主持。重要的会议,更特别要遵守这个原则。 
  会议地点的选择 
  许多人在从事会议规划时,都以“方便”——主席的方便以及与会者的方便,作为选择开会地点的依据。这样做并不妥当,因为“方便”只是选择开会地点的诸种考虑之一。会议地点选择,至少应顾及下列七个条件: 
  (1)场地必须有空档且可供使用。 
  (2)场地必须够大以便容纳与会者及视听器材。有人认为平均每一位与会者若能拥有1。5米2的空间,才算理想。 
  (3)必须拥有包括桌椅在内的适当家具。会议时间愈长,所使用的桌椅愈应令与会者感到舒服。不过,却不应该令与会者舒服到无心开会的地步。 
  (4)必须拥有充足的照明及通风设备。 
  (5)必须能免于声音、电话、访客等干扰,以防与会者分心。 
  (6)必须令主席及与会者大致方便。 
  (7)成本必须低廉。 
  以上七个条件之中,前四个可视为任何会议地点的必备条件,缺一不可,但后三个条件则往往因相互冲突而无法同时具备。例如为节省开支及令与会者大致方便,主席将会议地点定在与会者办公室的附近。但是,由于会议地点太接近办公室,就会在会议进行中常有电话或访客的干扰。此外,与会者也常在会议进行中伺机进出会场。反过来说,倘若为了令与会者专心开会,主席遂将会议地点改在远离与会者办公的地方。但是会议地点遥远,不但令与会者感到不便,而且也令会议成本因而提高。许多管理者对会议地点的选择都有这样的共同认为:一般性的会议或是为时较短的会议,原则上应在与会者办公室附近召开,但是特别重要的会议或是为时较长的会议,则应选择远离与会者办公室的地方召开。 
  1选择地点 
  在其它条件相同的情况下,如果会期短,最佳会址是大多数参加者旅途最短的地方。如果会期较长,那么,旅途远近就不如主要商业中心或人们常去的地方重要。 
  越来越多的机构发觉机构外的会址能增加会议成功的机会。有些企业报告说,多样化的会议地点能激发兴趣,并为常规功能

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