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第210部分

哈佛经典职业经理人培训 全套教-第210部分

小说: 哈佛经典职业经理人培训 全套教 字数: 每页4000字

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  38。 保存旧磁碟片中的资料,不断使用新磁碟片 
  和录像带一样,文书处理机的磁碟片可反复使用,因此一张磁碟片往往被使用好几次。且大家都认为,再买新的磁碟片是一种无谓的浪费。 
  输入资料要花费相当的工夫,如果将其时间成本列入考虑,则长久不用的资料有朝一日也会派上用场,如将其消除反而是一种浪费,所以要在一张磁碟片中存入相关的资料,至于新的资料,就毫不吝惜地输入新的磁碟片中。 
  39。活页式手册既能插换页数,又能缩短找寻资料的时间 
  不论到哪里,随身携带一本活页式手册。在下班回家的公车上、就寝之前,突然想到第二天应该继续进行哪些工作,就马上记在手册上。而且,活页式手册可随时增加页数,不要的页数也可任意抽出作废。 
  40。备忘录上要标明“主题”、“日期”、“出处” 
  在看书或看电视时,一旦看到想记下的文句,可立刻提笔在B5的活页纸上,记下备忘录。备忘录是分项写下来的,以一页一个项目为原则,至少标明“主题”“日期”、“出处”。如果备忘录上标明主题与日期,事后重读时,即使记得不太完整,但只要回想一下当时的状况,就可以清楚地了解其内容,而出处则需要详细调查。可供参考之用,备忘录上如果标明这三项,则资料就会越来越有份量。 
  41。在“单纯作业”时间,利用耳机充实自己 
  在刚进入机关工作时,在“单纯作业”时间里,最适合利用耳机来充实自己。工作中有复印之类的单纯作业,在复印时间内,可趁机学习语言或准备某项考试,因此可随身携带小型录音机。经由耳朵的刺激,更可提高学习的成效,当然复印的工作也可以不受妨碍地顺利进行。在办公时间就比较不适合了,但在离开座位去做某种单纯作业时,推广这个一举两得的点子是科学的统筹方法。 
  42。增强工作意念的妙法 
  将平常该做的事情列成一张表,做好之后就用红笔划掉,因为这么一来,每划掉一项就可确认“这项工作已经完成”,当时心中的成就感与满足感,即成为下回工作意念的来源。 
  如此看来似乎没什么意义,不过在工作无甚进展的情况下,多半原因都在于工作流于单调、冗长。大部分的工作都是由小作业累积而成的,由于这样很容易造成繁琐,所以可以列表方式来处理。此外,采用这个方式还可免于遗漏某项工作。 
  43。防止厌倦单调工作的“成功画面思考法” 
  撰写一本书着实需要有强烈的意志力,但多达数百页的稿纸,虽说用口述录音机或文书处理机之类的文明工具,可达到很高的工作效率,不过,有时候也是一件非常痛苦的事。 
  在这种情况下,只要想到这是完成一本书的必经过程,就会再次提起干劲。重要的是,如果一心只想到眼前单调的工作,不但会心生厌烦,而且工作效率也会一落千丈。试用成功画面思考法,想像计划成功或完成工作时的成就感,是防止这些弊端的方法之一。 
  44。“悦音”卡带以回转式为佳 
  很多人在做单调工作时,都习惯听轻音乐(BGM),以集中精神。单调的工作尽可能的交给机器或属下去做,当四周吵得令人无法专心做事时,就可放点轻音乐,听听小河的流水声和小鸟的歌声。也就是说,以“悦音”来对抗噪音,同时,这种卡带最好采用回转式的,这样就可以不必为换卡带而中断手头上的工作。 
  45。以上的方法处理问题 
  经常有人发牢骚说,就是因为工作太无聊,所以才无法提高工作效率。一成不变的奉行上司的指示,工作的确不怎么愉快。 
  同样地,不妨不要理睬别人怎么说,以自己的方式来处理例行公事。 
  在动脑筋想如何以自己的方式工作的当儿,会发现前所未有的乐趣,这样才能提高效率。 
  46。办公桌最理想的状态 
  对某些人而言,只是外观的整齐,不见得是最方便、顺手的工作环境。主要是,最合乎自己方便的状态,就是“整齐有序的状态。” 
  47。自己整理办公桌 
  自己的办公桌一定要自己动手整理,以保持自己最方便使用的状态。如果任由他人多事“收东收西”,等到自己开始工作时,很容易找不到自己所要的东西。 
  为了保持随手取来,工作顺畅迅速的状况,办公桌上的一切,最好能亲自处理。从这个意义上来说,就是保持在合乎自己使用习惯的状况下。 
  如果任由他人随便动自己办公桌上的东西,工作效率就会显著下降。 
  48。过暗或过亮的工作场所都会导致效率低落 
  当因出差必须投宿旅馆时,可随身携带折叠式的台灯,因为一般旅馆的照明大部分都过暗。光线不足,眼睛容易疲劳,根本没有办法看书;但光线太强,也会造成同样的效果。 过暗或过亮的光线都会降低工作与学习的效率。 
  虽然大家都知道光线所造成的影响,但是真正注意关心的人,实在是太少了。经常把工作带回家做的人,最好注意一下家里的照明设备,在过暗的工作场所中工作,往往会事倍功半。 
  49。台灯要放在左侧 
  前面提过,办公桌上的摆设,以最合乎自己方便使用的状况为最佳。不过桌上的照明设备却是例外,对惯用右手的人来说,台灯如果不放在左侧,是非常不方便的,因为如果台灯放在右侧,写字时就会受到手影的干扰,无形中降低了工作效率。 
  而且,这样对眼睛也不好。这虽然是最普通的常识,不过如果桌子左侧靠墙,往往就把台灯移置右侧,请务必遵守“台灯左放”原则。 
  50。将内容固定的文章格式化 
  能够统一某种格式的内容,尽可能准备专用的表格,这样一来,即可减少处理的时间与精力。这也可以应用于一般商业业务工作,比如对象不同内容却大同小异的文书,可分别准备不同的基本表格,然后再视情况的需要稍加修改,即可应用,如此可大幅度地缩短工作时间。 
  51。抽屉整理尽可能细分化 
  当然,如果不注意整理的话,抽屉越多麻烦也会越多。 
  抽屉如果不整理得有条不紊的话,实在很难搞清楚那个抽屉中装的是什么东西,所以抽屉的整理尽可能细分化。回纹针、铅笔等等文具用品,自是当然的事,连文件书类也得分门别类地收在不同位置,这样开抽屉找东西时,就可一下子找到。 
  52。圆珠笔之类的文具,要经常保持在三支以上 
  一般而言,随身所携带的圆珠笔最好经常保持在三支以上。 
  这固然是为油墨用完、遗失等临时状况而准备的,不过另有其他用意,比如写字写到一半,就外出办事,把笔忘在桌上,即使如此,也不会有所不便。而回来之后,在中断的状态下,只要有纸有笔,就能马上集中精神继续工作。就连这么一点点小事,也会影响到工作效率。 
  53。文具用品要放在伸手可及的范围内〖HT5”,5SS〗依各人个性的不同,办公桌上也呈现不同的风貌,有的人不加整理杂乱无章,也有人一丝不苟整理得有条有理,究竟哪一种好,不可一概而论。不过,平常使用的文具用笔虽不一定要放在桌上,但最好尽可能放在手边上。 
  比如处理文件时,要伸手拿支笔就得特地移动身子或站起来,这样会影响工作的专注。基于此,文具用笔最好放在伸手可及的范围之内,避免些无谓的时间浪费。 
  54。文具用笔备有三套,分成“家里用”、“办公室用”、“随身用” 
  备有“家里用”、“办公室用”、“随身用”三套不同的用笔,以便在不同的场所使用。如此一来,随时随地都不会缺少必要的文具用笔。 
  在家里或上下班的车上看书时,想要在书中重要字句下划线,或想要记下突来的灵感,如果手上随时有笔的话,效率会非常的高。从效率投资的观点来看,三套用笔的花费并不算贵。 
  55。有玻璃窗的书架效率不佳 
  如果书籍不能迅速拿出放入,那么书架的价值就会减半,假如能缩短书籍的出入时间,就可能加速工作的进行。从这个观点来看,经常可见的附玻璃窗的书架,就稍有问题了。 书架若附有玻璃窗,在拿放书籍之际,就非得开来关去不可。这么短短的空档,累积起来也相当浪费,尤其是经常阅读使用的书籍,拿出放入的次数也多,开开关关的时间更是不容忽视。对提高效率而言,玻璃窗可以说是无用的废物。 
  56。即使价钱贵一点,也要选用高及天花板的书架 
  一般来说,在规划房间的空间上,尽可能完全利用地板到天花板之间的空间,可收到很好的空间效率。在选购书架之际,即使多花一点钱,还是可选用高及天花板的尺寸。 
  在购进新书架之前,要精确地测量放置书架的空间大小,以随时备用的卷尺,量出上、下、左、右、深的尺寸,然后选购大小适合的书架。这么一来,空间有限的办公室就得以彻底利用,达到最高的使用效率。 
  57。书架上的书籍按内容主题来排列整理 
  藏书不多的人,根据法律、经济、语言等等一般的书别来整理,大概没有什么问题。可是,一旦各类藏书多达数百册,如果不以一个主题,比如“继承法”之类,来排列整理的话,那么检索就要浪费很多时间,效率实在太低。 
  58。有计算功能的手表,随时随地都可验算数字 
  在公车上突然想要计算数字,计算机手表十分方便,不必专门从公文包中,拿出计算机,且对口算心算没有把握时,这种“计算机手表”更能发挥特有的功能。虽然,按键太小不容易操作,但是在这些功能之下,这个缺点不足挂齿。 
  59。即使贵一点,对电脑处理的投资也要在所不惜 
  最近市面上电脑的价格急速降低,有不少人除了文书处理机外,还在家里自备传真机、电脑等家庭办公设备,以期提高工作与学习的效率。 
  只要能够运用自如,对电脑设备的投资,绝对是值得的。 
  沟通促效法 
  1。站着开会也能提高开会效率 
  一般说来,大家似乎都认定开会一定要坐着开,其实,偶而站着开会也是个很好的方法。站着说话,会产生要尽快把话说完的心理作用,令精神集中,很快就可以获得结论,问题一下子就决定了。所以相对而言,那种又臭又长的会议,只是浪费时间而已。目前也有相当多的企业采用这种方法。 
  2。除了通讯录之外,也要编制“人才录” 
  任何人都有通讯录,不过除了通讯录之外,最好还编制一本“人才录”,专门记载详细的个人资料。 
  在人才录上,包括姓名栏全部有十二个项目,详细记录个人的专长、特征、学历背景等等,所以在求才的时候,非常方便。 
  “人才录”可用硬纸板做成,并用钉针外皮装订成册。 
  3。与人会面选在书店最适合 
  与人会面时,如果对方没有不便之处,你可以利用书店做为会面的地点,并且特别指定大书店中你所喜欢的专柜为会面处。在等人的时间中,也可以用来收集信息,一点也不浪费时间。 
  如果比约定的时间早到,就可以看看杂志或自己喜欢的书,以吸取信息,即使对方迟到,也可有意义地打发时间。只要稍加用心,等人时间就可以变成充实、有意义的时间,而且大书店目标很容易找,可以说是最适当的会面场所。 
  4。名片的整理 
  在整理通讯录时,可采用一般的方法,按照姓氏来排列。不过名片方面,就不用要这个方法,而是要分成工作、公司等几个项目来整理。 
  如此,即使一下子想不起对方的姓名,只要知道对方是“A公司的职员”,仔细找找A公司那一份就可以,此起按姓氏排列,这个方法更容易检索。 
  此外,整理名片时,不要把名片放在名片盒里,要放在名片簿中,这样较容易翻阅找寻。 
  5。在“工作手册”上详细记录零散信息 
  出门办点小事,却不巧赶上拥挤时间,结果白白等了半个多钟头,这种情况经常会发生,只是平常不太会感觉到,其实这些浪费掉的时间,一累积起来,也是相当可观的。 
  所以,为了防止这种无谓的浪费,连乍看之下很可笑的琐碎信息,最好也记在“工作手册”上,比如

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