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第192部分

哈佛经典职业经理人培训 全套教-第192部分

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面;⑨句子是否简短;10是否有含糊的措词;11是否使用了对方易于理解的词;12是否从左横写;15是否采用了标准文例方式;14用纸大小是否统一。 
  (6)文件分类表和文件夹:①是否仅看文件夹标题就明白内容;②有无表现内容的具说明;③有无指定变换、调换的位置;④是否规定了保存年限;⑤保存年限是否过长。 
  (7)办公室内:①柜子里的文件放得是否有条理;②在办公桌上及抽屉中是否有应归档的文件;③在办事处是否放有应调换进书库的文件夹和文件箱;④科长用的柜子里的文件放得是否有条理;⑤是否使用了悬案文件夹,是否写有各自的名称,是否被收入一定的地方。 (8)文件柜:①柜门上是否贴有索引卡;②是否很脏;③架子是否快散了;④钥匙的理是否得当;⑤下二层是否有前期档案。 
  (9)抽屉中:①文件夹是否挤满了抽屉;②文件夹的排列顺序是否混乱;③标签的颜色是否统一;④标签的标题是否写得美观;⑤在抽屉中,借卡是否排在最前面;⑥是否适当地使用主文件夹。 
  (10)文件夹中:①文件夹内的文件数是否过多;②文件放的方向是否正确;③放文件时是否将新文件放在上面;④是否加入无用的文件;⑤是否使用了不必要的扣钉和线绳。 
  (11)调换位置:①是否按期调换了位置;②是否制作了调换纸条,是否整理归档了。 (12)档案保管人和办事员:①保管人是否受过良好教育,是否有自信;②办事员是否受过良好教育,是否有信心。 
  (13)资料管理:①是否将一般文件整理同资料整理混淆;②资料整理是否分为帐票整理、图表整理、图书整理、杂志整理、剪贴整理、目录整理、文件整理。 
  □有关新设、修改、统一和废除单据、帐册、报表的调查事项 
  (1)有无单据、帐表、报表管理规定? 
  (2)由谁申请新设、修改、统一废除单据、帐册、报表? 
  (3)申请书式样是否已定型? 
  (4)是否明确规定了申请书式样的附件? 
  (5)有无单据、帐册、报表设计用纸? 
  (6)谁是申请书的受理人? 
  (7)采用什么方法对内容作实质性审查? 
  (8)由谁核准? 
  (9)采用什么方法标准? 
  (10)是否在有关人员之间会签? 
  (11)核准后如何处理? 
  (12)是否采取了登记制? 
  (13)是否规定了核准及登记后的通知手续? 
  □ 有关自动化处理事务的调查事项 
  (1) 如果要机械化处理事务,其目的是否明确?应调查是以减低经费为目的,还是以高工作质量为目的。 
  (2)是否为了与同行竞争才使用机械化? 
  (3)是否认为只要使用机械就能合理化? 
  (4)把机械化的目标定在哪儿?范围有多大? 
  (5)机械化是否恰当地集中和分散? 
  (6)在推进机械化处理事务时,是否也考虑到组织上的变化? 
  (7)是否熟知机械化处理事务是有限的? 
  (8)考虑采用哪种机械化方式处理事务?应调查是下述哪一种:①用单功能机来机械化处理事务;②用多功能机来机械化处理事务;③用组合机来机械化处理事务。 
  (9)机械化处理事务方面是否得到最高负责人的支持? 
  (10)是否规定了哪些是需要机械化处理的业务? 
  (11)是否规定在哪个部门由谁设计装置? 
  (12)是否制定了机械化所需的人员计划? 
  (13)是否制定了以机械化为目的的训练计划? 
  (14)以机械化为目的的资金计划是否周全? 
  (15)是否确定了机械化的时间? 
  (16)机房设计是否得当? 
  (17)是否考虑到机械化需要的各种设备? 
  □ 有关工作环境的调查事项 
  (1)办事处应从下述几方面调查:①到办事处的交通是否方便;②是在住宅区还是在工业区建办事处;③是否便于外人进出;④是否便于行李等进出。 
  (2)照明应从下述几方面调查:①是否考虑了标准亮度;②是否尽量利用自然光线;③是否尽量在特别需要照明的场所使用台灯照明等。 
  (3)色彩应从下述几方面调查:①办事处的墙壁色彩是否使用绿色调系列的协调颜色;②会议室是否使用暖色系列;③朝北的寒冷房间是否使用暖色调;④朝南的温暖房间是否使用冷色调;⑤天花板是否使用亮度高的颜色;⑥是否考虑椅子、桌子、文件柜等采用与墙壁和天花板颜色协调的颜色。 
  (4)隔音应从下述几方面调查:①是否经常从工作效率方面考虑防止噪音;②是否为减少打字机、计算机的操作声音而把房间分开。 
  (5)设计应从下述几方面调查:①是否规定了办公室所需面积标准;②通道安排得是否适当;③是否按照工作顺序安排办公室、桌子、机器;④桌子的旋转是否考虑到让职系多的办公人员挨近;⑤同外部交涉多的办事员的桌子是否靠近门口;⑥监督人员所处位置是否易于监督部属;⑦是否使用有关部门相互靠近;⑧桌子、椅子、柜子等的规格是否统一;⑨自然光线和灯光是否从左侧而来。 
  □ 有关检验办事能力的调查事项 
  (1)是否就处理事务规定了标准时间? 
  (2)负责同一事务的人处理事务的时间是否不同? 
  (3)是否打算使处理事务的方法标准化? 
  (4)是否规定了每人每小时工作量? 
  (5)能否适当地调换工作? 
  (6)是否按标准方法工作? 
  (7)能否对工作余力加以管理? 
  (8)是否按日程计划分派工作给工作单位和人员? 
  (9)是否核算出处理标准事务所需的标准工时? 
  (10)是否核算出每件工作所需的代价? 
  (11)事务工作方法是否标准化? 
  (12)是否明确分为判断工作和操作工作? 
  (13)用什么方法检验工作量?应调查采用下述哪种方法:①估测方法;②依据人员和预算的比率的方法;③对实际进行统计处理的方法;④技术测定——纯工程学方法。 
  (14)是否根据事务性质的不同变换测定,作数量上的预估? 
  (15)检验事务工作量时采用何种单位?应调查是采用下述哪一种:①事务工作手续;②单位业务量;③单位作业量;④单位动作。 
  (16)是否由专门组织检验工作量? 
  (17)公司内是否具备检验工作量的条件? 
  (18)是否决定了检验工作量的目的及对象? 
  (19)是否得到上级的承认和保证? 
  (20)收集了哪些检验资料?应调查收集了下述哪些项目:①组织图;②配备图;③工作方面的知识;④人员方面的知识;⑤事务方面的调查资料;⑥其它。 
  (21)是否得到受检部门人员的谅解? 
  (22)是否得到普通工作人员的谅解和合作? 
  (23)用多长时间检验?应调查是:1周、1个月、半年、还是1年。 
  (24)是否拟定了检验手册? 
  (25)由谁负责检验工作量? 
  □ 有关行政事务工作控制的调查事项 
  (1)是否有报告事务工作成绩,以此来管理事务工作的程序?如果有,应调查报告的时间是日报,周报还是月报。 
  (2)是否计算过事务工作成本? 
  (3)是否设有管理事务工作的组织、功能? 
  (4)是否明确管理事务的方向? 
  (5)公司内是否具备管理事务工作的工具? 
  (6)管理效益标准是什么?应调查是下述哪一种:①时间;②数量;③人数;④成本;⑤质量。 
  (7)是否制定了旨在管理的日程进度控制表? 
  (8)是否有旨在控制事务工作的手册且确实执行? 
  二、哈佛管理者人事责任检测内容 
  基本准则 
  在对人事管理进行诊断时,如果从企业角度来看,职员由到职至离职大致分为五个阶段:①录用;②教育训练;③轮调工作;④评估绩效;⑤退休或解雇。职员在此期间应关心的问题有:工资、晋级、工作时间、安全、卫生、环境、福利等。企业在此期间激励职员积极工作的办法有:劳动纪律、赏罚、人事协商、申诉处理、提案制度、参与经营等最后还有律问题、团体交涉问题等人事管理上的外围问题,在诊断人事管理问题时,应该调查上述内容。 
  □有关录用的调查事项 
  (1)是否根据长期计划制定了每年的人员计划必要的职员数、?如已制定,应调查计划单纯按公司年度计划所需职员人数,还是详细地按年度、部门计划所需职员人数,或按年度部门、能力计划所需职员人数。如果尚未制定人员计划,必须指出制定计划的必要性,并加以倡导。经营不利的企业大多是仅就销售额制定了长期计划,不关心企业的人员情况,能否实现销售额长期计划,取决于人员的数量和素质,应该从这方面强调制定人员计划的必要性。 
   (2)是否根据人员计划制定录用计划?调查目的在于了解企业是临时录用人员,还是有划地录用人员。如果录用计划是根据人员计划制定的,那么,有必要按下述公式来调查所需人数…现有职员数+年度内可能退职人数=计划录用人数 
  此外,还应调查即使根据这种公式制定了录用计划,例外情况是否也可以得到认可果根本没有人员计划,而是凭空制定人员计划的话,应指出制定长期计划和人员计划的必要性。 
   (3)录用方法是否合理,应调查录用的人具有何种学历大学、高中、初中,是采用下述哪种方法招聘的:①职业介绍所;②报纸广告;③杂志广告;④朋友介绍;⑤人才交流中心⑥选拔;⑦招聘广告。同时,还应从下述几方面分析招聘方法的效率:①各招聘方法录用一个人所需经费;②各招聘方法录用人员的留用率;③各招聘方法录用人员平均能力。 
  (4)在决定录用时,有无客观的判断标准?如有,那么,按照各个判断标准制定了哪些选择标准?判断标准有:年龄、健康程度、容貌、学历、性格、态度、智力、经验、知识等,应调查以其中哪一项为标准。此外,还应调查判断标准是全公司通用标准,还是分为理工类、人文类、或是按职务分类。在调查判断标准后,应调查各标准采用了哪种选择方法,所谓选择方法是指笔试、面试、检查、写论文等,当判断标准和甄选方法有不合理的地方时,应建议改善。 
  (5)有无就业规则:应先调查有无就业规则,如有,应调查规则中的劳动条件是否符合劳动法。另外,还应调查在录用人员时是否明确提出劳动条件。 
  □ 有关教育训练的调查事项 
  (1)有无教育训练计划?如有,应调查其目的是下述哪一项:①精简人事;②调动工作;③提高成绩;④扩大视野;⑤加强稳定性;⑥挖掘潜力;⑦确保多种能力。(2)哪些人是教育训练计划的对象?应调查教育训练计划的对象是限定在本公司内部人员,还是包括厂有关人员,还应调查是否按不同的教育训练对象实施不同的教育训练内容。另外,教育训练对象可以是:新职员、女职员、普通技术人员、技术干部、技术管理人员、普通职员、行政干部、事务管理人员、经营者、外包加工厂商、使用者。 
  (3)由谁负责教育训练?负责教育训练的可以是:本公司干部、负责教育训练部门、私人咨询人员、咨询公司、大学、研究所、专家小组等,应调查是由哪一个人来负责。 
   (4)利用哪种教育训练方式?教育教训方式有:讲解、在职训练、事例研究、竞赛、讨论、读书研究、感受性训练、构想教授法、解决问题方法、函授教育、留学、创造训练等。 
  (5)有哪些教育训练用设施?设施由场所和机器组成,埸所有教室、实验室等;机器模拟机、电子计算机、实验装置、影印机、各种测定仪器等。 
  (6)规定了何种教育训练时间?教育训练时间分下述几种:①长期并且定期;②长期但定期;③短期并且定期;④短期但不定期;⑤前几种的结合。其中,长期并且定期最为理想应调查是否采用此种方法。 
  (7)如何评估教育训练负责人的能力,评估标准有:听课人员考试成绩、听课人员反应、教育训练负责人的名声等。 
  (8)有无调查教育训练效果的标准?调查标准有:①教育训练前的士气和教育训练后的士气的差别;②教育训练前的考试成绩和教育训练后的考试成绩的差别;③教育训练前的工作成绩和教育

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