哈佛经典职业经理人培训 全套教-第192部分
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面；⑨句子是否简短；10是否有含糊的措词；11是否使用了对方易于理解的词；12是否从左横写；15是否采用了标准文例方式；14用纸大小是否统一。
（6）文件分类表和文件夹：①是否仅看文件夹标题就明白内容；②有无表现内容的具说明；③有无指定变换、调换的位置；④是否规定了保存年限；⑤保存年限是否过长。
（7）办公室内：①柜子里的文件放得是否有条理；②在办公桌上及抽屉中是否有应归档的文件；③在办事处是否放有应调换进书库的文件夹和文件箱；④科长用的柜子里的文件放得是否有条理；⑤是否使用了悬案文件夹，是否写有各自的名称，是否被收入一定的地方。 （8）文件柜：①柜门上是否贴有索引卡；②是否很脏；③架子是否快散了；④钥匙的理是否得当；⑤下二层是否有前期档案。
（9）抽屉中：①文件夹是否挤满了抽屉；②文件夹的排列顺序是否混乱；③标签的颜色是否统一；④标签的标题是否写得美观；⑤在抽屉中，借卡是否排在最前面；⑥是否适当地使用主文件夹。
（10）文件夹中：①文件夹内的文件数是否过多；②文件放的方向是否正确；③放文件时是否将新文件放在上面；④是否加入无用的文件；⑤是否使用了不必要的扣钉和线绳。
（11）调换位置：①是否按期调换了位置；②是否制作了调换纸条，是否整理归档了。 （12）档案保管人和办事员：①保管人是否受过良好教育，是否有自信；②办事员是否受过良好教育，是否有信心。
（13）资料管理：①是否将一般文件整理同资料整理混淆；②资料整理是否分为帐票整理、图表整理、图书整理、杂志整理、剪贴整理、目录整理、文件整理。
□有关新设、修改、统一和废除单据、帐册、报表的调查事项
（1）有无单据、帐表、报表管理规定？
（2）由谁申请新设、修改、统一废除单据、帐册、报表？
（3）申请书式样是否已定型？
（4）是否明确规定了申请书式样的附件？
（5）有无单据、帐册、报表设计用纸？
（6）谁是申请书的受理人？
（7）采用什么方法对内容作实质性审查？
（8）由谁核准？
（9）采用什么方法标准？
（10）是否在有关人员之间会签？
（11）核准后如何处理？
（12）是否采取了登记制？
（13）是否规定了核准及登记后的通知手续？
□ 有关自动化处理事务的调查事项
（1） 如果要机械化处理事务，其目的是否明确？应调查是以减低经费为目的，还是以高工作质量为目的。
（2）是否为了与同行竞争才使用机械化？
（3）是否认为只要使用机械就能合理化？
（4）把机械化的目标定在哪儿？范围有多大？
（5）机械化是否恰当地集中和分散？
（6）在推进机械化处理事务时，是否也考虑到组织上的变化？
（7）是否熟知机械化处理事务是有限的？
（8）考虑采用哪种机械化方式处理事务？应调查是下述哪一种：①用单功能机来机械化处理事务；②用多功能机来机械化处理事务；③用组合机来机械化处理事务。
（9）机械化处理事务方面是否得到最高负责人的支持？
（10）是否规定了哪些是需要机械化处理的业务？
（11）是否规定在哪个部门由谁设计装置？
（12）是否制定了机械化所需的人员计划？
（13）是否制定了以机械化为目的的训练计划？
（14）以机械化为目的的资金计划是否周全？
（15）是否确定了机械化的时间？
（16）机房设计是否得当？
（17）是否考虑到机械化需要的各种设备？
□ 有关工作环境的调查事项
（1）办事处应从下述几方面调查：①到办事处的交通是否方便；②是在住宅区还是在工业区建办事处；③是否便于外人进出；④是否便于行李等进出。
（2）照明应从下述几方面调查：①是否考虑了标准亮度；②是否尽量利用自然光线；③是否尽量在特别需要照明的场所使用台灯照明等。
（3）色彩应从下述几方面调查：①办事处的墙壁色彩是否使用绿色调系列的协调颜色；②会议室是否使用暖色系列；③朝北的寒冷房间是否使用暖色调；④朝南的温暖房间是否使用冷色调；⑤天花板是否使用亮度高的颜色；⑥是否考虑椅子、桌子、文件柜等采用与墙壁和天花板颜色协调的颜色。
（4）隔音应从下述几方面调查：①是否经常从工作效率方面考虑防止噪音；②是否为减少打字机、计算机的操作声音而把房间分开。
（5）设计应从下述几方面调查：①是否规定了办公室所需面积标准；②通道安排得是否适当；③是否按照工作顺序安排办公室、桌子、机器；④桌子的旋转是否考虑到让职系多的办公人员挨近；⑤同外部交涉多的办事员的桌子是否靠近门口；⑥监督人员所处位置是否易于监督部属；⑦是否使用有关部门相互靠近；⑧桌子、椅子、柜子等的规格是否统一；⑨自然光线和灯光是否从左侧而来。
□ 有关检验办事能力的调查事项
（1）是否就处理事务规定了标准时间？
（2）负责同一事务的人处理事务的时间是否不同？
（3）是否打算使处理事务的方法标准化？
（4）是否规定了每人每小时工作量？
（5）能否适当地调换工作？
（6）是否按标准方法工作？
（7）能否对工作余力加以管理？
（8）是否按日程计划分派工作给工作单位和人员？
（9）是否核算出处理标准事务所需的标准工时？
（10）是否核算出每件工作所需的代价？
（11）事务工作方法是否标准化？
（12）是否明确分为判断工作和操作工作？
（13）用什么方法检验工作量？应调查采用下述哪种方法：①估测方法；②依据人员和预算的比率的方法；③对实际进行统计处理的方法；④技术测定——纯工程学方法。
（14）是否根据事务性质的不同变换测定，作数量上的预估？
（15）检验事务工作量时采用何种单位？应调查是采用下述哪一种：①事务工作手续；②单位业务量；③单位作业量；④单位动作。
（16）是否由专门组织检验工作量？
（17）公司内是否具备检验工作量的条件？
（18）是否决定了检验工作量的目的及对象？
（19）是否得到上级的承认和保证？
（20）收集了哪些检验资料？应调查收集了下述哪些项目：①组织图；②配备图；③工作方面的知识；④人员方面的知识；⑤事务方面的调查资料；⑥其它。
（21）是否得到受检部门人员的谅解？
（22）是否得到普通工作人员的谅解和合作？
（23）用多长时间检验？应调查是：1周、1个月、半年、还是1年。
（24）是否拟定了检验手册？
（25）由谁负责检验工作量？
□ 有关行政事务工作控制的调查事项
（1）是否有报告事务工作成绩，以此来管理事务工作的程序？如果有，应调查报告的时间是日报，周报还是月报。
（2）是否计算过事务工作成本？
（3）是否设有管理事务工作的组织、功能？
（4）是否明确管理事务的方向？
（5）公司内是否具备管理事务工作的工具？
（6）管理效益标准是什么？应调查是下述哪一种：①时间；②数量；③人数；④成本；⑤质量。
（7）是否制定了旨在管理的日程进度控制表？
（8）是否有旨在控制事务工作的手册且确实执行？
二、哈佛管理者人事责任检测内容
基本准则
在对人事管理进行诊断时，如果从企业角度来看，职员由到职至离职大致分为五个阶段：①录用；②教育训练；③轮调工作；④评估绩效；⑤退休或解雇。职员在此期间应关心的问题有：工资、晋级、工作时间、安全、卫生、环境、福利等。企业在此期间激励职员积极工作的办法有：劳动纪律、赏罚、人事协商、申诉处理、提案制度、参与经营等最后还有律问题、团体交涉问题等人事管理上的外围问题，在诊断人事管理问题时，应该调查上述内容。
□有关录用的调查事项
（1）是否根据长期计划制定了每年的人员计划必要的职员数、？如已制定，应调查计划单纯按公司年度计划所需职员人数，还是详细地按年度、部门计划所需职员人数，或按年度部门、能力计划所需职员人数。如果尚未制定人员计划，必须指出制定计划的必要性，并加以倡导。经营不利的企业大多是仅就销售额制定了长期计划，不关心企业的人员情况，能否实现销售额长期计划，取决于人员的数量和素质，应该从这方面强调制定人员计划的必要性。
（2）是否根据人员计划制定录用计划？调查目的在于了解企业是临时录用人员，还是有划地录用人员。如果录用计划是根据人员计划制定的，那么，有必要按下述公式来调查所需人数…现有职员数＋年度内可能退职人数＝计划录用人数
此外，还应调查即使根据这种公式制定了录用计划，例外情况是否也可以得到认可果根本没有人员计划，而是凭空制定人员计划的话，应指出制定长期计划和人员计划的必要性。
（3）录用方法是否合理，应调查录用的人具有何种学历大学、高中、初中，是采用下述哪种方法招聘的：①职业介绍所；②报纸广告；③杂志广告；④朋友介绍；⑤人才交流中心⑥选拔；⑦招聘广告。同时，还应从下述几方面分析招聘方法的效率：①各招聘方法录用一个人所需经费；②各招聘方法录用人员的留用率；③各招聘方法录用人员平均能力。
（4）在决定录用时，有无客观的判断标准？如有，那么，按照各个判断标准制定了哪些选择标准？判断标准有：年龄、健康程度、容貌、学历、性格、态度、智力、经验、知识等，应调查以其中哪一项为标准。此外，还应调查判断标准是全公司通用标准，还是分为理工类、人文类、或是按职务分类。在调查判断标准后，应调查各标准采用了哪种选择方法，所谓选择方法是指笔试、面试、检查、写论文等，当判断标准和甄选方法有不合理的地方时，应建议改善。
（5）有无就业规则：应先调查有无就业规则，如有，应调查规则中的劳动条件是否符合劳动法。另外，还应调查在录用人员时是否明确提出劳动条件。
□ 有关教育训练的调查事项
（1）有无教育训练计划？如有，应调查其目的是下述哪一项：①精简人事；②调动工作；③提高成绩；④扩大视野；⑤加强稳定性；⑥挖掘潜力；⑦确保多种能力。（2）哪些人是教育训练计划的对象？应调查教育训练计划的对象是限定在本公司内部人员，还是包括厂有关人员，还应调查是否按不同的教育训练对象实施不同的教育训练内容。另外，教育训练对象可以是：新职员、女职员、普通技术人员、技术干部、技术管理人员、普通职员、行政干部、事务管理人员、经营者、外包加工厂商、使用者。
（3）由谁负责教育训练？负责教育训练的可以是：本公司干部、负责教育训练部门、私人咨询人员、咨询公司、大学、研究所、专家小组等，应调查是由哪一个人来负责。
（4）利用哪种教育训练方式？教育教训方式有：讲解、在职训练、事例研究、竞赛、讨论、读书研究、感受性训练、构想教授法、解决问题方法、函授教育、留学、创造训练等。
（5）有哪些教育训练用设施？设施由场所和机器组成，埸所有教室、实验室等；机器模拟机、电子计算机、实验装置、影印机、各种测定仪器等。
（6）规定了何种教育训练时间？教育训练时间分下述几种：①长期并且定期；②长期但定期；③短期并且定期；④短期但不定期；⑤前几种的结合。其中，长期并且定期最为理想应调查是否采用此种方法。
（7）如何评估教育训练负责人的能力，评估标准有：听课人员考试成绩、听课人员反应、教育训练负责人的名声等。
（8）有无调查教育训练效果的标准？调查标准有：①教育训练前的士气和教育训练后的士气的差别；②教育训练前的考试成绩和教育训练后的考试成绩的差别；③教育训练前的工作成绩和教育
