哈佛经典职业经理人培训 全套教-第148部分
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（3）对完成工作所必需的知识、技能等各种条件进行分析，形成工作规范；
（4）对该项工作提出培训要求，形成培训方案。
2。工作说明书
在工作分析的基础上，用以载明该项工作的内容、职责、要求等情况及特性的文件，就是工作说明书。工作说明书是公司制定工作规范、挑选及培训职工的依据。
工作说明书一般要记载下列各项：
（1）工作识别事项：如工作名称、编号、所属部科等等，以此将它与其它工作区别开来。 （2）工作概要：包括工作范围、目的、内容等基本事项。
（3）所需完成的具体工作：包括工作的具体目的、对象、方法等内容。
（4）其它的特殊事项，如加班、恶劣的工作环境等事项的说明。
3。工作规范
在工作分析的基础上，可进一步制订工作规范。工作规范是用以记载该项工作要求职工应具备的资格条件的。工作规范的内容可包括完成该项工作所要求的职工的智力条件、身体条件、经验、知识技能、责任程度等等。有的公司是采用将工作说明书与工作规范分开的方法，但更多的公司是把两者混合起来，即在工作说明书中既记载工作情况，又记载工作所要求的资格条件。工作说明书和工作规范并不是一成不变的，随着公司生产技术的变化、组织机构的调整、职工素质的提高，应该相应地对工作说明书和工作规范进行审查、更新、修订，以适应变化了的情况的需要。
4。工作程序
公司用人要求的确定有其自身的客观过程，必须依照一定的程序来进行。
公司用人要求确定后，应优先考虑能否在公司内部找到合适的职工来承担此项工作，再去考虑其它招聘方法。
□ 工作分析法
工作分析法是人事管理的一重要工具，经过工作分析所产生的工作说明书（或称职位说明书）是人事管理的一切基础。
1。工作分析意义
所谓工作分析，是对某项工作，就其有关内容与责任的资料，给予汇集及研究、分析的程序。企业为能在科学的基础上雇用工作人员，就必须对工作人员的素质先行订立标准，而为了建立人员的素质标准，就必须对工作的职务与责任加以研究。工作分析的成果便是撰写成〃工作说明书〃及〃工作规范〃，此项资料在人事管理上有下列用途：
（1）在编制人力计划时，可了解业务上所需人员的条件。
（2）在聘请人才时，可了解各职位所需人员的资历。
（3）在核定工资等级时，可按其工作职责核定其工资。
（4）在训练发展人员时，可根据工作上所需技能加以培训。
（5）在考评工作人员效益时，可根据工作上的要求效益评定其等级。
2。工作分析步骤
工作分析的步骤有下列各项：
（1）收集背景资料：包括机构或企业现有的背景资料，如业务项目、组织图、各部门职责。
（2）选择具有代表性的工作加以分析。
（3）收集工作各项分析资料。
（4）撰写工作说明书。
（5）撰写工作规范。
3。工作分析方法
进行工作分析须有训练有素的专业工作分析人员，工作分析一般采用下列方法进行：
（1）观察（Observation）。
为对所分析工作获得真实了解，分析人员可到工厂实地观察。分析人员于观察工作时，必须要注意工作分析要素：〃做什么〃、〃如何做〃、〃为何做〃，以及工作中所包含的〃技术〃，来探求工作的内容。
（2）问卷（Questionnaire）。
由分析人员制作工作分析问卷，问卷中包括工作内容，职责，使用材料与设备，以及工作上所需的知识能力等事项。
（3）面谈（Interview）。
较多公司雇用工作分析师，对工厂人员举行面谈、访问，以获得一切有关资料。此法亦是国外企业界使用最广的方法。
4。工作分析的项目
工作分析在进行时，应包括哪些项目，需视分析的目的而有所不同。一般而言，工作分析包括以下项目：
（1）工作名称。此名称是公司用以招聘人员，或工作人员之间彼此所用的工作名称。
（2）聘请人员数目。同一工作所聘请工作人员的数目和性别。
（3）工作公司。指工作所在的公司，及其上下左右的关系，亦即说明工作的组织位置。
（4）执行的工作。工作人员为达成其工作目的，所需执行的任务。
（5）职责。此项因素是工作人员所负的责任，包括所予监督及所受予监督程度的高低，因错误结果所造成的损失程序等。
（6）工作知识。圆满处理某一工作，工作人员所应具备的实际知识。
（7）智力的应用。适当执行工作任务时，必须运用的智力及其方法。
（8）经验。工作是否需要经验及何种经验，此因素对人员招聘、训练及评定工作价值、决定工资都很重要。
（9）教育与训练。工作人员需具有怎样的学历及应受怎样的训练，此资料可用为训练工作所需。
（10）熟练及精确。此因素适用于需用手工操作的工作，工作的精确可用允许差误的限制说明。
（11）装备、器材及补给品。此包括工作所使用或所处理的装备、器材及补给品。
（12）与其他工作的关系。表明该工作与同公司中其他工作的关系。
（13）体能要求。表明该工作人员体能状况的要求，包括视力、听力、跳越、爬高、举重、推力等，此因素对需靠体力工作的人员甚为重要。
（14）工作环境。包括室内、室外、温度、湿度、噪音、光度及工作危险性等。
（15）工作人员特性。指执行工作的主要能力。包括四肢的力量及灵巧能力、感觉辩识能力、记忆、计算及表达能力。
（16）工作时间与轮班。工作时数、工作天数及一次轮班的时间幅度，是工作分析的重要资料。
以上所列分析项目，并非所有职位均需包括，例如在办公室担任内勤工作者则上列的〃熟练及精确〃〃装备器材及补给品〃〃体能要求〃〃工作环境〃等项目可以不必列入。
5。工作说明书与工作规范
工作说明书与工作规范是工作分析的成果。该两项业务是人事管理的一切基础。
（1）工作说明书（Job Description）。
透过工作分析程序所获得资料，可撰写成工作说明书。
工作说明书的详尽程度或项目需视工作说明书使用目的而定。如果工作说明书是用来教导人员如何工作，则工作说明书对工作内容必须详加说明。如果工作分析的目的是为了工作评价，则应着重工作职务的繁简及责任的轻重。至于如何撰写工作说明书始能符合企业需求，以下各项值得注意：
①说明书须能根据使用目的，反映基本的工作内容。
②工作项目应包罗无遗。
③各说明书间文字措辞应保持一致。
④文字叙述应简洁清晰。
⑤工作职称可表现出工作技术水平及职责高低。
⑥可充分显示各工作间的真正差异。
（2）工作规范（Job Specification）。
工作规范是工作人员为完成工作，所需要的知识、技术、能力及所应具备最低条件的画面说明。工作说明书是在描述工作，而工作规范则是在描述工作所需的人员资历，后者主要是用以指导如何招聘和录用人员。为了简化，工作说明书与工作规范都合并一起。工作规范成为工作说明书中职位担任人员需要的资历条件之一。
□ 职务设计激励法
1。消磨干劲的因素
一个组织实现目标，将必要的任务交给成员负担，成员各人的〃职位〃形成制度，而所分担的任务便是〃职务〃。就职务份内工作的特征来看，都有重复、相认和互相牵扯的关系。
在现场，我们经常可以耳闻员工们由于职位和职务的关系，而带来实际行动上困扰的烦恼。
往往因为处理千篇一律的事务，而感到单调乏味。但管理人员必须有管理效率，必须随着专业化的发展而日益扩大观念。换言之，必需留意公司组织原则的正常运用。
职务设计的原意是，设计一项合理编排组织所承担工作的方法，根据组织编成的基本方针，其目的是力求组织效率的提高，然而，恰如其反是讲求专业化，讲求效率的，其职务担当者的工作意愿和干劲便消失得愈快，就产生〃人际疏远〃的现象。
2。职务设计的观念
过去注重效率的职务设计，是以达成组织目标为原则。其方式大都是，首先制作一个组织各阶层和各部门之间职务分配的连锁系统，然后再根据其职位安排任务。相对的，当前的职务设计则以如何妥善安排职务，使职务担任者乐于从事工作为优先考虑。也就是说，所谓职务设计的目的，即激励从业人员的工作意愿和干劲，该如何设计职务的观念。
因此，在工作层面的要求与人性的要求，没有对立只有统一的情况下，利用技术的改革，将原来需由人工处理的工作，交由机械操作。而多关注从业人员的高学历化，高龄化，以及工作意愿和价值观念的变化。
过去，人们对工作的传统看法，只是因为经济上的必要才迫不得已，在别人的指示、命令之下消极地工作。现在已大异于前，对人而言，工作有其本身的意义，是为达成自订的目标，而自动自发的努力行为。而传统的职务分配原则的应变能力，已不符合当前的需求，于是遂发展出这种新观念。
3。职务设计的方法
（1）要求工作性质本身不是来自他人的压力，而是发自内心，设定目标，并努力促其实现的行为，那么解决职务施行当中一切问题的主体，便是职务担当者本人。也就是说，设定目标，准备实施，评定结果这三项P。D。S。工作的循环必须由职务负责人承担。对工作循环中所发生的任何问题，上司仅站在辅导的立场；工作的运作几乎由当事者发挥创意，靠个人的自我努力和自我统制的能力去解决。简而言之，职务担当者已脱离了完成指定工作的立场，他必须从本能的劳动中，发挥解决、判断问题的能力，以求成果的实现。
因此，职务担当者除了承担未来D（实行阶段）的任务之外，尚需主动参与P（目标、计划设定阶段）的决策，以及对施行结果S（观察、评审阶段）的自我评价。可以说是工作P。D。S。全循环的全权负责人物。此种方法称为职务充实（Job enrichment），是职务设计最主要的方法。
（2）相对而言，若仅承担D（实行阶段）的任务，也应避免职务内容极度专业化、单纯化，尽可能包含多项工作内容，藉以发挥由于长期单一作业，而被埋没了的才能。此种方法称为职务扩大（Job enlargement）。
职务扩大的目的是，藉多项技能的工作，使体力劳动趋于健全，因此需要一些判断能力。但其本质上只是以此唤起人们正常的身体机能，与激励劳动意愿无关。然而，如能赋与相当程度检讨作业的权力，则具有提升职务担当者自律性的效果。
由职务担当者于固定期间内完成既定任务之后，有依次参与其他职务计划的职务转换（Job rotation）。在此虽然不可能有职务再设计、职务变更等情事，不过透过职务转换，对扩大企业体的知识领域，恢复从业人员之间信赖、和谐等，都有很大的帮助。
最后是公司上下业务改善运动的一贯计划，以及操作简单化（Work simplification）。这两种方法都采用经济学的理论。操作简单化本来的目的是，详细分解职务内容，排除不必要的操作程序，重新设计人人安心工作的职务内容，以实行更高效率的操作计划。
不论如何，如何使从业人员从工作当中，酝酿出工作意愿和干劲，是当前职务设计的最大课题。
哈佛管理技能培训教程 （第六单元第一章）
作者：哈佛商学院 来源：哈佛商学院
（2006…02…14 18：12：12）
哈佛管理技能培训教程：第六单元 哈佛经理管理方法与技巧 第一章 哈佛经理常用管理方法
第六单元哈佛经理管理方法与技巧
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