小强升职记-第9部分
按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！
3。 每一件事都无法集中精力去做，创造力和执行力大打折扣。
4。 在被临时突发事件干扰手头工作的同时也影响了自己的情绪，增加了压力和紧张。
5。 你硬扛着压力努力工作，可工作还一点没有要结束的迹象，于是你很烦躁，对同事没好脸色，对上司牢骚满腹，对工作敷衍了事，随后，同事、上司、工作也以其人之道还治其人之身，这就形成了一个恶性循环。
6。 对每一件事情都立即去处理，结果陷入了盲目的陷阱，无法分清主次。”
“被你这么一说，我还真够惨的。”小强说。
“工作其实就是赚钱的方式而已。我们赚钱还不是为了更好地生活？何必因为工作搞得人焦虑、亚健康那么惨呢？正如大卫？艾伦（David Allen）所说，我们应该在工作时尽量追求一种‘心如止水’的境界。空手道中用“心如止水”来形容一切就绪的状态，我们可以想象把一粒石子投入沉寂的池塘中，池塘中的水会有何种反应呢？答案是：依照所投入物体的质量和力度作出相应的反应，然后又归于平静。池水既不会反应过激，也不会听之任之。我们在进入这种状态的时候会发觉时间过得很快，感觉自己能控制一切，完全没有紧张的感觉，要达到这种‘心如止水’的境界，需要不断地练习和优化‘衣柜整理法’。记住，收集的关键是将‘一切引起我们注意的东西’放在‘收集篮’里，在清空大脑的同时达到‘心如止水’的境界。”
“‘心如止水’的境界……高，实在是高！”小强一边思考着一边赞叹。
“接下来聊聊收集工具的问题，用来做收集的工具其实蛮多的，有纸质的工具，也有数码的工具，比如：
◎实实在在的工作篮或者将桌面的某个区域制定为收集区
◎纸制的记事簿、便签、备忘录
◎电子备忘录
◎录音设备
◎电子邮件
具体的工作篮：标准的塑料框、木制或金属编织框都是最常见的，用于存放纸制资料，如文件、资料、发票、请柬等。
书写用的纸张或记事簿：活页笔记本、螺旋装订记事本、速记本和标准白纸本，都可以出色地捕捉你的灵感。便笺的好处是可以贴在你的办公区域里，随时提醒自己，而备忘录和记事本可以用来做一些更系统的事情。
电子记事簿：现在的电子产品层出不穷，几乎所有的手机都支持便笺、行事历功能，但是如果你打算好好地管理时间的话，还是推荐你用功能强大的智能手机。
音频产品：目前，可以使用的产品包括电话应答机、语音信箱、录音设备——如数码录音机或者微型磁带录音机。这些设备都可以临时储存那些你需要记录或处理的音频信息，使用这样的工具最大的好处是可以毫不费力地收集你大脑里的想法，做到几乎完全同步，但是这需要有一个整理的步骤，因此在我们周围很少有人这样做。
电子邮件：如果你是通过电子邮件与世界的各个角落保持联系的，那么，你的计算机中就包含着一些临时区域，可以用于保留收到的信息和文件，以备日后浏览、阅读和处理。邮箱的管理也是一门大学问，如果能将自己的电子信箱整理得条理清晰，那你的工作也将如此。
（本章结束）…多多电子书
第26节：第二章 让种子发芽（15）
关于工具的使用，我们还有下面几条军规：
1． 收集工具越少越好。有些人喜欢用笔、纸收集，有些人喜欢用手机收集，有些人喜欢用Outlook收集，这都无可厚非，但是如果你既用笔、纸，又用手机，还用Outlook去收集的话，那就犯了大忌。我们要根据自己的情况去打造自己的收集系统，比如我一直以手机收集为主，搭配笔、纸进行收集。我的手机是全键盘的，录入起来很方便，不论是工作中，还是公交车上，或者是在朋友家里聊天，随时都可以记录下大脑中的想法。比如说，在工作的时候突然想到老婆让晚上回家买点面包，赶紧记在手机上，设置好下班后提醒自己，然后继续工作。这样我的大脑里虽然暂时因为这块小石头泛起了涟漪，但是很快大脑又恢复了正常工作状态。
2． 保证5秒钟内拿出工具。灵感总是稍纵即逝，如果你在5秒钟之内还没办法取出你的工具，那你就需要考虑换一个收集工具。早晨一到办公室我就会拿出我的收集本，上面记录着昨天工作的完成情况，以及今天需要完成的工作。在简要浏览之后，将收集本放到右前方的位置，保证自己随手可及。然后在这一天内，将所有和工作相关的东西全部写在这个收集本上。下班后，再浏览一次今天的工作，将已经完成的从收集篮中删掉。合上收集篮之后，就可以带着轻松的心情回家了，呵呵。
3． 定期清空这些工具。我可不想自己的收集本上密密麻麻写满了未竟事宜，我的目标是今日事今日毕。工作篮只是一个暂存器，我会在每周五的下午回顾一下我的收集篮，把里面不用的东西、已经完成的东西、交给别人做的东西全部清除掉，用一个空空如也的收集篮来迎接周末的到来。”
小强这时候已经在按照老付说的做了，他一边听着老付亮出他的绝招，一边将他自己关于‘衣柜整理法’的一些迷惑和想法记录在星巴克提供的便签纸上。看老付已经将收集部分说得差不多了，这时候才开口道：“看来今后我也要随身带上‘收集篮’了，呵呵。怪不得老总身上总是带支笔，原来那就是他的收集篮啊，呵呵……”
“这个你错了，咱们的老总是不会将收集器带在身上的。你可以注意观察一下，他身上只有笔，没有纸。知道什么原因吗？他那支笔是用来签字的，而不是用来做收集用的，呵呵，他的收集器是他的秘书小张，所有的东西都存放在小张那里。”
“哦，原来这样，配不起秘书就只能用笔、纸了，呵呵。我还想问一下，我们收集了那么多乱七八糟的东西，该怎么处理呢？”小强问。
处理：为衣物分类
“还是拿前面的例子来说吧，咱们把刚才的收集篮拿出来看看。”
收集篮
1。联系供货商，周一会将支票送去。
2。给研发部小王提供新版本软件的用户使用调查报告。
3。查看邮箱。
4。周五之前拿出新产品的销售策略。
5。哪天有空去打羽毛球
6。上个月市场推广费用明细报表。
“嗯，收集篮里已经有一堆事情了，可是当时我们为了保持思绪的平静、注意力的集中，甚至还不知道他们究竟是一些什么事。在我们集中精力将下午2点的会议资料准备完毕之后，开始将注意力集中在收集篮上，我们需要在2分钟之内对收集篮里的任务打上‘可以执行’或者‘不能执行’的标签。”
收集篮
可以执行 联系供货商，周一会将支票送去
可以执行 给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告
可以执行 检查邮箱
可以执行 周五之前拿出新产品的销售策略
不能执行 哪天有空去打羽毛球？
不能执行 上个月市场推广费用明细报表
“我们处理收集篮的时候不是随意处理的，应该遵循下面几个原则：
处理收集篮的几大原则
？ 从最上面一项开始处理。这个原则是非常重要的，每一件事情都必须获得均等机会的处理。‘处理’这个动词并不意味着‘花费时间’，它仅仅是指‘判断事情的实质，决定下一步的行动方案，然后相应地处理掉’。无论如何，你必须尽最大的可能迅速地突击到工作篮的底部，而且不逃避任何一件事情的处理。
（本章结束）…多多电子书
第27节：第二章 让种子发芽（16）
？ 一次只处理一件事情。这里仍然遵循‘脑袋里只装一件事’的原则，处理完一件事以后再去处理下一件。
？ 永远不要再放回收集篮（被迫中断的事情除外）。当你第一次从收集篮中取出事情时，立刻判定它的实质以及处理方法，永远不要把它再次放回收集篮内，争取第一次就把它做到最好。
回到我们的例子上：
1。联系供货商，周一会将支票送去。这显然是可以执行的，只需拿起电话即可。
2。给研发部小王提供新版本软件的用户使用调查报告。编写用户使用报告是部属小李的工作范畴，这件事需要委托给他处理，因此，这件事也是可以执行的。
3。检查邮箱。看看那封邮件是垃圾邮件，工作邮件，还是淘宝的通知信，这个也是可以执行的。
4。周五之前拿出新产品的销售策略。这是一项新的任务，虽然不是一下子就可以完成的，但也是可以执行的。
5。哪天有空去打羽毛球。哪天去打羽毛球是现在无法决定的，只有等某天有空闲了，才可以执行，所以，这件事情暂时是不能执行的。
6。研究上个月市场推广费用明细报表。孙会计拿给你这个报表不是让你去执行的，而是在你这里存档，以备日后查询，所以，它也是不能执行的。
我们通常将不能执行的任务分为三类：
1。垃圾：这类事情千万别去做，它浪费时间，浪费生命。我一般在收集的时候就会将垃圾过滤掉，因此在我们的例子里，没有一件垃圾。
2。将来某时/也许：比如说‘哪天有空去打羽毛球’，这就是一件将来某时当某些条件成熟之后才会做的事情，这类事情多不胜数：4月份到山东旅游、整理办公室、去医院做鼻炎手术，等等。
3。参考资料：比如‘研究上个月市场推广费用明细报表’，会计之所以给你是因为你有权限知道这件事情，或许今后的某个时候会用得上，对待这类事情的正确方法是分类归档。”
收集篮
可以执行 联系供货商，周一会将支票送去
可以执行 给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告
可以执行 查看邮箱
可以执行 周五之前拿出新产品的销售策略
将来某时/也许 不能执行 哪天有空去打羽毛球
参考资料 不能执行 上个月市场推广费用明细报表
可以执行的事情我们分为五类：
1。 2分钟之内能搞定的事：打一个电话是2分钟可以解决的事情，对于这样的事，我们采取的行动应该是——立即去做。
2。需要多个步骤搞定的项目：工作中遇到的大部分任务都是需要我们进行分解之后才能执行的，例如‘周五之前拿出新产品的销售策略’，你可以立即去做吗？不行，因为你还不知道该怎么去做。
3。指派给别人完成的事：这类事情是我们最喜欢的，因为我们可以方便地把这只猴子甩到别人身上，比如‘提供新版本软件的用户使用报告’，你可以打电话给小李，说明这件事情，并且告诉他，下周三之前必须完成。
4。特定时间做的事：这些事就是我们写在行事历里的事情，一方面可能来自于那些需要多个步骤才能搞定的事情，因为你需要今天做一些，明天再做一些。另一方面有些事情是需要在特定的时间或者环境才能完成的，比如下周三督促小李提交用户使用报告。
5。待办事项：这些就是剩下的普通任务了，比如例子中的‘查看邮箱’，对于这些事情，有空的时候就立即搞定它。现在的收集篮看起来应该是这个样子。”
收集篮
2分钟任务 可以执行 联系供货商，周一会将支票送去
委派任务 可以执行 给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告
待办事项 可以执行 检查邮箱
多步骤项目 可以执行 周五之前拿出新产品的销售策略
将来某时/也许 不能执行 哪天有空去打羽毛球？
参考资料 不能执行 上个月市场推广费用明细报表
“上面提到了‘2分钟任务’，这是一个非常有趣的原则：如果是2分钟之内能够做完的事情，那就请‘立即去做’。 比如发一封E…mail、打扫办公室卫生、整理桌面、给某人一个电话，等等。有些人觉得2分钟就能做完的事情太简单，任何时候想做都可以做，但是往往拖了又拖，到一天终了的时候又抱怨‘事好多，真烦人’。不信你可以自己做实验。‘2分钟原则’是专门对付这些‘烦琐小事’的。
（本章结束）…多多电子书
第28节：第二章 让种子发芽（17）
一般情况下2分钟可以使人放松，又不会丢失思路。这里说了是“一般情况”，也就是说这不是一个绝对值，就像人的体温一样，都是有差异的，不必强求。你可以是2分钟，也可以是1分钟，甚至30秒。如果真的超出预计的话，需要分情况去考虑。还是举例来说吧，如果你本来计划要打2分钟电话，但是现在却超过了，那么是不是要继续呢？当然要！如果你计划用2分钟给老板汇报工作，但很不幸，汇报时老板又要跟你谈另外一个问题，那是不是要继续呢？当然要！
你可能会说：‘咱们不是提倡集中100％的精力去做当前的事情吗？不是要尽量避免裂痕时间吗？为什么我们要被2分钟原则打断呢？’理由是，如果此时不打�
