小强升职记-第5部分

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帮助同事解决写程序时遇到的技术难题 不重要 紧急 低
领导安排写一个项目说明文档 不重要 紧急 中
对产品进行全面测试 重要 不紧急 高
看《火影忍者》连载漫画 不重要 不紧急 低
打若干用于沟通的电话 不重要 紧急 中
编写产品销售策略 重要 不紧急 高
通过网络收看NBA转播 不重要 不紧急 中
安抚愤怒的客户 重要 紧急 高
归档自己的所有重要文件 重要 不紧急 中
和领导一起去参加产品推介会 不重要 紧急 低
给办公室领A4打印纸 不重要 紧急 低
解决产品出现的严重问题 重要 紧急 高
将工作任务放入四个象限
“接下来你就可以将它们放入四象限了。”
“Ok，我们将一周的事务放入四象限以后可以很清楚地看到，你平时的工作主要集中在第三象限，这也是你平时工作忙碌但是盲目的原因。我们对待四个象限中的事务应该采取不同的态度和处理方法，我来和你分享一下我处理这些事务的原则：
第一象限：没什么好说的了，立即去做！我们工作中的主要压力就来自于第一象限，我们生活中的主要危机也来自于第一象限。第一象限就是一片雷区，我们进入这个象限的次数越少越好。其实第一象限80％的事务都来自于第二象限没有被很好处理的事务，也就是说这个压力和危机，是自己强加给自己的。举个例子来说，你可能不得不花整整一天的时间去陪重要客户逛街、吃饭、娱乐，就是因为你产品的问题给客户带来了极大的麻烦，而你必须通过做这件重要而且紧急的事情去安抚客户。
第二象限：有计划去做！我们应该将时间投资于第二象限，不能因为它是不紧急的就不去处理。我们应该在第一时间对它进行任务分解，并且制定时间表；然后我们每次投入很少的时间，就可以完成一项庞大的任务，就像储蓄一样，每天投入1元钱，好像做不了什么事，但是坚持一段时间之后，就可以做成大事。除此之外，将精力集中于第二象限的价值还体现在如果你第二象限的事务能很好地处理的话，会减少第一象限80％的事务。举个例子来说，那天你正在仔细地对你的代码进行测试，可是这时候女朋友非要拉着你逛街，这严重地分散了你的注意力，打断了你的思路，所以造成你没有测试出产品出现问题的所在。如果你能将陪你女朋友逛街这件事安排好的话，那安抚客户这种重要而且紧急的事情就不会出现了。

（本章结束）…多多电子书
第14节：第二章　　让种子发芽（3）

　　

第三象限：交给别人去做！我们应该清楚地认识到，第三象限的事务是我们忙碌而且盲目的源头。这个象限里的事务最好能放权交给别人去做，或者通过委婉的拒绝减少这类事务的产生。举个例子来说，你的岳母打电话过来说想下午去逛逛街，这时候，你可以委婉地告诉她你确实想去陪她，可是今天刚好有个会议需要你主持；你可以立即联系你的老婆，让她去陪你岳母逛街，而你通过做晚饭来补偿你的老婆。这样你在上班的时间段内就可以将精力集中在重要的工作上了。
第四象限：尽量别去做！这是一个用于缓冲调整的象限。当你疲惫的时候，可以通过做一些不重要而且不紧急的事情来调整一下心态和身体，但是你不能在这个象限里投入太多的精力，否则你就是在浪费生命了。举个不恰当的例子来说，当你因为工作的事情身心疲惫的时候，可以和老婆一起逛逛街或者去登山、游泳等，但是如果你将自己的大部分精力放在陪老婆逛街、讨老婆欢心上面，那么你将失去你的事业，也失去家庭稳定的基础。”
终于轮到小强说话了：“老付，你讲的非常有道理，但是我有个问题不明白。”
“什么问题？说来听听。”老付问。
“好像这个‘四象限法’和你以前给我说的‘时段工作法’相互矛盾啊，我到底应该用哪种方法呢？”
“这个问题问得好，呵呵。那你告诉我，你想练九阳真经啊，还是九阴真经？想从第一层练起呢还是直接练第九层？”
“嗯……其实九阴真经还是九阳真经都无所谓，只要适合我练就行，我当然想直接练第九层，可是估计还得从第一层练起。”
“是啊，同样的道理，时间管理方法也是一样，最重要的是适合你，其实不管是‘四象限法’还是‘时段工作法’都可以大大提高你的工作效率。问题是，当初因为你对自己的价值观以及时间管理都了解得不深，所以才向你推荐‘时段工作法’。现在帮你打通了‘任督二脉’，你就可以开始修炼‘四象限法’了。更何况，以后还有更高级的时间管理功夫等着你去修炼，呵呵，加油吧！”
“哇，真是充满期待啊！老付，我还有个问题，我现在经常不由自主地将主要精力放在了第三象限和第一象限。走出第一象限的方法你刚才提到了，就是集中精力处理好第二象限的事务。那么，我该如何走出第三象限呢？”
“要走出第三象限，就得依靠‘猴子法则’了。”
“猴子法则？？？”
应用“猴子法则”走出第三象限
“是的，猴子法则。比尔？翁肯（Bill　Oncken）曾经提出一个理论，叫‘背上的猴子’。翁肯教授有一次偶然发现，自己在忙于加班的时候，部属竟然在悠哉游哉地打高尔夫。这让他突然领悟到，主管人员之所以时间不够用，一个很重要的原因在于没有做好授权分责，将太多本该部属去做的工作招揽到了自己身上，以至于永远在苦苦追赶工作进度。　
翁肯教授把那些工作比喻为活蹦乱跳、随时可能跳到你身上的‘猴子’，而把他那独特的时间管理理论称为‘猴子管理艺术’。
试想一下这样的情况：你在走道上碰到一位同事，他说：‘我遇到麻烦了，能不能和你谈谈？’于是你开始关切地听他讲述。结果这个问题果然很麻烦，你听了半个小时才弄清楚是怎么回事，而且还没法立刻给出建议，于是你说：‘这个问题很复杂，我现在没有时间和你讨论，让我仔细想想，回头咱们再谈谈。’　
让我们用猴子理论来分析一下这个过程。首先，你和同事在走道上偶遇之前，谁的背上有猴子？显然，是同事的背上。猴子不在你的背上，你甚至不知道有这只猴子存在。接着，你开始倾听同事的讲述，这时同事背上的猴子悄悄向你的背上跨过来一只脚。然后，听完同事的讲述，你表示要仔细想想再和同事讨论。这时，猴子便完全转移到了你背上。你接过了同事背上的猴子，而同事则变成了监督者。此后，他会不时跑来问你：‘那件事你考虑得怎么样了？’‘我们什么时候再谈谈？’……

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第15节：第二章　　让种子发芽（4）

　　

我们虽然应该帮助遇到困难的同事，但是也应该避免这样的情况：让他们把你当做他们自己猴子的收容站，你收的愈多，他们给的愈多，到最后你被堆积如山的别人的问题所困扰，甚至没有时间照顾自己的‘猴子’。你将一些并非自己职责的事情做得很有效率，可这值得你沾沾自喜吗？你自己的事情完成得怎么样呢？这就是猴子法则。”
“噢——，听起来很有意思，也很有道理哎。”小强若有所悟地说。
“我们来做一个练习，看看你能否顺利地甩掉自己身上的猴子。”老付说着拿出一张纸在上面写了几个问题。
猴子法则练习题
老板问：关于水利系统软件的那个项目，想和你谈一谈。
你回答：______________________________________________
部属问：我们怎么解决项目预算超支的问题？
你回答：______________________________________________
同事问：我什么时候能拿到这个软件的操作说明书？
你回答：______________________________________________
老婆问：明天下午能否和我一起逛街？
你回答：______________________________________________
朋友问：这周六咱们一起去打羽毛球吧？
你回答：______________________________________________
父母问：家里的空调坏了，换一个新的吧？
你回答：______________________________________________
“这些问题没有标准的答案，只有答案的标准，这个标准是：甩掉自己身上的猴子，或者将猴子放回到他的主人身上。”老付写完后说。
“这一招太强了！我经常都是猴子饲养员。现在，我来试试甩掉身上的猴子。”小强说完埋头写了起来。
小强的答案
老板问：关于水利系统软件的那个项目，想和你谈一谈。
你回答：好的老板，不过能否请你先发给我一份关于水利系统软件的资料？
部属问：我们怎么解决项目预算超支的问题？
你回答：你有什么想法？能不能先请你做一个删减成本的计划案？
同事问：我什么时候能拿到这个软件的操作说明书？
你回答：我已经让××去做了，他会直接发给你。
老婆问：明天下午能否和我一起逛街？
你回答：老婆，下个月结婚纪念日的时候我陪你逛一整天，好吗？
朋友问：这周六咱们一起去打羽毛球吧？
你回答：好啊，到时候你给我打电话，有时间我一定去。
父母问：家里的空调坏了，换一个新的吧？
你回答：行啊，你们选好喜欢的品牌和款式，到时候我去买。
“真不敢相信，光这样纸上谈兵我都感觉到身上的压力减轻了。我想，有了这个绝招，我一定可以走出第三象限的陷阱。”小强高兴地说。
“你答得很不错，看来你差不多已经掌握了‘猴子法则’了，这样你一定可以走出第三象限。”老付赞许地说。
修炼第二象限工作法
“好的，小强，当我们走出了第三象限之后，需要考虑的下一个问题是：如何走入第二象限？第二象限工作法是四象限的核心和最终目的，此前我们已经达成了几点共识：
四象限法小结
◎　我们根据自己的职业价值观评估某件事务的重要程度。
◎　我们根据事务的截止日期判断事务的紧迫程度。
◎　我们应将自己所有的日常事务放到四象限中分析。
◎　我们对四个象限内的事务有不同的处理方法和原则。
◎　我们应该将自己的主要精力集中在解决第二象限内的事务。
◎　我们平时经常制定的工作计划和工作目标都是相对于第二象限来说的
‘第二象限工作法’顾名思义，就是我们要紧紧围绕第二象限开展我们的工作。关于这一点，我不想说太多了，我们还是务实一点，修炼自己在第二象限工作的能力。
首先，我们既然打算将自己的精力投资在第二象限，那么如何做到这一点呢？我们可以对第二象限的事务进行目标描述和任务分解。拿前面的例子来说，重要但是不紧急的事务有：

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第16节：第二章　　让种子发芽（5）

　　

对产品进行全面测试，编写产品销售策略，归档自己的所有重要文件。
接下来我们对这些事务进行目标描述和任务分解：
目标描述和任务分解示例
项目 任务 目标 计划时间 负责人 是否
达成
对产品进行
全面测试 开会研讨测试策略 在测试方案上达成一致 2天 小强
编写测试大纲 完成对产品进行完整测试的计划 3小时 Kevin
测试 按照计划进行测试 1天 小强
填写测试报告 形成测试报告，递交项目主管 2小时 Jin
编写产品销售策略 针对产品做市场调研 了解目标客户对产品的反应 2天 John
调查相同定位产品的销售策略 了解主要竞争对手的销售策略和效果 2天 Sean
销售策划组开会讨论 制定自己的销售策略 1天 Fancy
编写销售策略报告 递交公司主管审阅，听取意见 4小时 徐磊
归档重要文件 制定文件归档方法 找出效率最高的归档方式 1小时 小强
收集所需材料 找到足够多的文件夹、标签纸等。 1小时 小强
归档 将重要文件按照一定的归档方式整理 2小时 小强
这样做有下面几个好处：
进行目标描述和任务分解的好处
◎迫使我们将精力花在第二象限，这在一开始是非常重要的。
◎有利于将一个项目做细，有计划地做，时刻知道你下一步该做什么。
◎明确任务完成的标准，当达到标准的时候就可以放下你的心里的石头，减轻你的压力。
◎有了工作时间的约束，你可以明确地知道该任务是否造成了拖延，原因是什么，如何避免。
“简单地讲，就是消除时间管理的三大杀手——拖延、犹豫不决、目标不明确对工作的影响。”
“时间管理的三大杀手，我赶紧写下来，我要时刻提醒自己，一定要战胜这三大杀手。”小强坚决地说。
“Ok，做了简单的任务分解和目标描述之后还不够