做人做事好习惯-第6部分

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间到时再动手写或打电话保持联络。它真正具有促进你与他人保持联络的能力。
“每日备忘录”对你作决定也颇有助益。它能抑制你的冲动，让你明智地作出判断。比如说，你接到一封广告函说，只要花999元就能买到一部录像机，而你也有些心动。那么不妨把表格填满，装进信封，然后把信夹在截止期限前一周的“备忘录”里。当时间到时再看看表格，这次感觉没有上次来得吸引人。可是只要你这么做了，就算做了一半。经过一番考虑后，你可以把信寄出去，心里确认自己的决定不会有错。
或者说，有人想听听你对某件事的看法和建议，此时你无需凭空臆测，只要通过你所看到的，表示出自己的想法就行了。隔天再把问题和答案记在“每日备忘录”——可能的话不要隔得太久。当你再看一次时，你便可以借机把原先的判断当成是别人的，而重新加以评估。这样做你将会惊异地发现，你做了多少愚蠢、仓促和肤浅的判断。
等到你对这种方法相当熟悉时，你将觉察到这一简单而有效的方法的其他用途。
在任何时候，高效工作都是“每日备忘录”的直接延伸，当然，任何人都要在“每日备忘录”上精心策划！　



□　安排时间的诀窍


你可以使用一本黄色的活页簿，来安排每天的事情。每一天用一页，在每页的中间画一条线，左边写上要打电话给哪些人，右边记下该人的事情。也可以在口袋里放一些卡片，用来记下在公司与部属交谈的一些重点，以及要转记到活页簿上的资料。
每个人用来安排时间的方法不同，有的很简单，有的很精密。有的人顺手在一张纸上写上一个星期内该做的事，依此逐条逐项完成，有的人有厚厚的一大本行事历，分类细密繁多。但对这个人有效的方法，可能对另一个人并不见得合适，但是一个成功的人不能没有一套安排自己时间的行事方法。
即使有了最好的方法，如果不注意一些自己和别人的毛病，即使安排井然有序，也很可能被弄得章法大乱、面目全非。以下是5则诀窍。
1．先做容易的事
假如你今天有11件该做的事情，其中有8件你可以算准处理它们所需要的时间，有两样是可以大致估计，而有一样可能会牵涉范围较深较广，你会先做那一样呢？
很多人会先做最后一样，然后到了最后，一项事情也没有完成。你应先努力去做可以如期完工的8件事情。做完这些事后，会带给你愉悦的成就感和昂扬的斗志，来面对较艰难的工作。容易做的事可以当做一种享受来完成它们，而不该轻视它们，或觉得做完了也没什么了不起。
2．不要逞英雄，也不要做牺牲品
很多人喜欢在时间上逞英雄，他们总是想在短时间内做很多事。也许他们觉得在一个钟头内，挤进两个钟头才能做得完的事，虽然早知无法做完，但也是很英勇的吧！其实这与英雄气概无关，而且这种人总是进度落后，并且拖累别人。
是否有过这样的经验？有人跟你约下午下班后6点钟见面，但在和他会面之前，还得打几个电话和满城奔波去办几件难事，结果不出所料，他到7点才姗姗来迟。你要避免成为他的牺牲品，你可以先问：“6点钟？你还得做那么多事，6点怎么来得及？你还是先把事情做好，我们7点钟见面。”
当然，你不能天真地希望，你的时间永远不受别人影响或干扰，其中一例就是——有人会取消约会，但是有些人似乎有种常常取消约会的习惯，你就不应该任其牵制。
3．安排打电话的顺序
找一天做以下这个实验：不论对方是谁，都限制打电话的时间不要超过5分钟。你一定会发现，你忽然对自己打电话的方式特别留意，而且也会注意对方打电话时的习惯。
有的人喜欢简短扼要，有的人则长篇大论，因此你应用心思考打电话的顺序，如果在半个钟头内要打7个电话，有6个是平均每两分钟就可以交代清楚，而有一个可能会唠唠叨叨，最好先打那干脆利落的6个电话，把这拖泥带水的留到最后。这样，当你被耗在这个“长途”电话上时，至少不会感到焦躁，担心自己没有时间去打另外6个电话。
4．列单子
你可以罗列一下一天当中该做的事情。每次当你在纸上划掉一项已经做完的事时，会有说不出的快感。
如果你想成为一个做事有规律而又系统的人，并不是看你可以列出多少该做的事，而是看你在一天结束之时，划掉了多少完成了的事。理想中的单子是当一天终了，今天该做的事已经都被划掉。今日事今日毕，单子上该做的事都已解决。　



□　建立工作的优先权


心智的持续专注是提高任何工作、学习效率的关键，而最有效的方式就是建立时间表，定时、定量地把大部分精力用在主要的职责上。
1．有效安排计划
（1）步骤一：简单地叙述你的选择
在你对自己决定的现有工作方式感到满意时，再做一次职责表吧。现在，用不同的符号，在每项的左端标示你愿意花更多、更少或同样的注意力。
一旦你确定自己的选择，把每一职责的现有价值加以考虑，哪一个值得你去做，或在完成时，将有什么样的报酬或好处。另外，对于职责的未来价值，你得一并考虑。在你完成此事后，有什么有价值的报酬或其他好处。
（2）步骤二：计算所需的时间
在每个选择的左边，写下两个数字：①每个月花在工作上最少而有效的劳动——若少于这数字，将无法完成任何事。某些项目可能会没有。②每个月花在职责上最适宜且有效的劳动——这数字可以平衡你所花的心血和得到的好处。许多项目的数字可能比这还少。
比如说，你考虑在专业学识上提高自己。显然地，你想花适宜的时间。每个月你最少得花5个小时。如果你花的时间太少，你可能无法赶上进度。而你最适合的时间是10个钟头，这足够让你应付工作里的变化和差异，并有足够的时间使你明白发展趋势。
建立最少且适宜的时间分配，将帮助你更有效率和更有耐心地去平衡新的安排和要求。它们限定你所需的时间，帮你达到目标。当你分配注意力时，不妨考虑一下，那么你将不会把太多或太少的注意力，放在一项职责上。限定你所需要的时间，能帮你在最经济的时间内，有效地达到目标。
2．合理分配你的精力
在你研究过你的职责、理想的时间和优先权后，就应该决定对每一项目花多少注意力。这计划要你先用心于最重要的职责内工作。然后，利用剩下的时间去做那些较不重要的事。这一方法让你自己控制时间，并帮助你做好更多的事，而不让你的工作时间为琐事和毫不相关的客户所占据。
（1）步骤一：轻松地再做一次
调查你优先选择的事、潜力和所需的时间。然后，每个月写下你愿意花的时间。这只是近似值而已。
（2）步骤二：立即做调查
确认你对职责分配的时间等于你每个月应负责的时间。在这方面，你有必要做出调整。依据所需的时间，尽可能地用心，以便在最好的机会和最重要的职责上有所进展。
最好的方式是采取适当的安排。这就像以最经济的方式开车一样，你能省下不少汽油，到最后，适当的安排让你更快地朝目标迈进。你所做的分配越完善，你将越有效率。
（3）步骤三：以后的调整
让那些比较不重要的事越少越好。由于新方法产生有效的影响，你在每个月里，将会有更多的时间，而且无需加班。可是，在它们未发生作用前就计算，是不太适宜的。相对地，在你能行使职权时，不妨调整你原先所做的分配。
3．一股劲地工作
现在，你已拟出应付主要职责的计划，你可以心无旁骛地采取行动。大多数的专门人员用头脑去处理重要的事，因为心智的持续专注是提高效率的关键。因此，在你觉得最有能力时，该把你大部分的力量用在主要的职责上。而最有效的方式就是建立时间表，定时、定量地把精力用在这些事情上。
（1）步骤一：不间断地工作
至少把一个礼拜后的事，在月历上做个记号。画圈号表示你对每项职责的分配。如果你无法一次完成一项工作，那么你最好毫无间断地把大部分的工作做好，并把剩下的事集中在一起，直到做完为止，然后再接下去做另一项工作。
比如说，假使你的主要工作包括3个有关顾客的重要计划，以及每个礼拜最少花两个小时读书和思考。你可以安排一周的工作：毫无间断地完成一项计划，再做其他的。那么你便可以在时间表里加上一些不重要的事。
这种方式相当不错。它包括一两个或三个小时的空挡，去应付特别的顾客。表格上要留有给你去处理琐事和例行公事的时间。更重要的是，它把重要的工作记在表上和你的心里。表上再也没有琐事干扰和所谓的“急事”，耗费你太多的精神和时间。
（2）步骤二：不改动原时间表
这个预定好而不间断的工作时间，在你需要时，可帮助你在时间截止之前把重要事务做好。有了这个方法，你将能维持一个工作流程，并避免草草结束。
可是，你也不一定能得到这些好处，除非你照这方式去做，不管任何干扰、耽搁和反对，都不变更原时间表。
下面这些方法能帮助你达到所愿：
第一，除非是记在日历上的事否则不做。这样，你将会在日历上记载的事和你实际做的事之间，建立起相关的关系。这是你执行计划习惯最简短而不可避免的步骤。
第二，在你晚上离开办公室前，做好明天的时间表。如果你想获得更好的效果，想想你若没有完成明天的时间表，那么今天的事就不算全部做完。制定严格的标准，你将很快就能看到成果：控制自己的时间，压力减少，做事顺心，而每天做的事自然也就多了。
第三，在你专心于某一特别的计划时，试着不要为别的事分心。禁止他人打扰，并严格限制电话和朋友来访。如果你真正专注于工作的话，别人是会谅解的。可是，假使你常常破例的话，他们也会跟着做的。为了补偿你的不便，不妨在某些时间内，让自己自由些。要是你能在开头几天排除别人的干扰，就可以开始享受到你常盼望的自在和有效率。这将提高你的兴趣，并帮你发挥更大的意志力去抵制干扰。
（3）步骤三：评估你的表现
在月底时，自我反省一下。看看自己是否朝着目标迈进。看看自己是否用心在做，还是时做时停。拿目前的工作方式去核对你的结果和成就，是否合乎要求。为了更精确些，对以下项目从①到⑤给自己打个分数吧：①履行职责；②及时完成工作；③有效地分配时间；④对新方式的满意程度；⑤本月的成就。　



□　将计划订得灵活些


一旦在脑海里形成了什么计划的话，这个计划一定是灵活的，可变通的，以便应付实际情况中所遇到的意想不到的变化。一个真正行之有效的计划需要坚强的毅力与耐心才能完成。然而，很多人在形成自己的计划之前考虑不周的地方往往太多，以至于有意外发生时，他们的行事方案往往受到影响，事物的延误给他们造成巨大的心理压力，他们常常因此而苦恼不已。
一位作家曾谈到过他对变通计划的一些看法。他说，自己通常喜欢在凌晨创作他的大部分作品。他一般会先拟订一个计划，赶在家里的其他人还没起床之前就完成其中的一两条。但是如果他四岁的小女儿有一天突然早起到书房来看他，他的计划当然会被打乱，他又是如何应付这种情况的呢？他通常在这种时候会将可以做的事提到前面来做——他也只能这样做。试想，如果一个人计划在去上班之前要先进行晨练，而他办公室突然打来紧急电话使他不得不改变计划时，他又该如何对待呢？所以，还是将计划安排得灵活一点好。
在日常生活中，这样的例子不计其数——一些事情没有像我们预想的那样发生，致使我们不得不改变计划：你的朋友答应你的事却没有做到；你发现口袋里的钱并没有你原来计划的那么多；有人未经你的允许而打扰了你的午休；突然冒出来的什么事使你赴约的时间没有你预料中那么充裕……诸如此类的事情一旦发生，你正确的反应应该是：第一，坦然地接受事实，而不是一味抱怨甚至恼怒；第二，思考一下，想想哪件事情乃当务之急而其他事务则可延后。
由于计划改变而导致你的某些事情不能如期完成，你可不能以此为借口，认为处理不好是很自然的事，因而原谅自己的过失——这时，你应该想办法弥补。你应该认识到，造成这种过失的真正原因在于你错误地判断了自己“先做什么，后做什么”。再拿前面的例子来说，是严格地