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第6部分

做人做事好习惯-第6部分

小说: 做人做事好习惯 字数: 每页4000字

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间到时再动手写或打电话保持联络。它真正具有促进你与他人保持联络的能力。
“每日备忘录”对你作决定也颇有助益。它能抑制你的冲动,让你明智地作出判断。比如说,你接到一封广告函说,只要花999元就能买到一部录像机,而你也有些心动。那么不妨把表格填满,装进信封,然后把信夹在截止期限前一周的“备忘录”里。当时间到时再看看表格,这次感觉没有上次来得吸引人。可是只要你这么做了,就算做了一半。经过一番考虑后,你可以把信寄出去,心里确认自己的决定不会有错。
或者说,有人想听听你对某件事的看法和建议,此时你无需凭空臆测,只要通过你所看到的,表示出自己的想法就行了。隔天再把问题和答案记在“每日备忘录”——可能的话不要隔得太久。当你再看一次时,你便可以借机把原先的判断当成是别人的,而重新加以评估。这样做你将会惊异地发现,你做了多少愚蠢、仓促和肤浅的判断。
等到你对这种方法相当熟悉时,你将觉察到这一简单而有效的方法的其他用途。
在任何时候,高效工作都是“每日备忘录”的直接延伸,当然,任何人都要在“每日备忘录”上精心策划! 



□ 安排时间的诀窍


你可以使用一本黄色的活页簿,来安排每天的事情。每一天用一页,在每页的中间画一条线,左边写上要打电话给哪些人,右边记下该人的事情。也可以在口袋里放一些卡片,用来记下在公司与部属交谈的一些重点,以及要转记到活页簿上的资料。
每个人用来安排时间的方法不同,有的很简单,有的很精密。有的人顺手在一张纸上写上一个星期内该做的事,依此逐条逐项完成,有的人有厚厚的一大本行事历,分类细密繁多。但对这个人有效的方法,可能对另一个人并不见得合适,但是一个成功的人不能没有一套安排自己时间的行事方法。
即使有了最好的方法,如果不注意一些自己和别人的毛病,即使安排井然有序,也很可能被弄得章法大乱、面目全非。以下是5则诀窍。
1.先做容易的事
假如你今天有11件该做的事情,其中有8件你可以算准处理它们所需要的时间,有两样是可以大致估计,而有一样可能会牵涉范围较深较广,你会先做那一样呢?
很多人会先做最后一样,然后到了最后,一项事情也没有完成。你应先努力去做可以如期完工的8件事情。做完这些事后,会带给你愉悦的成就感和昂扬的斗志,来面对较艰难的工作。容易做的事可以当做一种享受来完成它们,而不该轻视它们,或觉得做完了也没什么了不起。
2.不要逞英雄,也不要做牺牲品
很多人喜欢在时间上逞英雄,他们总是想在短时间内做很多事。也许他们觉得在一个钟头内,挤进两个钟头才能做得完的事,虽然早知无法做完,但也是很英勇的吧!其实这与英雄气概无关,而且这种人总是进度落后,并且拖累别人。
是否有过这样的经验?有人跟你约下午下班后6点钟见面,但在和他会面之前,还得打几个电话和满城奔波去办几件难事,结果不出所料,他到7点才姗姗来迟。你要避免成为他的牺牲品,你可以先问:“6点钟?你还得做那么多事,6点怎么来得及?你还是先把事情做好,我们7点钟见面。”
当然,你不能天真地希望,你的时间永远不受别人影响或干扰,其中一例就是——有人会取消约会,但是有些人似乎有种常常取消约会的习惯,你就不应该任其牵制。
3.安排打电话的顺序
找一天做以下这个实验:不论对方是谁,都限制打电话的时间不要超过5分钟。你一定会发现,你忽然对自己打电话的方式特别留意,而且也会注意对方打电话时的习惯。
有的人喜欢简短扼要,有的人则长篇大论,因此你应用心思考打电话的顺序,如果在半个钟头内要打7个电话,有6个是平均每两分钟就可以交代清楚,而有一个可能会唠唠叨叨,最好先打那干脆利落的6个电话,把这拖泥带水的留到最后。这样,当你被耗在这个“长途”电话上时,至少不会感到焦躁,担心自己没有时间去打另外6个电话。
4.列单子
你可以罗列一下一天当中该做的事情。每次当你在纸上划掉一项已经做完的事时,会有说不出的快感。
如果你想成为一个做事有规律而又系统的人,并不是看你可以列出多少该做的事,而是看你在一天结束之时,划掉了多少完成了的事。理想中的单子是当一天终了,今天该做的事已经都被划掉。今日事今日毕,单子上该做的事都已解决。 



□ 建立工作的优先权


心智的持续专注是提高任何工作、学习效率的关键,而最有效的方式就是建立时间表,定时、定量地把大部分精力用在主要的职责上。
1.有效安排计划
(1)步骤一:简单地叙述你的选择
在你对自己决定的现有工作方式感到满意时,再做一次职责表吧。现在,用不同的符号,在每项的左端标示你愿意花更多、更少或同样的注意力。
一旦你确定自己的选择,把每一职责的现有价值加以考虑,哪一个值得你去做,或在完成时,将有什么样的报酬或好处。另外,对于职责的未来价值,你得一并考虑。在你完成此事后,有什么有价值的报酬或其他好处。
(2)步骤二:计算所需的时间
在每个选择的左边,写下两个数字:①每个月花在工作上最少而有效的劳动——若少于这数字,将无法完成任何事。某些项目可能会没有。②每个月花在职责上最适宜且有效的劳动——这数字可以平衡你所花的心血和得到的好处。许多项目的数字可能比这还少。
比如说,你考虑在专业学识上提高自己。显然地,你想花适宜的时间。每个月你最少得花5个小时。如果你花的时间太少,你可能无法赶上进度。而你最适合的时间是10个钟头,这足够让你应付工作里的变化和差异,并有足够的时间使你明白发展趋势。
建立最少且适宜的时间分配,将帮助你更有效率和更有耐心地去平衡新的安排和要求。它们限定你所需的时间,帮你达到目标。当你分配注意力时,不妨考虑一下,那么你将不会把太多或太少的注意力,放在一项职责上。限定你所需要的时间,能帮你在最经济的时间内,有效地达到目标。
2.合理分配你的精力
在你研究过你的职责、理想的时间和优先权后,就应该决定对每一项目花多少注意力。这计划要你先用心于最重要的职责内工作。然后,利用剩下的时间去做那些较不重要的事。这一方法让你自己控制时间,并帮助你做好更多的事,而不让你的工作时间为琐事和毫不相关的客户所占据。
(1)步骤一:轻松地再做一次
调查你优先选择的事、潜力和所需的时间。然后,每个月写下你愿意花的时间。这只是近似值而已。
(2)步骤二:立即做调查
确认你对职责分配的时间等于你每个月应负责的时间。在这方面,你有必要做出调整。依据所需的时间,尽可能地用心,以便在最好的机会和最重要的职责上有所进展。
最好的方式是采取适当的安排。这就像以最经济的方式开车一样,你能省下不少汽油,到最后,适当的安排让你更快地朝目标迈进。你所做的分配越完善,你将越有效率。
(3)步骤三:以后的调整
让那些比较不重要的事越少越好。由于新方法产生有效的影响,你在每个月里,将会有更多的时间,而且无需加班。可是,在它们未发生作用前就计算,是不太适宜的。相对地,在你能行使职权时,不妨调整你原先所做的分配。
3.一股劲地工作
现在,你已拟出应付主要职责的计划,你可以心无旁骛地采取行动。大多数的专门人员用头脑去处理重要的事,因为心智的持续专注是提高效率的关键。因此,在你觉得最有能力时,该把你大部分的力量用在主要的职责上。而最有效的方式就是建立时间表,定时、定量地把精力用在这些事情上。
(1)步骤一:不间断地工作
至少把一个礼拜后的事,在月历上做个记号。画圈号表示你对每项职责的分配。如果你无法一次完成一项工作,那么你最好毫无间断地把大部分的工作做好,并把剩下的事集中在一起,直到做完为止,然后再接下去做另一项工作。
比如说,假使你的主要工作包括3个有关顾客的重要计划,以及每个礼拜最少花两个小时读书和思考。你可以安排一周的工作:毫无间断地完成一项计划,再做其他的。那么你便可以在时间表里加上一些不重要的事。
这种方式相当不错。它包括一两个或三个小时的空挡,去应付特别的顾客。表格上要留有给你去处理琐事和例行公事的时间。更重要的是,它把重要的工作记在表上和你的心里。表上再也没有琐事干扰和所谓的“急事”,耗费你太多的精神和时间。
(2)步骤二:不改动原时间表
这个预定好而不间断的工作时间,在你需要时,可帮助你在时间截止之前把重要事务做好。有了这个方法,你将能维持一个工作流程,并避免草草结束。
可是,你也不一定能得到这些好处,除非你照这方式去做,不管任何干扰、耽搁和反对,都不变更原时间表。
下面这些方法能帮助你达到所愿:
第一,除非是记在日历上的事否则不做。这样,你将会在日历上记载的事和你实际做的事之间,建立起相关的关系。这是你执行计划习惯最简短而不可避免的步骤。
第二,在你晚上离开办公室前,做好明天的时间表。如果你想获得更好的效果,想想你若没有完成明天的时间表,那么今天的事就不算全部做完。制定严格的标准,你将很快就能看到成果:控制自己的时间,压力减少,做事顺心,而每天做的事自然也就多了。
第三,在你专心于某一特别的计划时,试着不要为别的事分心。禁止他人打扰,并严格限制电话和朋友来访。如果你真正专注于工作的话,别人是会谅解的。可是,假使你常常破例的话,他们也会跟着做的。为了补偿你的不便,不妨在某些时间内,让自己自由些。要是你能在开头几天排除别人的干扰,就可以开始享受到你常盼望的自在和有效率。这将提高你的兴趣,并帮你发挥更大的意志力去抵制干扰。
(3)步骤三:评估你的表现
在月底时,自我反省一下。看看自己是否朝着目标迈进。看看自己是否用心在做,还是时做时停。拿目前的工作方式去核对你的结果和成就,是否合乎要求。为了更精确些,对以下项目从①到⑤给自己打个分数吧:①履行职责;②及时完成工作;③有效地分配时间;④对新方式的满意程度;⑤本月的成就。 



□ 将计划订得灵活些


一旦在脑海里形成了什么计划的话,这个计划一定是灵活的,可变通的,以便应付实际情况中所遇到的意想不到的变化。一个真正行之有效的计划需要坚强的毅力与耐心才能完成。然而,很多人在形成自己的计划之前考虑不周的地方往往太多,以至于有意外发生时,他们的行事方案往往受到影响,事物的延误给他们造成巨大的心理压力,他们常常因此而苦恼不已。
一位作家曾谈到过他对变通计划的一些看法。他说,自己通常喜欢在凌晨创作他的大部分作品。他一般会先拟订一个计划,赶在家里的其他人还没起床之前就完成其中的一两条。但是如果他四岁的小女儿有一天突然早起到书房来看他,他的计划当然会被打乱,他又是如何应付这种情况的呢?他通常在这种时候会将可以做的事提到前面来做——他也只能这样做。试想,如果一个人计划在去上班之前要先进行晨练,而他办公室突然打来紧急电话使他不得不改变计划时,他又该如何对待呢?所以,还是将计划安排得灵活一点好。
在日常生活中,这样的例子不计其数——一些事情没有像我们预想的那样发生,致使我们不得不改变计划:你的朋友答应你的事却没有做到;你发现口袋里的钱并没有你原来计划的那么多;有人未经你的允许而打扰了你的午休;突然冒出来的什么事使你赴约的时间没有你预料中那么充裕……诸如此类的事情一旦发生,你正确的反应应该是:第一,坦然地接受事实,而不是一味抱怨甚至恼怒;第二,思考一下,想想哪件事情乃当务之急而其他事务则可延后。
由于计划改变而导致你的某些事情不能如期完成,你可不能以此为借口,认为处理不好是很自然的事,因而原谅自己的过失——这时,你应该想办法弥补。你应该认识到,造成这种过失的真正原因在于你错误地判断了自己“先做什么,后做什么”。再拿前面的例子来说,是严格地

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