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第85部分

成功致富全书-第85部分

小说: 成功致富全书 字数: 每页4000字

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的轻重缓急来处理,而导致了成效不明显。

标出急需处理事项的方法有:一、限制数量;二、制成两张表格,一张是短期计划表,另一张则是长期优先顺序表。你可以在最重要的事项旁边加上星号,A、B、C 等英文字母,或数字1、2、3。

在确定了应该做哪几件事之后,你必须按它们的轻重缓急开始行动。大部分人根据事情的紧迫感,而不是事情的优先程度来安排先后顺序的。这些人的做法是被动的而不是主动的。成功人士不能这样工作。如何按优先程度开展工作呢?以下是两个建议:

(一)每天开始都有一张先后表

伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普承认曾会见过效率专家艾维·利。

会见时,利说自己的公司能帮助舒瓦普把他的钢铁公司管理得更好。舒瓦普承认他自己懂得如何管理但事实上公司不尽如人意。可是他说需要的不是更多知识,而是更多行动。他说:“应该做什么,我们自己是清楚的。如果你能告诉我们如何更好地执行计划,我听你的,在合理范围之内价钱由你定。”

利说可以在10 分钟内给舒瓦普一样东西,这东西能把他的公司的业绩提高至少50%。然后他递给舒瓦普一张空白纸,说:“在这张纸上写下你明天要做的6 件最重要的事。”过了一会又说:“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这花了大约5 分钟。利接着说:“现在把这张纸放进口袋。明天早上第一件事是把纸条拿出来,作第一项。不要看其他的,只看第一项。着手办第一件事,直至完成为止。然后用同样方法对待第二项、第三项。。直到你下班为止。如果你只做完第五件事,那不要紧。你总是做着最重要的事情。”

利又说:“每一天都要这样做。你对这种方法的价值深信不疑之后,叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久,然后给我寄支票来,你认为值多少就给我多少。”

整个会见历时不到半个钟头。几个星期之后,舒瓦普给艾维·利寄去一张2。5 万元的支票,还有一封信。信上说从钱的观点看,那是他一生中最有价值的一课。后来有人说,5 年之后,这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂,利提出的方法功不可没。这个方法还为查理斯·舒瓦普赚得1 亿美元。

人们有个不按重要性顺序办事的倾向。多数人宁可做令人愉快的或是方便的事。但是没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。试用这个方法一个月,你会见到令人惊讶的效果。人们会问,你从哪里得到那么多精力?但你知道,你并没有得到精力,你只是学会了把精力用在最需要的地方。

(二)把事情按先后顺序写下来定个进度表

把一天的时间安排好,这对于你的成功是很关键的。这样你可以每时每刻集中精力处理要做的事。但把一周、一个月、一年的时间安排好,也是同样重要的。这样做给你一个整体方向,使你看到自己的宏图,有助于你达到目的。

每个月开始,都坐下来看本月的日历和主要任务表。然后把这些任务填入日历中,再定出一个进度表。自从这样做之后,你就不会无意中错过一个最后期限或忘记过一项任务。

三 写出你的目标

想知道做事的优先顺序,最重要的就是这一个问题:是否能帮助我达成人生的某些重要目标?有名的旅馆业者康拉德·希尔顿将他的成功全归功于目标的魔力。但在达成目标之前,希尔顿不只是写出他做事的优先顺序而已,以下就是他的故事。

经济萧条打击了希尔顿。自1929 年股市大崩盘后,没有人想要旅行,就算有,他们也不会住进希尔顿在20 年代中收购的那些旅馆。到了1931 年,他的债主威胁要撤销抵押权。不但他的洗衣店被典当,他甚至还被迫向门房借钱以糊口。在这潦倒之际,希尔顿偶然看到了沃尔多夫饭店的照片:6 个厨房、200 名厨师、500 位服务生、2000 间房间,还有附属私人医院与位于地下室旁的私人铁路。他将这张照片剪下来,并在上面写上“世界之最”。

希尔顿事后形容1931 年:“那段迷失而混乱的日子真是连想都不敢想。”

但那张沃尔多夫饭店的照片自此就保存在他的皮夹里,一直激励着他努力奋斗。当他再度拥有自己的书桌后,他便将照片压在书桌的玻璃板下,随时看着它。在事业渐有起色而且买了新的大桌子后,他仍把那张珍贵的照片放在玻璃板下面。18 年后,1949 年10 月,希尔顿买下了沃尔多夫饭店。那张照片使得希尔顿的梦想有了具体的雏形,让他有一件可以全力以赴的目标。那张照片就象是一张提示卡,如同格利·布朗放在桌上的杂志一样,不断地激励他们向目标迈进。

荷马·赖斯同希尔顿一样,也是一个因目标而成功的人。荷马·赖斯是乔治亚科技大学黄夹克队的常驻运动总监。因为赖斯的成就斐然,美国全国大学运动协会的同僚们以他的名字设立了一个奖项,每年颁发给全国最优秀的运动总监。

赖斯发迹于肯塔基的乡下中学,后来转到一间较大的中学,继续他的教练生涯。在那儿,他缔造了辉煌的记录:101 胜、9 负、7 平,7 季全胜,50场连胜以及连续5 年的冠军。之后他更上一层楼,当上了大学教练、专业教练和大学的运动总监。

他是如何做到的呢?一开始,赖斯读遍了所有能找得到有关成功的书,他发现许多书都建议读者写下希望达成的事:你的渴望、目标及梦想。年轻的赖斯教练便依样画葫芦,并且在旁边写出达成目标的日期,以及达成目标的计划。象奇迹一般,赖斯一步步地完成了他所订下的目标。他对这种结果非常满意,因此也教他的队员们这么做。多年以来,他仍乐此不疲。

赖斯有时会被激去发表演讲。有一次,他给同学们看一组3 乘5 大小的卡片,然后告诉同学们:“上面都是我的目标,一张一个,我都随身带着。

当我等着登机时,就会将卡片拿出来温习。而且真正的乐趣在于实现这些目标。”他相信目标应该要清楚而明确,而且每天至少大声念出两次,必有助于将这些目标融入潜意识里。他说:“有耐心、放轻松、保持信心;该是你的,自然跑不掉。”

四 制作一份可行的待办计划表并身体力行

(一)不要考验自己的记性

确定在熄灯前写下第二天的工作是个很好的建议,因为:

记下所有的工作后,你可以睡得安稳一些;否则的话,可能整晚你的脑子里都想着:“别忘了!别忘了!别忘了!”。

记下工作后,你的脑子才有时间去解决问题,而不只是记住问题。只要你能利用潜意识解决问题,你就会发现它的作用相当惊人。人脑就象是平行的处理器,幕前幕后的工作可以同时进行。一旦你写了一些东西下来。脑子就会将这些东西转移至幕后,然后在“不知不觉”中开始解决问题。

记下工作就表示你许下了承诺。如果一件事不值得记下来,大概也不值得做。

 ̄文〃√

 ̄人〃√

 ̄书〃√

 ̄屋〃√

 ̄小〃√

 ̄说〃√

 ̄下〃√

 ̄载〃√

 ̄网〃√

(二) 计划表应简单明了

别依赖随处涂鸦的纸片记录、桌上的即时贴,或是用胶水粘在冰箱上的字条。如果你的备忘字条七零八落,反而制造了很多遗忘事情的漏洞。

确定自己至少可以在同一个地方看到所有的待办事项,并且能检查其进度,这也许是在你随身携带的万用手册中,或是在电脑里。不论形式如何,都必须能随时更新内容,并且要放在随手可及的地方;必要时可以利用即时贴或便条作为额外的提醒媒介。但是要切记:别让它们变成主要的方法,否则你就犯了大错了。

如果你将计划表与约会记录放在一起,最好能在你的办公室或电脑中存档一份备份,以防其中一份遗失或失窃。办公室的那一份应该每天更新,这虽然只是举手之劳,却很有帮助。

(三)定期检查计划表

拿破仑·希尔认为,一定要定期检查计划表。

早上起床后的第一件事就是查看计划表。如果你确定要做的事都列在计划表上,而且每天固定检查计划表,你就绝不会因为“忘记”而没有完成任务。福布斯二世一直在他的书桌上放着一张记录重要事项的纸,这是他个人管理系统的中心:“每当我觉得进退两难时,我就会看看这张纸,确定使我动弹不得的事是否真的值得让我为难。”通常福布斯的纸上大约有20 件事,包括电话、信件,以及他必须口述的一小段专栏文章。他告诉我:“如果你没有一个固定的记事本记录你想做的事,事情永远都无法完成。”

这也是在管理其他事情时,非常有用的技巧。每当你分配工作给部属时,你应该确定他们会将你所交代的事情记在计划表上。在之后的会议中,也要请他们带计划表来开会,并以此作为进度报告的根据。如此一来,你就可以确信你指派的工作不会被遗漏。

在工商企业或社会中,没有多少特质比“可靠”更重要了(我必须承认,少数人已经成功地误导别人,使他们相信自己是粗心而且没有组织的人,所以可以“随便”忘记他们不想做的事)。经理喜欢指派工作,以便他们能专心去做其他的事情;策划会议或社会交活动的人,也都希望那些与会者不会将出席时间忘得一干二净。

(四) 限制计划表上的项目

你的计划表范围应该广泛,但绝不能象百科全书,否则你很可能会力不从心。

玛丽·凯·阿什曾在创办玛丽·凯化妆品公司初期听到的一则有关查尔斯·施瓦布(美国一家数一数二的钢铁公司总裁)的故事。一名企管顾问艾·维·李对施瓦布说:“我可以教你如何提高公司的效率。”施瓦布问:

“费用是多少?”李说:“如果无效的话,免费;但如果有效,希望你能拨出公司因此省下的费用的1%给我。”施瓦布同意说:“很公平。”

接着施瓦布问李要怎么做,“我需要与每一位高级主管面对面谈10 分钟。”施瓦布答应了。李开始与所有高级主管会面,他告诉每一位主管:“在下班离开办公室前,请写下6 件你今天尚未完成,但明天一定得做的事。”

主管们都同意这个主意,并在开始实行这个计划后,他们发现自己比以前更专心了,因为有了这张表,他们会努力完成表上的事情。不久之后,公司的生产力有了显著的改善,几个月后,因为效果惊人,施瓦布开了张35,000美元的支票给李。

玛丽·凯说:“当我听到这个故事后心想,如果这个方法对施瓦布而言值35,000 美元,对我也会有同样的价值。”因此,她开始在每天下班前写下6 件明天要做的重要事情,而且也鼓励业务员这么做。今天的玛丽·凯化妆品公司拥有二十多万业务员,印制了上百万份的粉红色小便条本,每一张便条纸上写的都是:“我明天必须做的6 件重要事项。”

(五) 在计划项目旁标注日期与时间

拿破仑·希尔认为,时间日记并不总是灵丹妙药,只有真正下决心完成计划表上的事,时间日记才能起到大的作用。而下定决心的最好办法就是制订完成计划表上每项工作的时间。

大多数人的工作日记只是用来记录会议和约会,拿破仑·希尔则是利用以半小时做划分的工作日记规划工作及约会。如果你只将访客和会议记录下来,一旦你的工作日记上没有任何记录时,似乎你一整天都有空接待访客。

其实,这就大错特错了。重要的工作和访客、会议一样,都应该全部记录下来,拿破仑·希尔认为,只有在备忘录上将工作时间安排好后,才能真正完成这些工作。”

(六) 如果你是经理,考虑帮你的部属制作日程表

苏珊·泰勒是《菁华》杂志的主编,她就象大多数成功的主管一样,也规划自己的计划表;除此之外,她还帮部属制作日程表。通常一到周末,泰勒便躲到新英格兰的度假区去思考企划案、读文章、理清思绪;当她星期一回到办公室,总会带着重要人员的日程表,上面有指派给每一个人的工作。

应优先须知的事会有红色的记号,应第一优先做的事则有两个记号。完成工作所需要的资料,例如名片或相关信件等,都会附在日程表上。

拿破仑·希尔手下一位善于利用时间的经理则将部门的日程表写在白板上,这样让他们可以在必要时改变事情的优先顺序,而且也让下属知道他如何看待一件企划案的重要性。

(七)制作长期计划表

许多善用时间的成功人士都会规划长期计划表。

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