下一个轮到你-第12部分
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●住宿。如果你估计聚会结束得比较晚,应为大家安排好住宿。若看到有人喝多了还要驾车回家,应拦住他;
●你的角色。要站在门口欢迎每一位的光临,形体语言要开放而可亲,期间要到处转一转,在每张桌前坐一会儿,和每个人群交谈几句,不要从头至尾都一头扎在某人身上或某个人群之中。
提示
邀请函用手写定能使聚会更加吸引人,因为它花费了时间和努力。
第70招 担任本单位的“外交大使”
只要是在社交场合里,你就没有下班这一说,你是本单位的一名全权代表,重任在身,因此你就得衣着适当,举止得体,饮酒有度,还要让自己在人群中光彩夺目。在一些大型社交聚会中,如某个退休欢庆会,或一些诸如阿斯科特赛马会(一年一度在英国伯克郡阿斯科特赛马场举行——译者注。)和科文特加登游园会在英国伦敦科文特加登广场举行(此处曾
为伦敦主要水果、花卉和蔬菜市场——译者注。)之类的免票大聚会,会碰到许多生意上的朋友和熟人,还有许多陌生的面孔,在这种情况下,你就有了一些给人留下印象的大好时机。再比如在某个婚礼上,如果大家还不认识你,你就要向新郎新娘及其父母亲们作一番自我介绍,说说你是谁,为什么会前来参加婚礼,代表着谁来的,等等,然后呈上你的礼物,并适当地祝福新人。这样他们一定会对你的举止印象很深并心存感激。
这是你们单位可能收到一封感谢信的不多的机会之一。
如果在这种场合中你感到不舒服,可责任又迫使你不得不前往的话,对你可能会有所帮助的是在“PMA”上花点时间——positive mental attitude(积极的精神状态):享受一下这种聚会的气氛和环境,观察一下形形色色的人们,然后和你的朋友和家人分享一下你所观察到的有趣现象。首先自己要对举办这次聚会感到高兴而愿意接受邀请,形体语言要可亲可近,衣着要得体,并稍稍地和人交谈几句。再想一想这个聚会不会无休无止,而你的出席使你的形象增色不少,这样心里就会舒服一点。如果你实在撑不住的话,也不要勉强,只要不失礼,可以尽早离开。想到由于出席了这次聚会,你的个人专业形象终于没有受到损失,心里还是会感到几分高兴。
提示
早点离开!
第71招 积极参加各种仪式
有的单位一遇到职员有红白喜事,就喜欢举行个什么仪式。有的单位则因为有人要出国或退休,有人要结婚或添子,也常常喜欢举办个什么派对,送点什么礼物的。有的单位还对有人得到提升,或费尽周折挖过来某个能人,或者解决了一个大难题而来个小小的庆祝典礼。
在这种场合里作段演说或送点什么礼物,并保证不显尴尬不出洋相的话,你的个人形象
一定会增色不少,所以你要积极自荐前往参加。另外,别忘了让人给你和明星一起留个影。
提示
在单位内部举行的仪式上作演说,要认真对待而不紧张。个人化点,真诚一点,简短一点。
第72招 掌握打电话的技巧
形体语言和面部表情为我们与别人进行面对面沟通提供了一些帮助,但是在打电话时,我们却失去了这些视觉方面的帮助,而纯粹依靠我们使用的语言,再就是彼此说话之间的沉默了。因此,我们应该像塑造我们的视觉形象一样,塑造我们打电话时的形象。说话使用的词汇、语音和语调都能帮助我们传递信息,并有助于我们抓住语言背后所蕴涵着的说话人的状态和情绪。
以下是一些有用的打电话技巧:
●说话时略带微笑能使你的语调更加动听。可以在打电话时看着在镜子里的自己,注意不要阴沉着脸,或缺乏生机;
●如果想宣传某个主张,可以站起来说,这样语气更有力而热情;
●在打电话前先罗列一下要点,然后看着电脑里或手上的要点清单打电话;
●养成一种在24小时之内一定回电话的习惯;
●尽量在电话机振第一次或第二次铃的时候摘机应答;
●当你和某个人谈话时,尽量不要接电话;
●当你打电话的同时,尽量不要和屋里的人说话;
●挂电话时不要嗲声嗲气地说“再见——”,也不要矫揉造作,除非你和电话那边的人很熟并有着共同的幽默感;
●俗话说,好记性不如烂笔头。对重要的电话号码,不管你自认为自己的记性有多好,都不要试着用脑子去记,总有一天会搞混了记不清的;
●要有原因地打电话,不要只是为了聊聊天;
● 要想给对方留下好印象,就不要在结束前还在谈论着另外一个人。
专线电话
如果你是在自己家里工作的个体劳动者,或者在家里上班,那就得装一部工作用的专线电话,这样可以使电话费单独结算,而且能使你更具有专业形象,另外也能使你的工作和生活彼此之间少干扰一些。同时要告诉你的家人怎样清楚而有礼貌地接电话,告诉他们不要弄出太多的噪音。
提示
如果你找不到另外一家公司里的某个重要人物,因为他总是很忙,或者门卫不让你进去的话,可以设法搞到这个人的直线电话,在上班前或下班后给他打电话试一试,通常,位居高职的人总是比其他人工作时间长一些。
第73招 听电话也分水平高低
多数人并没有学过如何高效地听电话。一般人认为只要摘下电话,就算是在“听”了。其实再没有比接电话更需要“听”的技巧了。如果你冒冒失失地挂了电话,或者并没有听明白对方所有的意思,你的专业形象就会受到损害。一些英国电话公司的专家给“听”电话的水平分成了三级:
●一级
所谓“有效”地听。接电话人在整个过程中能始终保持客观,努力去理解对方的观点,除了听懂语句本身的含义外,还能去注意其中的话外音。
●二级
所谓“表面”地听。接电话人只是试着听清对方说了些什么话,但并不试图去理解究竟是什么含义。特点是不带感情色彩,彼此没有交互影响。
●三级
特点是听凭对方说,这边爱搭不理,期间偶尔哼哼几下,有可能还走神,或消极漠然。
提示
如果拿起电话却听到对方出言不逊,不要将之认为是冲着你来的。应该克制、冷静,以对公司忠诚的精神,让对方把话说完。
第74招 认识听电话的障碍
学习如何认识这些障碍,可以防止听电话时“听”不懂真实含义。
情感障碍
一种是当你感到沮丧、有压力或疲惫不堪的时候,你会思想不集中;另一种是当你讨厌对方说话的腔调,或对方笨嘴笨舌的时候,你会心烦意乱。
外部障碍
一心二用时,你会注意力分散;噪音太多或手头有活儿时,你会成为三级听电话人,而不能完
全听清对方说的话(参见第73招)。
提示
偏见等于半个聋子。
第75招 让自动电话应答器做你的管家
有时我们并不一定非接电话不可,电话铃响不一定表示有急事相告。如果你正在埋头工作或忙着开会,可以把自动电话应答器打开,它可以阻止电话对你的干扰,并能像一位管家或秘书一样向对方宣布你不在家,并请其留言,这样你便可以于更方便的时候处理所有来电。
留言
简短而切中要害,不要占用磁带太多的空间。不留有关私人或具保密性质的言,以免在共用办公室里引起不快以及冒犯他人或出现其他尴尬事端。许多电话机可以留下你致电的日期时间,但不要管它们,只要留下你的名字和回电号码就可以了,如果你的名字比较大众化,可以加上你的姓。
录一段声明
声明应该简洁有力,不要太过花哨,只需告诉对方有没有打错就行。又是要求对方留言清楚,又是留下了你的尊姓大名,又是陈述一番你去干什么了,会使人很不愉快,而且白白增加对方电话费的账单。
一则小故事
一次我出差在外,在旅馆房间里安顿下来后,我通过远程访问途径接通了我的自动电话应答器,其中一个电话是一个粗鲁的家伙打来的,他说他不会留任何言,因为他从不在自动电话应答器上和人作交易。后来我又通过调查搞到了他的电话号码,第二天我就致电于他,结果什么生意都没谈成,但却赚到了一条重要的信息:我发现这个人的生意风格和他的打电话风格一模一样,粗鲁急躁、专横跋扈——我再不打算和他打任何交道了。
提示
务必在24小时之内给人回电话。
第76招 更快捷的信息传递方法:使用传真
传真神速。它能当天就把你的决定告诉对方。但是在半夜向客户发去的传真往往白发,因为多数人到办公室后干的第一件事就是把所有传真统统扔掉,他们当然地认为只是些烦人的广告,完全可以置之不理。
另外,在商业和社交用途方面,使用传真也很有区别。永远不要用传真发感谢信,可以传真指令但不能传真邀请函,因为接到传真过来的商业或社交活动的邀请函,会让人感觉自
己只是作为附属陪衬人物。
提示
手写传真的头和尾。
第77招 不要随便使用手机
手机是方便人们生活的一大技术发明,让我们有时都怀疑以前没有它时是怎么过的。但是关系到个人的专业形象问题时,移动电话却有其不利之处。《现代礼仪》(Modern Manners)一书的作者德鲁西拉·贝法斯就认为移动电话能“……给人这样一种印象,即使用者毫不顾及身边人,这很失礼。”
提示
永远不要在教堂、萨伏依剧院英国伦敦一所大剧院,此处泛指所有剧院——译者注。或温布尔登网球场英国著名国际网球比赛地,位于英格兰东南部,伦敦附近,此处泛指所有网球场——译者注。使用移动电话。
第78招 理想的联系途径:加入Internet
目前社会上的软件服务公司、服务器管理商和热心的因特网网客成千上万,他们都非常乐意帮助你向信息高速公路迈出第一步。因特网是一种世界范围的资源,能为你带来无限商机。你可以运用Web网页来搜集各种各样的商业信息数据,也可以加入任何一种专业讨论组取乐,话题五花八门,从人类学到伦理道德,什么都有。
你只要准备一台486以上的个人电脑,和一个调制解调器就可以通过服务器上网了。电子邮件系统便是其中最简单的形式之一,它通过电话线路来传输信息,你可以用它来下载各种资源信息数据,也可以把它当做你与同事和客户之间的信息传输系统的工具。只要你有节制地谨慎使用网络,就能非常高效地把你的消息或最新发展情况告诉给你想告诉的人。
“外星人会认为地球上也存在着智能生命的。”——微软公司Windows95广告语
提示
Email 是提供最新发展消息的绝佳方法,无需解释,只要消息。
第79招 名片是地位的标志
没有名片就几乎做不成生意。小小一张名片,在你所从事的行业内外,不但可以当做你的身份证明和自我介绍,还可以作为你的地位的标志和资历的认可。你的名片应该和你的地位相符,印刷质量要上好,尺寸和规格要一般,否则它无法塞进常规的名片簿,别人只好不客气地一扔了之。
我见过一张某位反射疗法(医学用语,对脚部进行按摩以松弛神经——译者注。)专家的名片,它也只不过是白底黑字,上面印着这位专家的名字、诊所的地址和服务项目,在左下角还有一个小小的脚印,但整张名片看起来非常漂亮,而且切题。
如果你的公司不够大方不给职员印刷名片