滴水不漏-经理人记事本活用术-第4部分

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颜色区分别无它意，而是可以在纸面上看出还有哪些未处理的事项。

此外，当预定行程有所变动时，则以修正液加以修改，再以适当色彩的
笔记入，对预定行程的变更可一目了然。

□时间管理的技巧
1。作可同时进行的事。
2。　保持较轻松的状态，同时需有适当的紧张，并集中注意力于事物上。
3。发言需和行动有所关联，而且要简洁。A。　避免下列发言：纯为解释、
重复不变、和行动无关的发。。　B。　不要发表感想性的发言，例如“原来如此”、
“相当不错”等，而应发表和下一个行动有关，而且有建设性的发言。4。不
要想一个人独立解决问题。A。积极请教专家；B。积极地授权；C。有效活用别
人的时间。5。不要积聚工作。6。有效利用等待的时间、零碎时间。
□以速度管理时间1。集中全力于工作之中。2。除非时机不好，否则便
当场决定并付诸行动。3。勿囤积工作（未处理之文件）。4。　不要漫无计划，
事先限定好结束的预定时间之后再逐步执行。5。主动打电话联络。□以核心
思考管理时间。。　1。在短时间内掌握核心及骨架。2。尽早以当事人的姿态融入核
心。
3。明确把握住战术上的重点和问题点，而不要将时间浪费在重点以外的
地方。
4。　加强筛选的能力，以便有效率地从众多情报中发掘出真正有价值的情
报。
5。情况虽混乱，也不要中断。
6。提高速记能力，并牢牢记住事情的核心和骨干，以备下次之需。
7。当场转换思绪，集中精神。
□确定时间表
·一天的时间表
日志时间表，是可以将最具体的内容记入的行程表，通常是将一天分记
在一页或两页之中。
但是，通常我们并不使用日志型的记事本。因为这种型式的记事本，常
常会使预定项目与杂记项目混在一起。日志型的行程表，只使用于特别的用
处（例如：旅游等）。

然而却极适用于分类使用。也就是记事本中分为日志及金钱出纳等，是
公司保存业务报表的一种。

大体而言，市面上出售的日志行程表可分为“预定及摘要”两部分。亦
即“应完成事项、时间表、摘要记录栏”等，这些是记录日程表的三大主干。

我们并不将行程表分此三部分，而是以另一种形态去处理，亦即“今日
应做事项”、“今日预定事项”、“今日记录”等三个主干来记录。内容分
述如下：

1。预订事项记录于周志日程表。
2。本日记录则记载于市售的周志行程表上，以此代替日志。
3。应完成事项记载于别表。

日志一天需要一张纸，一个月就要　
3O张。但是以我们的方法，则只要　
5～
6张即可。

但是，因为这种方法会使预定事项与摘要记录分离，日后在整理上可能
会有困难，因此这是它最大的缺点所在。

·作记录有趣的一面
前面我们已经谈过，日志时间表是由“预定事项与摘要记录”所构成。
现在，就让我们再深入地谈一谈。
在日志的某一页中，事先记录预定要做的事情。当然，也有人到当天才
记录的。
而且，一天过去了，事情也结束了。。而摘要记录栏内却还记着当天的
事情。
经过了数年，连续的记录就成为连贯的行动记录，这种记录资料很容易
就可唤起我们的记忆，这个时候，它不仅只是记忆而已，保存它，作为日后
参考之用，实在具有相当大的价值。

不论是从事什么样的业务，一定会预定一些年度大事。例如：4月份的
新工人培训、冬天时间的防霜害准备。。等等。这时候，因为有了往年的记
录，于是这些旧记录便成了一项有力的参考依据。

这种“记录性”具有日志及日记两方面的功能。

日志是以事实关系为重点所作成的记录，小学生的家庭联络簿就可以作
为代表。因此，业务日报及金钱出入等项目也许可以归入此一类别。

与日志有些类似的是日记，日记里会融入个人的感情及情绪。如果能够
把这两者巧妙的放进我们的日志行程表里，将会是一本参考性颇高的个人
史。

·确定一周时间表
前面我们已经提到，基本上我们的行动是以“周”为单位，所以行程表
也是以周而完成设计。
一般而言，所谓一周即代表行动的一个循环。所以大部分的人在行事方
面，应该都是以周为单位吧！
周志行程表是在小小的笔记本纸张上，将一周行事做成一览表。这实在
是件很麻烦的事情，因为“7”是个奇数，我们要将一张纸分割成　
7部分看实
在不容易。

市面上销售的周志行程表，则有两种设计形式。

①左页分成　
7个部分的行程表，右页则维持空白，若将白纸部分亦分成
7部分，则是双周份的行程表。
②左页区分成三部分，为周一至周三，而右页则与左页同样间格也区分
为周四、周五两天，剩余的　
1/3则为周六部分。
这两种形式都是一长一短。但它们共同的不便之处，则是行程表的可用
空间很小。
仔细想想，由深夜至次晨的这段时间，是我可以自由运用的最大空间。
可是市面上所贩卖的产品，却完全忽略了这一点，希望今后厂商能注意到这
一点。

事实上，24小时的周历表，的确需要处处顾虑周详些。
我也曾经从事过播音员的工作，不论是广播电台或是出版社等新闻传
播，几乎全都是　
24小时式（全天候）。而在近来，一些公司及厂家，基于实


际需要，也渐渐走上　
24小时全天候工作的时代。记事本如果不能够顺应此一
时代潮流的话，恐怕也无法成为商场上的有利武器了。

基于上述原因，经过多方尝试的结果，我仍然无法找到一本适合自己使
用的记事本；于是也只好在可能的范围内，制作一本适合自己使用的记事本
了。

100页的图表，也就是我们经常使用的周历。我们不妨就参照该页所示，
来进行说明。

1。一周是短期计划，必须与中程、长程计划相连贯。
为了兼顾短、中、长期计划的要求，最好是有周历及月历的对照表，如
此方能使自己的计划更周延。

2。必要时，要设置“本周任务栏”
此栏是为了使前述的“何时开动”及“何时完成”更为明确
而设。对凡事都一板一眼的人，这一点的设计更重要，而且不
急不徐会使时间更为充裕。
3。不要忽略了星期日
一般公司商号都是周休两日制，因此美好的周六、周日更不能不好好加
以利用。基于此一理由，我所设计的记事本当中，星期日那一栏最为宽广。

4。其他注意事项
写些蝇头小字，横写要比直写省时。24小时当中，只有深夜及清晨才算
完完全全的属于自己。尤其是对我而言，早上　
4点一直到我去上班为止，更
是我最宝贵的自由时间。对那些周休两日的人而言，周六及周日是他们足以
充分利用的大好时光。

当然，记入记事本的时间，最好是“已决定的时间”。而且时间一旦决
定就要立即记入，对于完全掌握在自己手中的自由时间，则不妨好好地计划
一番吧！

·建立一个月的时间表
1。串连每日计划与每周计划
目前人们生活是以每周日程表为中心。我想绝大多数的人也都和我差不
多。但是以“月历行程”为中心的人，应该也数不少吧！然而日程表的设立，
应该也不外乎是这两种主要形式！工作本身是以周为单位，则以周历为中心。
如果在工作当中必须与许多人接触，周历则会更为方便。然而工作性质须以
一个月、甚至两个月为单位的人，则以使用“月历行程表”较佳。

也就是说，在决定“日程表重点”的同时，仍然要与其他的日程表之间
有着彼此互动的关系。此时要考虑的是“将工作更具体而简易地推展，减少
不必要的时间浪费”，这就是制作日程表的基本前提。

1。以“每周”为中心的情形
·以周为单位安排　
1个月。。短期
·以月为单位安排　
2—3个月。。中期
·以年为单位（半年—1年）。。长期
2。以“每月”为中心的情形
·以日为单位安排　
1周。。短期
·以月为单位安排　
1个月。。中期
·以年为单位（半年—1年）。。。长期
这种整理方式可能使得整体更趋于具体，同时也可使我们不断地将周日

程表，转记为月时间表的情形。

程表，转记为月时间表的情形。
的　
3周内的预定工作，A就先填入周时间表；B再填入月时间表。

2。使用横式书写或历式书写
“月份行程表”大致可分为两种。一种是传统的横式书写形式，另一种
则是最近流行的历式书写形式。横式的特征是都有时间的标示，亦即可当成
“日程表”来使用。在这种情形下，就兼具“月行程表”与“日行程表”的
功能。

至于历式的特征，由于具有与一般月历的版面设计，所以较易掌握每日
时间表。连每周固定会议的次数也可一目了然。因版面设计的缘故，大多未
标示时间，所以就很难有效地做更为详细的时间管理。而且空间不大，因此
也无法记录太多的事项。

而我们的“月日程表”，则是没有标示时间的对折历式行程表。这种对
折式的日历式日程表，前后周或月份之间的互动情形比较容易完全掌握。

如此一来虽然未标示时间，也不致会有无法纵观全局的困扰。其中并以
格式表格，可直接供整理重要事项的专栏。为其特点。因而使这一个月的全
貌和主题，都可在周行程表中具体地展现出来。

·建立全年的时间日程表
1。何谓短期？何谓长期？
行程表中可分为短期和长期等不同之类别。我想每个人对期间长短的感
觉并不相同。以我个人而言，我将一个月以内视为短期，数个月至半年视为
中期、半年至一年视为长期。

我们的记事本就是以这种区分方式来组合行程表。也就是说，周行程表
为一个月、月行程表为两个月，而所谓的年行程表则由　
8个月组合而成。这
并非一开始即有此规划，而是自然形成的。

亦即在处理日常业务和自己的生活上，就某种具体性所考量的期间即为
8个月（半年至一年）左右。

2。全年日程表的两项功能
然而，这种“全年行事历”的功能何在？一般认为有两项功能。
第一项功能是发挥“订定预定计划”，亦即是行程表的基本功能；第二
项功能是发挥“参考、参照”的作用。

订定预定计划主要是对今后的事件加以预测。正如在年底对这一年做完
反省后，将下一年的目标记入笔记中的行为，正符合“年行事历”的使用目
的。

大多数人在进行计划的同时，会将固定的节日标示出来，例如结婚纪念
日、某人的生日等等，这其实就已经具备了预定计划的性质。

因此，各位何不更进一步地将下一年度的预定计划加以整编规划。例如，
若打算在　
6月下旬盘点存货，就将它特别在记事本上标示出来，其他的预定
计划也依序预先填入订定计划。若及早有些觉悟的话，将可减少身心方面的
疲劳。

而事先预定休假，或许还可借此振奋自己。
在订定预定的计划时，不妨参考过去的经验。或许可经由参照过去某些
的记事本，而将　
6月下旬的盘点工作，订定在第三周的周五。
这也是“全年行事历”的第二项功能，其中所指的“参考、参照”也就


是指参考过去行动的结果。

是指参考过去行动的结果。
一点一滴的记录是坚持不间断的秘诀
一般都将“日程表”视为“预定表”。因此记录的内容都以未来的事项
为主，但是如此一来将无法活用日程表。其实应将非预定的事项也记录下来，
因为在两三年后，将可惜着这些事项而了解整个事件的流程。

这可说是扩大并充实“参考价值”的重要方法。从使用记事本的第一年
起，就不可遗忘加入行动记录。

在使用记事本的第一年中，或许由于你不熟悉环境的变化而无法掌握要
领。所以这段期间，必定也会因为许多琐碎的事而忙得不可开交。

心情烦躁、为明天预定的事项感到茫然——每天不断重演这样的情节。
这时就应该立刻将预定的工作记录下来，如此第二年便可轻松多了，免得到
时候又是茫然不知。

当然，这个记录若能当成日记般地保留下来最好。若能持续数年的话，
将更具有相当的价值。

不过也可以不必如此大费周折。在“全年日程表”中不记下数字的话，
也有相当的效用，也不一定什么事都要像“写日记”似地记下。若能把特殊
事件、变更事项等记录下来的话，就不会感到有什么负担。

例如：在　
4月　
1日原来预定的事项，因故