滴水不漏-经理人记事本活用术-第3部分
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WORK1
今天要完成的工
作
WORK3
在可能情况下的希望
作找出结论必须
会见的人、目
的与时间等
与他（她）一起
吃饭（？）
今天的主要工作
创造今天一天的
要素为何
今天想思考的事
完成的工作想看的电
影、展览会等
想读的书
想学的事
忙，就是心忙，没有心，就无法创造。要过有创意的生活，即使是安
排时间表这样的小事，也必须倾注相当的智慧与创意。
□一天只要完成一件真正重要的事
在安排时间表时最必须注意的，就是不能贪心。忙碌绝不是什么值得夸
耀的事。相反地，或许反而会被人讥嘲为无能的。忙碌，可以说是已落伍了。
非把时间表写得满满的，否则就提不起劲去做，或感觉不安的人，已经是病
入膏盲，不可能有什么创意的思考产生了。
安排时间表的原则是，一天只要达成一件什么事，就足够了。
一周的计划也是如此。一周只要完成两三件事就可以了。
绝不要超过这个限度。这是最理想的。一个人最好不要意图安排自己所
无法实现的时间表。同时加上分辨何者真正重要，不为无谓的事浪费时间与
精力，如此就能拥有许多令人兴奋的一天。
找出可以不做的事，并不去完成它的人，就是有能力的人。巴里特的名
句“重要的事，经常只占整个事的
2O％”，是令人难以想象的真实。
生活应该是很单纯的。因此，不要把事情“复杂化”。而事实上，让事
情变得复杂的，不是别人，而是你自己。
使事情简单化的秘诀是：果决，不做无谓的档案，立即处理事情。一份
文件只处理一次。
当迟疑不知该如何做时，要有立刻放弃的勇气与决断力，就是简朴生活
当迟疑不知该如何做时，要有立刻放弃的勇气与决断力，就是简朴生活
收拾到一边去，一定要常放在自己看得到的地方。因为眼不见，心就不在意。
如果看着碍眼，就赶快去完成，或放弃不管。
清楚地划分该做的事与不做也无大妨碍的事。
德拉卡如此说：
“绝不可混淆有效性与效率性。没有比高效率地去完成一件没有必要的
事更滑稽的了。”
□了解该做的事顺序自然就产生了
因为不知下面该做什么事，而浪费了大好光阴。这种情况，十分的多。
不管是工作或其他的什么，我们将“想做的事”放在考虑的中心。并将
使它实现的“必要的”具体行动，随意之所至地写在考虑的周边。
然后注视它，一边考虑孰先孰后，再依此去移动其所应放的位置，重新
书写。自然，顺序就呈现出来了。
然后，再分别填入在何时，由谁来做即可。
例如，你今年的目标之一是写好英文。
如果是只随意地想想要念哪本书，要听哪卷录音带的话，你的英文永远
也学不好。为了要学好英文，你每天要做什么？用怎样的顺序去做？
如果你没有如此订好详细的计划的话，你的时间会在不知不觉间就消逝
无踪。
□将一天的时间结构化
我们先从一天的周期，来考虑时间的周期。
你的一天有多少时间？你在那些时间内做些什么？
如果我们将一天的时间，分成几个单位的话，会比较容易订定计划与安
排时间表。我是将两小时设定为一个单位。
从起床到睡觉，共分成
9个单位，正好完美地排成一个阶段。
划分这些单位的目的之一，是为了安排时间表。
如果能掌握一天的结构与周期，就能对自己一天的行动产生一个概念。
换言之，就是可借此思考，在不做自己做不到的事，并不浪费时间的前
提下，你一天能完成多少事，在哪些单位中完成。
以两个时间为单位，是因为对我的工作而言，它正好是一个恰当的单位
时间。因此，这个时间的单位，是会因各人的职业而有不同。
了解自己身体的周期（早起型、晚睡型），并配合之。创造出自己的时
间周期，就可以更有效率地去运用时间。
请注意，分割时间并不单只是像手表般把时间区分成许多单位。
我们应藉着重新用自己的眼睛，自己的头脑去看时间，相信一定能有一
些意想不到的发现。
而使我们有这种发现，就思维了不起的地方。藉着这样的过程，使我们
产生足以创造有创意的生活的眼光。
早上
1个单位，下午
2个单位，只有这
3个单位才是工作的时间。除非
有特别的事，否则绝不超过。这就是我的周期。
只要思考今天要在哪个单位做什么事，时间表的安排就算完成了。
有特别的事，否则绝不超过。这就是我的周期。
只要思考今天要在哪个单位做什么事，时间表的安排就算完成了。
在掌握一天的周期与结构后，再来掌握一周的结构与周期就可以了。
一周的循环，是由左下而右弯上，再转至右下告终的循环。至于这一周
是否有高潮，或较为平淡，就要依计划与时间表而定了。
掌握你日常生活的一天的周期化与一周的周期化，就是你是否能逐步完
成计划与时间表的要诀。
月周期与年周期，对我们而言是过大且难捕捉的，比较起来，一周在感
觉上比较容易掌握。掌握这种让人有概念的时段，就是安排时间表的窍门。
以思维的运作，捕捉来去无影的时光，并以周为单位，使之充实。事实
上，当以周为单位时，即使其中的一天被浪费，仍有机会使这一周充实。
“使自己生活充实的要素”，或许很难在一天之内完成，但如果以周为
单位的话，就可以星期来分配每一天的性质，甚至有时一天都玩掉也不要紧。
以星期几来决定每天的性质，从快乐的星期五，转变到快乐的星期四，
运动或文化的星期三，旅行的周末等，已相当一般化了。
所谓以一周为单位，安排生活计划，是说最好在星期几开会或商谈，在
星期几最好能看书或上课，好不容易才拍下的录像带该在哪一天看。。，给
每一个日子，一个独特的个性。
通过思考可直接用做时间表的笔记。只要在各栏的左上角写上日期即
可。
你的一周，是怎样的呢？
□月计划就是模拟安排各课题的时间表
通常记事本上的月时间表，每个月只有一张。
如果你的时间表安排是被动的，你只要记入一些既定的事的话，一张也
就够了。但如果你想安排一个具有积极性的时间表的话，由于必须尝试一些
模拟或错误，可以随心所欲多用几张，会比较方便。
所以如何活用月计划用的设计纸，同样也是安排时间表上的诀窍之一。
你只要在这一张月计划设计纸上，用荧光笔将例假日标出，再将并排于
上部的月份标出，就可以随你的需要，去安排许多不同的月计划。
你也可以依计划来做时间表，或分公与私来安排，这样你就可以打破一
个月一张时间表的概念，想出一些新的用法。
但月份计划表，绝不能成为行动的计划表。
这张时间表是帮助你提醒你本月份的约会，或让你可以看见一个较长时
间的预定，每天的行动仍应思考。
请不要忘记，明日时间的情况与充实时间，是完全不同的。
三、以年计划来掌握宝贵的光阴
三、以年计划来掌握宝贵的光阴
有
53周，以周为单位，制造一些变化。因为每周都各有特色，生活
也随之多彩，自然也就不再是一成不变的苍白岁月。
这种设计，就是充实人生的智慧。如果更极端点的话，一年只需要这个
年度计划及一周或一天就足够了，其他的设计纸没有也无妨。
因此，我们在笔记中，准备了这个年度计划指引。
这个年度计划指引详细地标出了例假日等，使我们能好好掌握住一年的
时间。
我们可以边注视这个年度计划指引，重组我们对时间的笼统印象。在这
附近该做这件事，又快到了该做那件事的时候了，在这周休假怎样呢？。。
以这种方式将一年的时间计划，区分出来。
只要去思考一下，就会明白的。结合计划与时间表，能赋予抽象的概念
一个具体的形式，一个行动性的印象，使时间能更有效地被运用。
请将一年，这一个长而抽象的时间，与今天一天的行动这个具体概念相
结合。在其中亦可使用月或季，甚至更短的周等时间的单位。
而如何取时间的单位，与如何使各单位连络，就是结合计划与时间表的
秘诀所在。
我们也可以将时间的单位，改称为时间的周期。这么一来，就会牵涉许
多个人性的问题。
这不仅是将时间的单位，分割成长与短的技术性的问题，还会因个人的
生活方式、想法、工作而产生很大的差异。因此知道自己的“时间的周期”
或去创造它，就是善用时间的秘诀。
所谓周期，就是你办事所采用的周期效应。
四、时间表有两种形式可灵活地加以运用
四、时间表有两种形式可灵活地加以运用
我的工作多半是一个人思考、设计，因此在一天的哪一个时间单位内工
作，比较无大碍。如果当天有什么突发且非完成不可的事，也没有必要立刻
记到时间表上，事实上也不可能如此做。
相反地，与人见面，或在特定场所（如摄影或录音等）进行的工作，或
与其他同仁一起做的工作的话，时间大致都会被限定。而且这种时间多半是
不容更改或错失的。因此最好使用有时间刻度的时间表。
所以，事实上时间表是有两种形式的。
也因此，我特别设计出能满足自己所需，将时间细分化及将必须完成的
事列出的日计划时间表及周计划时间表。
要充分地运用时间，最重要的就是产生一些东西，创造一些东西，或完
成一些事情。
忙碌无比，却一事无成，是最令人觉得空虚的。
掌握是为了使你充分运用时间。
五、时间表管理之道
五、时间表管理之道
与对方通过电话，确定了对方及自己的时间及约会讨论的重点之后，就
可以将日期及时间记入记事本中了。
翻阅记事本，记入一些定期召开的企划会议时间。整个时间表都被填得
满满，黑压压的一片。这个月又是一个忙得不可开交，连喘口气的时间都没
有的月份。。。
如果，时间管理是如此这般的话，就太没有效率了。每看到这样的日程
表，就会感觉烦躁。每天被时间所追赶，不得稍有松懈，人生将是多么地乏
味呀！
至于我在时间的管理上，是将这些区分为“时间管理”与“行动管理”
两个部分。
□使自己不要太匆忙
所谓“非做不可的事”与时间有关的项目之中，可以大略区分为两个部
分。
第一就是“什么时候非做不可”，另一则是“什么时候非完成不可”。
而所谓的“日程管理”，简单地说，就是把这两点在
自己的生活中，适度地加以分配。也就是说“不慌不忙地工作”，而非
撵鬼似地忙成一团。
虽然在记事本上安排了密密麻麻的行程，但是却使自己毫无充裕的空
间，我想一样是毫无效率可言的。若想制作“不慌乱的行程表”，以下几点
绝对必须考虑。
1。长期、中期、短期的日程表具有互动关系。
2。非做不可的工作要列于表首。
3。结束时间已决定的工作之前，要作倒数记日的记录。
4。 由自己所订定的约会，要配合对方的时间。
5。来自对方的约会，也要配合自己的时间。
不妨想想，当我们还是孩子时，是如何渡过漫漫暑假的。一旦把大约。。 60
天的暑假安排得密不通风，自己的行动也同时被局限得死死的。因此，到不
如把暑假作业完成了之后，再去旅行或游玩，时间安排得妥妥贴贴来得好些。
有时候，全家要去旅行的日期，却又有朋友来相邀，这时候是最令人感到左
右为难的时候了。如果对方的邀请与自己的时间无法配合的话，就选个自己
喜欢的旅行吧！
工作也是一样，重要的事情一定要能区分出“什么时候该完成”以及“什
么时候开始进行”，如此才能有妥善的管理。
□利用颜色及记号区分
这个部分，在日程表上也占有相当重要的地位。
一般记录栏的空间都相当狭小，想要在这小小的空间里记下大量的内
容，就必须有相当的工夫。
1。善用色彩。
2。利用自己设计的记号及代号。
3。定期的重要事项等，记下已知的时间。
4。例行性的事项，不要全盘记录其中。
5。5。
6。尽量选择横向书写方式。
在记录行程表时，利用。。 4色原子笔，公私事件即可一目了然（公事用蓝
色、私事用红色。另外。。 2色则是杂记用黑色、已处理事项用绿色删除）。以
颜色区分别无它意，而是可以在纸面上看出还有哪些未处理的事�
